Saiba para o que serve o Ciclo PDCA e entenda porque você precisa utilizá-lo em sua rede

Pensando em ingressar no mundo do franchising? Então você deve saber que franquia é sinônimo de padronização. Ao transformar sua empresa em uma rede, você terá que garantir que todas as unidades da rede estejam mantendo o padrão de qualidade proposto pela marca. 

Essa rede de franquias só se forma a partir da possibilidade de replicação de um negócio em novas unidades. Através desse processo e da devida padronização, franqueados exercem suas funções, respeitando parâmetros de qualidade e normas de gestão.

Mas afinal de contas, como fazer isso e outros dos diversos processos de uma forma eficiente e eficaz e sem criar dores de cabeça? Para ajudá-lo, a Central do Franqueado reuniu algumas informações sobre uma das principais ferramentas de controle de qualidade utilizada no mundo corporativo: o Ciclo PDCA. Confira!

Confira o que você irá encontrar neste post sobre o Ciclo PDCA:

• O que é o Ciclo PDCA?
• Qual a vantagem de se aplicar o PDCA?
• Quais são as etapas do Ciclo PDCA?

O que é o Ciclo PDCA?

Criado na década de 1950 pelo consultor norte-americano William Deming, o Ciclo PDCA é um instrumento versátil utilizado por empresas de diversos países e dos mais variados segmentos para aplicarem os processos de melhoria contínua nas suas cadeias produtivas.

O Ciclo PDCA é composto por um conjunto de ações. A sequência obedece à ordem das letras que compõem a sigla: Planejamento (Plan), Execução (Do), Verificação (Check) e Ação (Act). Como o próprio nome sugere (Ciclo), trata-se de um instrumento de repetição cíclico. Desta forma, assim que a última etapa for concluída, volta-se à primeira e assim sucessivamente.

O instrumento possibilita a melhoria contínua dos procedimentos da rede de franquias. Sua adoção permite a otimização dos processos, além de possibilitar a redução de custos e o aumento da produtividade geral da rede, pois franqueados seguirão as orientações bem-sucedidas e implantadas pelas franqueadoras. 

O instrumento também é muito utilizado na solução dos mais diversos tipos de problemas. Focado na causa e não na consequência, o PDCA serve não apenas para identificar o surgimento da falha, mas também para apontar oportunidades de melhoria e formas de aplicá-las.

Assim, podemos considerar o ciclo uma das principais ferramentas durante o processo administrativo e solução de problemas de uma rede de franquias. São dezenas de processos diários que devem ser atendidos com maestria e, sem uma metodologia adequada, podem ocorrer gargalos e sérios problemas na continuidade da rede.

Além disso, existem uma série de benefícios que o Ciclo PDCA pode te trazer e tenho certeza que você quer descobrir. Então vamos conferir as principais vantagens de aderir à ferramenta em sua franquia!

Qual a vantagem de se aplicar o PDCA?

Sempre que um franqueador pensa em aderir novas ferramentas e estratégias de gestão, a primeira dúvida que surge é: vale a pena investir nisso? Bom, para o PDCA, melhorar nunca é demais. Então, desde que seja bem feito, os benefícios são inevitáveis para sua franquia.

Por ser considerado umas das eficazes metodologias dentre as ferramentas de gerenciamento, o Ciclo PDCA traz consigo uma lista de vantagens que utilizá-lo acarreta.

Maior eficácia

Como vimos anteriormente, um bom Ciclo PDCA garante maior produtividade com menos tempo de planejamento, execução e revisão. Dessa forma, alcançar maior desempenho na extensa lista de processos que compõem o franchising já não é mais um sonho distante.

Redução de gastos

Junto a isso, o processo ocorre de forma mais barata também. E nada melhor para um gestor do que qualquer otimização na distribuição de recursos por processo da franquia. Com o ciclo, é possível que a empresa realize pequenos testes, evitando quaisquer gastos desnecessários.

Melhoria contínua

Um dos pontos mais fortes do PDCA, a melhoria contínua de processos já deixou de ser uma vantagem sobre seus concorrentes e se tornou uma obrigação. Durante as etapas do ciclo, é possível analisar o processo em busca e quais atividades podem ser melhoradas. Assim, cria-se soluções e melhorias o tempo todo para qualquer gargalo identificado.

Flexibilidade

O PDCA pode ser aplicado nos mais diferentes processos. Desde que siga a estrutura, o ciclo pode ser adaptado e otimizar a gerência de toda a rede. Com isso, não é necessário aplicar um modelo diferente para cada processo, facilitando a transmissão de conhecimento e qualquer tipo de explicação para novos adeptos.

Reputação qualificada

Tudo que você, franqueador, mais deseja é uma boa reputação para sua rede de franquias. Assim, a possibilidade de ela se expandir e começar a gerar lucros, é muito maior. Se sua rede ficar conhecida por ter problemas na gestão de processos, consegue imaginar o tamanho do problema?

Por isso, além de ser atraente, a franquia deve ter seus processos otimizados e comprovados da melhor forma possível. Com o Ciclo PDCA, isso acontece e a rede terá maior respaldo como investimento sério e de confiança. Com uma gestão bem definida, suas chances de encantar o potencial franqueado, aumentam.

Quais são as etapas do Ciclo PDCA?

Como dissemos anteriormente, o Ciclo PDCA é composto por 4 fases que representam suas siglas. São elas:

Plan (Planejamento)

Nesta etapa, você deve analisar o cenário e o problema que deseja resolver, além de estabelecer os objetivos e seus métodos de aplicação. Durante o Planejamento, você e sua equipe também terão que definir os indicadores de desempenho. Eles serão responsáveis por mostrar se os objetivos estão sendo alcançados conforme o planejado.

A partir da avaliação, será construído o plano de ação que irá guiar todo o Ciclo PDCA. Durante a etapa de planejamento, outros instrumentos podem ser utilizados para facilitar o processo, tais como o Diagrama de Ishikawa, o 5W2H e o Diagrama de Pareto.

Cuidado, porém, para não passar tempo demais no planejamento. É claro que tudo deve estar nos conformes, mas planejar demais pode atrasar o projeto de forma que o ciclo perde sua principal função: aumentar a produtividade.

Do (Execução)

Considerada a etapa mais importante do ciclo, trata-se do momento em que as coisas são efetivamente realizadas. Nessa fase, o plano de ação deve ser executado conforme o planejado. Você deve tomar os devidos cuidados para que não ocorra nenhum desvio durante a execução. Afinal de contas, sem sua correta realização, as demais não poderão ser realizadas.

Novamente, demorar demais aqui pode atrasar o processo. Portanto, é necessário garantir que os envolvidos estejam devidamente treinados, uma vez que o sucesso da etapa depende do comprometimento e da capacitação dos responsáveis. A coleta de dados sobre o processo também é essencial.

Check (Verificação)

É o momento em que se avalia o que foi feito durante a execução. Neste momento, o gestor deve verificar se as atividades planejadas foram realizadas de forma eficiente e eficaz. Para isso, ele deve levar em consideração os pontos positivos e negativos na execução do plano.

Importante ressaltar que a verificação dos processos está presente em todas as etapas. Por isso, deve ser implementada desde o início da execução do Ciclo PDCA. Afinal de contas, quanto mais cedo os resultados forem acompanhados, mais fácil será de realizar as devidas modificações.

Durante a checagem, é aconselhado que você utilize o suporte de uma metodologia estatística. Desta forma, o processo se tornará mais objetivo e será possível evitar eventuais erros e poupar recursos.

Um erro muito comum neste momento, é apenas verificar se o processo está andando. O ideal é entender o funcionamento por trás do sucesso ou fracasso, procurando por erros e melhorias que possam qualificar o próximo ciclo.

Act (Ação)

Trata-se da etapa que requer maior grau de atenção por parte do gestor. Neste momento, é feita a ponderação sobre o resultado alcançado pelo PDCA. 

Afinal de contas, a empresa irá incorporar o método ou processo desenvolvido durante o ciclo? Caso as expectativas desejadas não tenham sido atingidas, deve-se identificar as falhas e aplicar as ações corretivas.

Depois de tudo isso, você deve estar pensando em como outras soluções também podem agregar na produtividade da sua franquia, certo? 

Pensando nisso e em como a transformação digital é uma realidade e que novas soluções surgem como forma de otimizar e automatizar processos considerados ultrapassados e custosos, a Central do Franqueado desenvolveu um software para franquias criado especialmente para facilitar a gestão da sua rede de franquias. 

O franchising é um mercado inovador e que está evoluindo constantemente. Acreditamos muito no nosso trabalho e confiamos que a nossa plataforma pode fazer a diferença para a sua rede. 

Saiba que utilizar o suporte da Central do Franqueado irá fazer toda a diferença para a gestão da sua franquia, por isso não perca muito tempo e agende uma demonstração! Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão da sua franquia. 

Se gostou deste conteúdo, leia nosso artigo sobre Programa de Excelência e saiba como ter uma melhoria contínua de processos internos de sua franquia. Esperamos você!