Saiba a importância do controle interno para a sua rede de franquias

De acordo com a FASB (Financial Accounting Standards Board), o controle interno consiste num conjunto de políticas e procedimentos desenvolvidos para garantir o bom funcionamento de todas as operações que se dão dentro — e para dentro — de uma organização.

Visando te auxiliar na missão de estabelecer o controle interno na sua rede de franquias, a Central do Franqueado preparou um artigo completo sobre o tema. Não perca!

O que você verá nesse artigo:

• O que é controle interno?
• Tipos de controles interno
• A importância do controle em sua rede de franquias
• 3 dicas para estabelecer um bom controle interno
• Conclusão

O que é controle interno?

O controle interno é um planejamento organizacional, os métodos e os procedimentos adotados dentro de uma empresa com o objetivo de salvaguardar seus ativos. Além disso, visa garantir a adequação e o suporte dos dados contábeis, promover a eficiência operacional, encorajar a adesão às políticas definidas pela direção etc. 

O controle interno deve — e essa é uma de suas maiores responsabilidades — monitorar os processos-chave e críticos, verificando, através de suas revisões periódicas, se os controles praticados pelo gestor atendem as necessidades do processo em questão. 

Além disso, a área de controle interno deve informar a direção da organização sobre os resultados dos planos de ação estabelecidos para cada um dos riscos diagnosticados. 

A auditoria gerencial — um exemplo de ação de controle interno — avalia o nível de segurança dos controles internos existentes na empresa, sugere e recomenda a implantação ou melhoramento de mecanismos internos de prevenção. 

Também, funciona assessorando a administração da empresa ao identificar a existência, deficiência, falha ou não cumprimento do controle interno. Para isso, o auditor deverá ter conhecimento da funcionalidade e aplicação desses mecanismos na empresa.

Em suma, o controle interno é um conceito muito amplo e tende a se manifestar de forma diferente de uma empresa para a outra, de acordo com a necessidade da marca e o entendimento dos gestores. Para esclarecer as possibilidades dessa área, preparamos um guia com os tipos de controle interno. Confira!

Tipos de controle interno

A Exposição de Normas de Auditoria nº 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle interno de uma empresa se decompõe em dois grupos: os de natureza contábil e os de natureza administrativa.

Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os sistemas, métodos e procedimentos relativos à salvaguarda dos bens, direitos e obrigações, bem como à fidedignidade dos registros financeiros. Exemplos:

• Sistema de autorização e aprovação de transações;
• Princípios de segregação de tarefas;
• Controles físicos sobre os bens e informações; 
• Custódia de bens e direitos. 

Já os controles administrativos compreendem o plano de organização, os sistemas, métodos e procedimentos pela direção com a finalidade de contribuir para a eficiência operacional, obediência a diretrizes, políticas, normas e instruções da administração. Exemplos:

• Programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal;
• Métodos de programação e controle de atividades; 
• Sistemas de avaliação e desempenho; 
• Estudos de tempos e movimentos.

Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e desenvolvimento de seu pessoal tem por finalidade contribuir para que tenhamos pessoas mais capacitadas. Isso ocasiona em uma menor quantidade de erros durante a execução de suas funções e colabora para a maior qualidade no fluxo de transações da empresa. 

A importância do controle em sua rede de franquias

A importância do controle interno pode ser entendida a partir do momento em que se verifica que ele pode garantir a continuidade do fluxo de operações que compõem o dia a dia das empresas. Assim, a contabilidade dos resultados gerados por tal fluxo assume vital importância para os empresários que se utilizam dela para tomada de decisões.

Entende-se então que, todas as empresas que têm controle interno adequado podem ter — com grande exatidão — as informações necessárias para uma gestão de extrema qualidade. Auxiliando os administradores no aperfeiçoamento das operações e na busca de suas metas e objetivos. 

Também auxiliam aprimorando a eficiência dos processos produtivos com redução de custos e melhoria na qualidade dos produtos e serviços, tornando a empresa cada vez mais competitiva no mercado.

Como dito, o controle interno representa os procedimentos ou rotinas cujos objetivos são proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar na condução ordenada dos negócios da empresa. Dessa forma, a área serve para unificar e representar os controles contábeis e administrativos de maneira clara e prática.

Isto é, o controle interno gira em torno dos aspectos administrativos, que influencia diretamente sobre os aspectos contábeis. Assim, é preciso considerá-los algo único, a fim de determinar um aspecto de controle interno adequado. 

Dessa forma, as organizações devem manter um sistema de controle interno eficiente, que possibilite a detecção de eventuais falhas, erros ou fraudes, para que sejam tomadas as providências cabíveis, evitando prejuízos à empresa.

Para exemplificar melhor, a importância dos sistemas de controles internos pode ser definida considerando os seguintes fatores: 

Tamanho e complexidade da organização

Quanto maior a empresa, mais complexa é a sua organização estrutural e a tarefa de controlar as operações eficientemente. A administração necessita de relatórios e análises corretas, que reflitam a situação real das transações da empresa.

Responsabilidades 

A responsabilidade pela salvaguarda dos ativos da empresa e pela prevenção de perdas, erros e fraudes é da administração. A manutenção de um sistema de controle interno adequado é indispensável para que as responsabilidades sejam executadas corretamente. 

Caráter preventivo

Um sistema de controle interno que funcione adequadamente constitui a melhor proteção para a empresa. As rotinas de verificação e revisão são características importantes de um bom controle interno, pois atuam reduzindo a possibilidade de erros ou tentativas fraudulentas que permanecem por muito tempo escondidos. 

Com isso, permite à administração ter maior confiança nas informações e demais dados gerados pelo sistema. A importância desses sistemas para uma empresa é que o controle pode ser entendido como a última etapa de um processo administrativo.

3 dicas para estabelecer um bom controle interno

Agora que você conhece o conceito em seus pormenores, vamos pensá-lo e analisá-lo na prática. São vários os passos que devem ser seguidos para o estabelecimento pleno do controle interno na sua rede, sempre levando em conta os mais diferentes níveis de planejamento — estratégico, tático e operacional. Confira o passo a passo que a Central do Franqueado preparou especialmente para você! 

1 – Definir um ambiente de controle

A definição de um ambiente de controle está relacionada ao desenvolvimento de uma estrutura que envolve, de maneira geral, o local e as regras sobre as quais o controle será empregado. Isto é, a definição de um espaço propício para a implementação de medidas de controle interno, onde os colaboradores reconheçam a necessidade de incluí-lo no mindset e execução de quaisquer tarefas.

O controle só é efetivo quando os colaboradores de uma rede sabem quais são suas responsabilidades e, além disso, apresentam consciência, competência e comprometimento com a marca e sua saúde interna. Ou seja, quando há um ambiente de controle bem definido.

A definição do ambiente facilita para também para os novos franqueados que, geralmente, não têm muita experiência com a gestão de negócios. Por isso, delinear uma área de atuação para aplicar o controle interno é fundamental também para a transmissão de conhecimento na rede de franquias.

2 – Fazer avaliações de risco

As principais funções do controle interno estão alinhadas aos objetivos da empresa na qual são empregadas. Desse modo, a existência de objetivos bem definidos é um pré-requisito para a existência dos controles internos. 

Se a rede não tem objetivos — e, por definição, metas —, atividades de controle não são necessárias. O que chamamos de avaliação de riscos, então, se refere à atividade de identificação dos riscos associados ao não cumprimento das metas e ao não atingimento dos objetivos previamente estabelecidos pelos gestores da marca.

É fundamental que se pense no maior número de possibilidades possíveis, a fim de se preparar para cenários negativos e, a partir disso, preparar estratégias de contenção de danos. Por exemplo, se a rede de franquias está investindo em expandir mais rapidamente. Uma das alternativas para conter os danos é considerar todas as possibilidades na hora de abrir uma nova unidade. A localização do ponto de venda, as características do bairro em que está instalada, a intensidade da circulação de pessoas e também um estudo sobre os concorrentes na região são alguns exemplos que podem constar na sua avaliação de riscos.

3 – Monitorar todo o processo 

Para além de definir um planejamento e segui-lo à risca, é importante investir e prestar atenção em sua manutenção. Desse modo, é necessário refazer a avaliação dos controles internos ao longo do tempo, uma vez que este é o mais importante indicador de sua eficácia. 

Para além das avaliações eventuais, o monitoramento deve ser feito diariamente através de um acompanhamento contínuo das atividades. O método utilizado pode — e deve — variar. Alguns exemplos são a autoavaliação, as auditorias e as já citadas avaliações eventuais.

O monitoramento é fundamental porque permite ao franqueador tomar decisões prévias. Sabe aquela cena conhecida nos cinemas em que o capitão de um navio identifica um Iceberg na sua frente mas é tarde demais para fazer a embarcação mudar de rota? Através do monitoramento, dificilmente o seu navio vai colidir com uma montanha de gelo. Pois qualquer problema pelo caminho será avistado muito antes, facilitando a tomada de decisão.

Conclusão

O controle interno é um conjunto de medidas e procedimentos utilizados pelas empresas para garantir a eficácia e a eficiência de suas operações, a proteção de seus ativos e a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. No mercado de franquias, o controle interno é particularmente importante, pois envolve a coordenação de atividades entre a franqueadora e os franqueados, bem como a manutenção de padrões de qualidade e conformidade em toda a rede de franquias.

Existem várias áreas em que o controle interno é importante no franchising, incluindo:

• Finanças: as franquias devem ter um controle rigoroso sobre as suas finanças, incluindo o registro de todas as receitas e despesas, o controle de caixa e o cumprimento de obrigações fiscais e financeiras.
• Operações: as franquias devem ter procedimentos claros e bem definidos para todas as suas atividades operacionais, incluindo o atendimento ao cliente, a gestão de estoques e a manutenção de equipamentos.
• Segurança: as franquias devem ter medidas de segurança eficazes em vigor para proteger os seus ativos, incluindo o dinheiro em caixa, o equipamento e o inventário.
• Conformidade: as franquias devem cumprir todas as leis e regulamentos aplicáveis, incluindo as normas trabalhistas, as normas de segurança e os regulamentos fiscais.

Para garantir o controle interno eficaz, as franquias devem ter políticas e procedimentos bem documentados e devem treinar regularmente os seus funcionários sobre esses procedimentos. Além disso, é importante ter um sistema de avaliação e revisão para garantir que as políticas e procedimentos estejam sempre atualizados e eficazes.

Em resumo, o controle interno é fundamental para garantir a eficácia e a eficiência das operações de uma franquia, bem como a proteção de seus ativos e a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Para garantir o controle interno eficaz, as franquias devem ter políticas e procedimentos bem documentados e devem treinar regularmente os seus funcionários sobre esses procedimentos.

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