Como fazer um projeto? O guia passo a passo para gerenciar os planos da sua franquia

Planejar é uma tarefa que exige tempo e dedicação de gestores e empreendedores em geral. Criar estratégias, organizar atividades, gerir pessoas, são todas tarefas que envolvem o desenvolvimento de projetos. 

Por isso, a gestão de projetos é uma área que deve ser desenvolvida por todos os gestores que buscam promover ações planejadas, evitando falhas e desperdício de recursos. Para que a criação de projetos tenha sucesso, é preciso conhecer as estruturas de um bom planejamento e o que deve conter neste esquema para desenvolver ações efetivas e alcançar resultados previstos.

No franchising, a criação de projetos está presente em diversas atividades, como inaugurações de novas unidades, lançamento de novos produtos e diversas implementações. Portanto, saber como criar um projeto de uma forma bem estruturada diferencia os bons dos maus gestores de redes de franquias.

A Central do Franqueado, especialista no mercado de franchising, traz este guia passo a passo para ajudar franquias a criarem suas propostas e obterem o sucesso como resultado. Como fazer um projeto? Como formular as etapas e mensurar o resultado? Confira nosso passo a passo e saiba como organizar este processo:

Neste conteúdo você vai aprender sobre:

• O que é um projeto?
• Passo a passo para criar o seu projeto
• Por que utilizar uma ferramenta para criar projetos?

O que é um projeto?

Antes de começar a aprender o passo a passo para fazer um projeto, é importante entender o que é um projeto. Para resumir, um projeto consiste em um apanhado de atividades que tem como finalidade alcançar um resultado específico. Também, os recursos de um projeto são delimitados. Isto é, os recursos humanos e os recursos financeiros.

Existem algumas características básicas que definem o projeto:

• Datas de início e fim estipuladas: se você tem um projeto de implantação de uma unidade franqueada, então, você precisa estabelecer quando começa e quando termina a implantação.
• Um projeto geralmente envolve uma das seguintes finalidades: desenvolver um novo produto, serviço ou melhorar algo existente. Por exemplo, um projeto para melhorar a comunicação na sua rede de franquias.
• Custos e recursos estipulados: em um projeto, você precisa delimitar os investimentos, tanto para os recursos humanos como para os recursos financeiros. No caso de um projeto para melhorar a comunicação, você deve selecionar os colaboradores responsáveis pelas atividades, quanto tempo e dinheiro serão necessários e quais as intervenções serão feitas. Também, é importante justificar as decisões.

O modelo de criação de projeto está baseado na estrutura em que o divide em diferentes fases, sendo estas:

1. Iniciação
2. Planejamento
3. Execução
4. Monitoramento
5. Avaliação e replicação

Com base nisso, vamos ao passo a passo para desenvolver o projeto em cima desta estrutura. Continue lendo!

Passo a passo para criar o seu projeto

Agora que você entendeu o que é um projeto, vamos aprender sobre o passo a passo parar colocar a mão na massa e tirar os seus planos do papel!

1. Defina o objetivo principal

Dentro de uma rede de franquias, é possível desenvolver projetos com diferentes objetivos. A implantação de novas unidades, a inauguração dessas lojas, o lançamento de um novo produto e a melhora da comunicação, padronização ou expansão, tudo isso são ações que podem servir como objetivo de um projeto. 

Ao definir o objetivo, tem-se um panorama de quais as principais atividades serão necessárias realizar, quais colaboradores precisarão contribuir, recursos e etc. O objetivo estabelece o que você deseja atingir com este projeto, portanto, sem uma definição clara, a rede pode se perder no meio do processo. 

2. Mensure os recursos necessários

Com o objetivo definido, é preciso planejar quais recursos serão necessários para concretizar este projeto. Portanto, é preciso realizar um orçamento para prever financeiramente como a rede irá alocar o dinheiro da melhor forma. 

Além dos recursos financeiros, também é preciso pensar nos recursos de capital humano, ou seja, quantos colaboradores envolvidos, recursos técnicos, como equipamentos e ferramentas para executar o projeto. Todos estes recursos devem ser mensurados antes de estabelecer o cronograma, que já é uma fase de início da execução. 

Uma boa forma de planejar o início do seu projeto é criando um escopo. Com ele, você levanta todas as informações que precisa para desenvolver o projeto. Confira nosso conteúdo sobre escopo de projetos e saiba como elaborá-lo em suas iniciativas..

3. Estruture um cronograma

Após ter os recursos necessários mensurados, é preciso distribuir as ações em etapas, montando, assim, um cronograma de projeto. Com este cronograma, o gestor responsável pela execução do projeto poderá coordenar os colaboradores envolvidos em cada etapa e identificar o andamento de um modo mais detalhado. 

Um cronograma de projetos precisa ter demarcação de tempo. Isto quer dizer que o gestor deve definir datas de início e de entrega de cada tarefa distribuída no cronograma. Com ele, é possível ter maior controle sobre a execução das etapas, o desempenho dos colaboradores e identificar gargalos. 

Podemos trazer a implantação de uma unidade de franquia como exemplo para ilustrar esta etapa. Em um cronograma de uma implantação, é preciso definir as datas para ativação e treinamento do franqueado, escolha do ponto comercial, inauguração da loja e etc. 

Todas essas fases de implantação terão colaboradores responsáveis por cumprir as tarefas cabíveis a cada uma nos prazos determinados pelo cronograma. Com isso, o projeto fica organizado e mais fácil de ser acompanhado.

4. Distribua as tarefas entre os colaboradores

Com o cronograma do seu projeto estabelecido e todas as etapas com datas definidas, é preciso distribuir os colaboradores responsáveis por cada uma delas. Ou seja, se for uma fase de escolha do ponto comercial, é importante ter o seu consultor de campo atuando nesta etapa. 

Cada etapa deve ter um grupo de colaboradores responsáveis e com os prazos para entrega de suas tarefas estipulado. É aconselhável também ter um responsável por cada etapa, que funcione como um coordenador do restante. Isso ajuda a ter maior organização e garantia de cumprimento dos prazos. 

Além disso, considere a qualificação de cada colaborador de acordo com a tarefa designada. Assim, aumenta-se a efetividade das atividades e garante uma maior projeção de sucesso na execução do projeto. 

5. Estabeleça metas para o projeto

É importante, além dos objetivos, ter metas ao criar um projeto. Saber quais resultados você deseja alcançar é essencial para se criar projetos que gerem retorno para a rede. Afinal, existem custos para criar um projeto. 

Uma boa forma de definir metas no desenvolvimento de um projeto é com OKRs. Os OKRs são objetivos e resultados-chaves que você obtém para atingir este objetivo maior. É uma forma estratégica de estabelecer metas para seu projeto. 

As metas podem ser estabelecidas como resultados após o projeto ser concretizado ou divididas por etapas do cronograma. Mas, como cada etapa estará definida com os prazos e atividades, é bom estipular metas como resultado após a concretização do projeto, para mensurar seu sucesso.

6. Monitore o andamento e o desempenho

Um fator muito importante ao fazer um projeto é garantir que ele se concretize. Para isso, é preciso monitorar o andamento das etapas previstas no cronograma, o desempenho dos colaboradores e a concretização das tarefas. 

Sendo assim, defina algumas datas para realizar um check-in no andamento do projeto. Uma forma de fazer isso é analisando as próprias datas definidas para cada etapa. Assim, você pode acompanhar se estas fases estão sendo cumpridas e se o projeto está saindo como planejado.

Manter o monitoramento é importante porque mudanças de direcionamento no projeto costumam ser necessárias. Dependendo da necessidade, você pode alterar até mesmo alguns objetivos para que o projeto atenda às expectativas.

7. Avalie o resultado e crie o modelo

Após ter o projeto concretizado, vale uma avaliação final: foi efetivo? A estrutura, o cronograma, o escopo e os recursos tiveram um resultado positivo? Se a resposta for não, identifique quais os gargalos no andamento e reajuste algum dos passos. 

Se o projeto obteve sucesso e supriu a expectativa, cumprindo planejamento, você pode replicar criando um modelo de projeto. Este modelo poderá ser usado para outros projetos com o mesmo objetivo, como é o caso de um projeto de implantação de uma unidade. 

Desse modo, quando tiver uma nova unidade franqueada a ser implantada, é só adaptar as informações e atualizar datas, seguindo o mesmo modelo que obteve sucesso. Esta prática otimiza a gestão de projetos da sua franquia, pois transforma o processo mais rápido e eficientemente.

Por que utilizar uma ferramenta para criar projetos?

Você já sabe como criar um projeto e quais passos seguir para o transformar em um modelo. Porém, criar projetos manualmente é muito mais trabalhoso e atrasa o processo do que contar com uma ferramenta especializada. A Central do Franqueado sabe que o dia a dia de um franqueador é repleto de afazeres e nem sempre dá tempo de resolver todos os problemas. 

Por isso, pensando em auxiliar os franqueadores, a Central do Franqueado desenvolveu o módulo ‘Projetos‘ como parte do nosso sistema para franquias, uma ferramenta desenvolvida especialmente para gestão de projetos, permitindo criar novos, replicar modelos, identificar gargalos e gerenciar tudo de forma automatizada. Em um mercado cada vez mais competitivo como o franchising, agilizar os processos aliando tecnologia ao franchising é fundamental. A implantação de unidades franqueadas deve ser feita com velocidade para acompanhar as novidades do mercado e também acelerar o seu plano de expansão.

Além disso, a ferramenta da Central é especializada em franchising, sendo desenvolvida da forma que mais se adeque a projetos de franquias. Por isso, é possível gerenciar a implantação das unidades da sua rede, lançamento de produtos, entre outros formatos. Se você quer otimizar a sua criação de projetos e escalar o processo, solicite uma demonstração gratuita e comprove todos os benefícios de uma plataforma desenvolvida especialmente para o franchising!