Controle de Processos: 4 dicas para transformar a sua rede de franquias

O controle de processos vem sofrendo alterações nas organizações nos últimos anos. A tecnologia é parte importante dessa mudança. Por isso, aqui você vai aprender como o controle de processos pode aumentar o desempenho da sua rede e otimizar os procedimentos operacionais.

Neste artigo você verá:

• O que é o controle de processos?
• Qual a importância do controle de processos?
• 4 dicas para aplicar o controle de processos na sua rede

O que é controle de processos?

O controle de processos consiste na análise dos procedimentos de uma determinada organização. Ele identifica falhas e oportunidades de melhorias, aumenta o aproveitamento dos recursos e, consequentemente, a produtividade e a qualidade.

Em uma rede de franquias, o controle de processos é o que determina o sucesso do seu empreendimento, principalmente se você apresenta problemas de desempenho na sua unidade franqueada.

A principal finalidade do controle de processos é promover a otimização das atividades e do fluxo de trabalho no ambiente organizacional. No competitivo mercado atual, usar o controle de processos é fundamental para aumentar a sua vantagem competitiva em relação aos concorrentes. 

Continue lendo para entender a importância do controle de processos em uma rede de franquias!

Qual a importância do controle de processos?

A ausência do controle de processos, comum em várias organizações, apresenta como principal característica levar os procedimentos ao descontrole, o que resulta em um desempenho abaixo do esperado. Por isso, o controle de processos é indispensável para qualquer modelo de negócio.

Além disso, as metas e objetivos são aspectos diretamente relacionados ao controle de processos. Principalmente porque é por meio delas que o controle de processos vai se desenvolver. A partir do momento em que cada atividade tem uma finalidade clara, é mais fácil entender o que precisa ser gerenciado, certo? 

Em outras palavras, sem um sistema de controle dos processos é impossível até mesmo monitorá-los. Imagine que na sua unidade de franquia a dificuldade de padronização é um problema recorrente. Se os procedimentos são sistematizados e monitorados, é muito mais fácil identificar em que momento os problemas estão acontecendo.

Vamos supor que as suas unidades franqueadas estão apresentando baixo desempenho. A prestação de suporte está comprometida e ruídos na comunicação são frequentes. O controle de processos é uma alternativa para resolver os seus problemas. 

4 dicas para aprimorar o controle de processos na sua rede

A seguir, você vai conferir 4 dicas para aprimorar o controle de processos e solucionar os problemas de desempenho, padronização e comunicação da sua rede de franquias. 

1. Mapear e organizar os procedimentos

O mapeamento é indispensável para acompanhar e organizar os procedimentos dentro da sua rede de franquias. Em outras palavras, mapear os processos é organizar e separar individualmente todas as operações que ocorrem dentro do seu empreendimento. 

Por exemplo, a listagem dos materiais necessários para o processo produtivo, a distribuição de tarefas, etc. Mapear o fluxo de trabalho é parte importante do controle de processos porque reduz a probabilidade de erros e aumenta o desempenho da sua rede. O Microsoft Excel é uma alternativa para organizar os processos de produção da sua rede de franquias. 

2. Padronizar a comunicação 

A comunicação dentro das organizações é determinante para o funcionamento adequado. Problemas de comunicação costumam ser a principal causa de baixo desempenho..

Em uma rede de franquias, a relação franqueadora e franqueada não pode ser deixada em segundo plano. Quanto melhor for a comunicação da sua rede, melhores serão os resultados. No entanto, é difícil se comunicar quando não há padronização na forma de comunicar. 

Vamos supor que uma das suas unidades esteja com problemas de baixo desempenho. Por onde você vai contatar o seu franqueado? E-mail? Aplicativo de mensagens instantâneas ou por ligação telefônica? É muito mais complicado entrar em contato com os seus franqueados quando não há centralização e padronização da comunicação.

3. Definir e monitorar indicadores

Uma alternativa para descobrir se os processos da sua rede de franquias estão corretos é por meio do uso de indicadores de desempenho (KPI ‘s). Em outras palavras, os indicadores são importantes porque oferecem uma perspectiva baseada em dados para comparar diferentes procedimentos dentro da rede. 

Nesse sentido, fica mais fácil encontrar os problemas quando você tem dados para analisar e comparar. São diversos os indicadores usados em uma rede de franquias. Cabe a você selecionar aqueles que servem melhor a sua organização. No entanto, a lista a seguir contém os indicadores mais usados em redes de franquia:

• Taxa de conversão: a taxa de conversão apresenta em números o aproveitamento da rede em relação aos clientes em potencial: os leads. 
• Custo de Aquisição de Clientes (CAI): esse indicador representa o investimento necessário para conquistar clientes novos. Ele é importante porque está diretamente relacionado com a saúde financeira da franquia.
• Retorno de Investimento (ROI): o retorno de investimento expressa em números o tempo necessário para recuperar o investimento realizado para tirar o empreendimento do papel. 
• Churn: churn é o indicador usado para medir a relação entre franqueador e franqueado. Ele aponta a quantidade de clientes que um negócio perde, mas também é aplicado aos franqueados que abandonam a sua rede. Um número alto pode indicar problemas na prestação de suporte.
• Ticket Médio: o ticket médio é o indicador que representa o valor médio gasto por clientes em um determinado período. 
• Net Promoter Score (NPS): o NPS representa a probabilidade do seu cliente indicar sua empresa após comprar o produto ou pagar pelo serviço. É um indicador importante para entender e desenvolver um índice de satisfação e fidelização da sua rede de franquias.

Após selecionar os indicadores é importante manter o monitoramento periódico para que padrões sejam reconhecidos e registrados. Dessa maneira, as medidas mais adequadas para resolver os problemas serão encontradas facilmente. Afinal, se você não monitora os indicadores, não há como saber o que está dando errado, certo?

4. Central do Franqueado

Desassociar a tecnologia do cotidiano das organizações é praticamente impossível nos dias de hoje. A era digital transformou os procedimentos operacionais, o comportamento do consumidor, as relações de trabalho, etc. Portanto, para manter a sua vantagem competitiva frente aos concorrentes, é indispensável apostar na tecnologia como uma solução.

No entanto, o mercado está cheio de soluções tecnológicas ineficazes que não acrescentam facilidades a sua administração e tampouco solucionam os seus problemas. Antes de investir em software para franquias, vale consultar quantas redes de franquia aprovam o serviço. 

A Central do Franqueado é referência em software para franquias e conta com a aprovação de mais de 300 redes de franquia. O sistema para franquias da Central do Franqueado economiza os seus recursos, centraliza a sua administração e fortalece o seu relacionamento com os franqueados. 

Além disso, se você busca uma plataforma desenvolvida por especialistas em franchising para gerenciar e alinhar as suas unidades franqueadas, o sistema para franquias da Central do Franqueado é a melhor alternativa para você. Ficou interessado? Solicite uma demonstração gratuita!

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