Confira 5 dicas de contabilidade para franquias

Algumas práticas comuns dos empresários podem acarretar prejuízos tanto para a empresa quanto para a Pessoa física. Separamos 5 dicas de boas práticas em gestão contábil para evitar riscos de fiscalizações e multas por procedimentos indevidos. Descubra um pouco mais sobre o tema “contabilidade para franquias”!

1 – Tenha uma conta corrente somente para a empresa

Ainda que não haja um levantamento específico, é possível afirmar que pelo menos 90% das pequenas e médias empresas brasileiras cometem a famosa confusão patrimonial.

Os casos ocorrem quando os gestores deixam de estabelecer limites claros entre o patrimônio da Pessoa Jurídica e seus particulares. Ao cometerem tal ato, eles ferem um paradigma contábil conhecido como “Princípio da Entidade”.

Como dissemos anteriormente, este problema é muito mais comum do que parece. Provavelmente você deve conhecer algum pequeno empresário que tenha o hábito de utilizar os automóveis da empresa para fins pessoais (levar os filhos na escola e a esposa no salão de beleza, ir no supermercado, passear aos finais de semana, etc).

Ao contabilizar os gastos com combustível e manutenção do veículo como despesa da pessoas jurídica, o gestor está cometendo abuso da personalidade jurídica e desvio de finalidade.

Esta falta de separação entre o patrimônio da empresa e da Pessoa Física pode trazer algumas complicações futuras. Afinal de contas, a prática é considerada fraude e pode ser configurada como crime contra a ordem tributária.

Estabelecer tais limites é fundamental, pois sua franquia possui o próprio dinheiro e as próprias contas para pagar. Ela é independente de você no que se refere ao patrimônio.

Quando a Receita Federal percebe o pagamento de gastos pessoais sendo debitados da conta da Pessoa Jurídica, entende isso como uma despesa do empresário, fazendo com que essas informações sejam lançadas na contabilidade como distribuição de lucros. Esses valores, no entanto, deveriam ser suportados pelo pró-labore.

Mas qual o problema se na prática as duas situações são tão semelhantes ?

O problema é que o pró-labore sofre tributação e a distribuição de lucros não. Sabendo disso, muitos empresários acabam pegando apenas um salário mínimo de pró-labore e retirando a distribuição de lucros mensalmente.

Porém, a Receita Federal enxerga esse procedimento como um pró-labore disfarçado de distribuição de lucros. Em caso de penalidade, além de o gestor estar sujeito a responder pelo crime anteriormente citado, caso a franquia tenha algum compromisso não quitado, a Justiça pode determinar a desconsideração da personalidade jurídica e cobrar a dívida diretamente do seu patrimônio pessoal.

Não adianta mais tentar o “jeitinho”. Afinal de contas, até mesmo os bancos, por meio da e-Financeira, irão informar ao Fisco suas movimentações bancárias. Sendo assim, a exposição das informações, tanto da pessoa física como da jurídica, é um fato que não se tem como mudar.

2 – Contabilidade para franquias: Projeção do Fluxo de Caixa

Como definição, o Fluxo de Caixa é elaborado com base nas informações das entradas e saídas de dinheiro ocorridas na empresa. A Projeção do Fluxo de Caixa tem a mesma estrutura. Porém, é feita com base na estimativa de entradas e saídas de dinheiro que irão afetar o caixa do negócio no futuro.

O objetivo da projeção é antecipar o balanço financeiro para prevenir que a franquia não corra o risco de ficar sem capital de giro para suportar seus gastos.

É uma excelente forma de avaliar a liquidez da empresa. De posse das informações necessárias, o empreendedor pode antecipar algumas decisões importantes. Com essa tranquilidade, o empreendedor pode evitar dificuldades financeiras e endividamentos desnecessários.

3 – Cuidado com a documentação da sua franquia

Tudo o que é pago ou gasto na empresa deve ser comprovado por meio de nota fiscal. Nenhuma despesa ou receita deve ficar sem esse registro. Encaminhar para a contabilidade estes documentos e todos os outros solicitados dentro do prazo são de extrema importância. Dessa forma, você evita problemas futuros com o Fisco e até mesmo a imposição de multas.

Muitos empresários deixam de mandar alguns comprovantes para o contador com medo de que ele veja sua movimentação pessoal. No entanto, seguindo os conselhos do primeiro item, não haverá esse problema. Separando bem as contas, a contabilidade não precisa ficar sabendo do que acontece em sua vida privada.

4 – Contabilidade para franquias: Controle financeiro pessoal

Como falamos mais de uma vez ao longo deste conteúdo, a confusão entre o patrimônio pessoal e o empresarial é um dos maiores problemas nos pequenos e médios negócios.

Muitos empresários, por não saberem administrar suas contas pessoais, acabam prejudicando gravemente a empresa. Devido a problemas financeiros particulares, acabam não recolhendo os impostos da empresa, fazendo empréstimos e mergulhando em dívidas.

Portanto, uma boa sugestão é ter um bom controle financeiro. Com ele, além de evitar esse tipo de problema, você irá descobrir quanto deve retirar de pró-labore para viver bem.

Deixe uma reserva na empresa. Não retire todo o dinheiro. Assim, você terá uma vida financeira mais estável, sua conta estará equilibrada e sua franquia mais saudável.

5 – Contabilidade para franquias: Planejamento Tributário

Planejamento Tributário é a metodologia para se obter um menor ônus fiscal sobre operações ou produtos, utilizando-se meios legais. A prática também é chamada de “elisão fiscal” (não confundir com “evasão fiscal” — crime de sonegação).

Hoje em dia, a contabilidade deixou de ser vista como uma ciência que “cuida do passado”. O proprietário da empresa pode utilizar as informações contábeis de forma estratégica verificando o que está acontecendo em tempo real. Assim, pode planejar o futuro para que a empresa não tenha problemas com o Fisco e ainda melhore a sua gestão.

Este conteúdo foi produzido em parceria com a ProLink Contábil. Acesse o nosso site e confira diversos outros materiais sobre o universo do franchising.