Como fazer um projeto? O guia passo a passo para gerenciar os planos da sua franquia

Planejar é uma tarefa que exige tempo e dedicação de gestores e empreendedores em geral. Criar estratégias, organizar atividades, gerir pessoas, são todas tarefas que envolvem o desenvolvimento de projetos. 

Por isso, a gestão de projetos é uma área que deve ser desenvolvida por todos os gestores que buscam promover ações planejadas, evitando falhas e desperdício de recursos. Para que a criação de projetos tenha sucesso, é preciso conhecer as estruturas de um bom planejamento e o que deve conter neste esquema para desenvolver ações efetivas e alcançar resultados previstos. 

No franchising, a criação de projetos está presente em diversas atividades, como inaugurações de novas unidades, lançamento de novos produtos e diversas implementações. Portanto, saber como criar um projeto de uma forma bem estruturada diferencia os bons dos maus gestores de redes de franquias.

A Central do Franqueado, especialista no mercado de franchising, traz este guia passo a passo para ajudar franquias a criarem suas propostas e obterem o sucesso como resultado. Como fazer um projeto? Como formular as etapas e mensurar o resultado? Confira nosso passo a passo e saiba como organizar este processo:

Veja os passos que você deve seguir para criar um projeto:

• 1 – Defina o objetivo principal
• 2 – Mensure os recursos necessários
• 3 – Estruture o cronograma
• 4 – Distribua as tarefas entre os colaboradores
• 5 – Estabeleça metas para o projeto
• 6 – Monitore o andamento e o desempenho
• 7 – Avalie o resultado e crie o modelo

O modelo de criação de projeto está baseado na estrutura em que o divide em diferentes fases, sendo estas:

1. Iniciação
2. Planejamento
3. Execução
4. Monitoramento
5. Avaliação e replicação

Com base nisso, vamos ao passo a passo para desenvolver o projeto em cima desta estrutura. 

1 – Defina o objetivo principal

Dentro de uma rede de franquias, é possível desenvolver projetos com diferentes objetivos. A implantação de novas unidades, a inauguração dessas lojas, o lançamento de um novo produto, tudo isso são ações que podem servir como objetivo de um projeto. 

Ao definir o objetivo, tem-se um panorama de quais as principais atividades serão necessárias realizar, quais colaboradores precisarão contribuir, recursos e etc. O objetivo estabelece o que você deseja atingir com este projeto, portanto, sem uma definição clara, a rede pode se perder no meio do processo. 

2 – Mensure os recursos necessários

Com o objetivo definido, é preciso planejar quais recursos serão necessários para concretizar este projeto. Portanto, é preciso realizar um orçamento para prever financeiramente como a rede irá alocar o dinheiro da melhor forma. 

Além dos recursos financeiros, também é preciso pensar nos recursos de capital humano, ou seja, quantos colaboradores envolvidos, recursos técnicos, como equipamentos e ferramentas para executar o projeto. Todos estes recursos devem ser mensurados antes de estabelecer o cronograma, que já é uma fase de início da execução. 

Uma boa forma de planejar o início do seu projeto é criando um escopo. Com ele, você levanta todas as informações que precisa para desenvolver o projeto. Confira nosso conteúdo sobre escopo de projetos e saiba como elaborá-lo em suas iniciativas..

3 – Estruture um cronograma

Após ter os recursos necessários mensurados, é preciso distribuir as ações em etapas, montando, assim, um cronograma de projeto. Com este cronograma, o gestor responsável pela execução do projeto poderá coordenar os colaboradores envolvidos em cada etapa e identificar o andamento de um modo mais detalhado. 

Um cronograma de projetos precisa ter demarcação de tempo. Isto quer dizer que o gestor deve definir datas de início e de entrega de cada tarefa distribuída no cronograma. Com ele, é possível ter maior controle sobre a execução das etapas, o desempenho dos colaboradores e identificar gargalos. 

Podemos trazer a implantação de uma unidade de franquia como exemplo para ilustrar esta etapa. Em um cronograma de uma implantação, é preciso definir as datas para ativação e treinamento do franqueado, escolha do ponto comercial, inauguração da loja e etc. 

Todas essas fases de implantação terão colaboradores responsáveis por cumprir as tarefas cabíveis a cada uma nos prazos determinados pelo cronograma. Com isso, o projeto fica organizado e mais fácil de ser acompanhado.

4 – Distribua as tarefas entre os colaboradores

Com o cronograma do seu projeto estabelecido e todas as etapas com datas definidas, é preciso distribuir os colaboradores responsáveis por cada uma delas. Ou seja, se for uma fase de escolha do ponto comercial, é importante ter o seu consultor de campo atuando nesta etapa. 

Cada etapa deve ter um grupo de colaboradores responsáveis e com os prazos para entrega de suas tarefas estipulado. É aconselhável também ter um responsável por cada etapa, que funcione como um coordenador do restante. Isso ajuda a ter maior organização e garantia de cumprimento dos prazos. 

Além disso, considere a qualificação de cada colaborador de acordo com a tarefa designada. Assim, aumenta-se a efetividade das atividades e garante uma maior projeção de sucesso na execução do projeto. 

5 – Estabeleça metas para o projeto

É importante, além dos objetivos, ter metas ao criar um projeto. Saber quais resultados você deseja alcançar é essencial para se criar projetos que gerem retorno para a rede. Afinal, existem custos para criar um projeto. 

Uma boa forma de definir metas no desenvolvimento de um projeto é com OKRs. Os OKRs são objetivos e resultados-chaves que você obtém para atingir este objetivo maior. É uma forma estratégica de estabelecer metas para seu projeto. 

As metas podem ser estabelecidas como resultados após o projeto ser concretizado ou divididas por etapas do cronograma. Mas, como cada etapa estará definida com os prazos e atividades, é bom estipular metas como resultado após a concretização do projeto, para mensurar seu sucesso.

6 – Monitore o andamento e o desempenho

Um fator muito importante ao fazer um projeto é garantir que ele se concretize. Para isso, é preciso monitorar o andamento das etapas previstas no cronograma, o desempenho dos colaboradores e a concretização das tarefas. 

Sendo assim, defina algumas datas para realizar um check-in no andamento do projeto. Uma forma de fazer isso é analisando as próprias datas definidas para cada etapa. Assim, você pode acompanhar se estas fases estão sendo cumpridas e se o projeto está saindo como planejado.

7 – Avalie o resultado e crie o modelo

Após ter o projeto concretizado, vale uma avaliação final: foi efetivo? A estrutura, o cronograma, o escopo e os recursos tiveram um resultado positivo? Se a resposta for não, identifique quais os gargalos no andamento e reajuste algum dos passos. 

Se o projeto obteve sucesso e supriu a expectativa, cumprindo planejamento, você pode replicar criando um modelo de projeto. Este modelo poderá ser usado para outros projetos com o mesmo objetivo, como é o caso de um projeto de implantação de uma unidade. 

Desse modo, quando tiver uma nova unidade franqueada a ser implantada, é só adaptar as informações e atualizar datas, seguindo o mesmo modelo que obteve sucesso. Esta prática otimiza a gestão de projetos da sua franquia, pois transforma o processo mais rápido e eficientemente.

Porque utilizar uma ferramenta para criar projetos?

Você já sabe como criar um projeto e quais passos seguir para o transformar em um modelo. Porém, criar projetos manualmente é muito mais trabalhoso e atrasa o processo do que contar com uma ferramenta especializada. 

A Central do Franqueado desenvolveu o módulo ‘Projetos‘ como parte do nosso sistema para franquias, uma ferramenta desenvolvida especialmente para gestão de projetos, permitindo criar novos, replicar modelos, identificar gargalos e gerenciar tudo de forma automatizada. 

Além disso, a ferramenta é especializada em franchising, sendo desenvolvida da forma que mais se adeque a projetos de franquias. Por isso, é possível gerenciar a implantação das unidades da sua rede, lançamento de produtos, entre outros formatos. 

Se você quer otimizar a sua criação de projetos e escalar o processo, conheça a Central do Franqueado e saiba como podemos ajudar sua rede!