O que é certificado digital? Saiba qual sua função em franquias

O certificado digital é um tipo de identidade digital que funciona como autenticador virtual para realização de transações e validação de documentos por meio da internet. Este documento pode ser utilizado por pessoas físicas e jurídicas, aplicando-se também às franquias. Confira e saiba como isso pode ajudar sua rede!

A transformação digital nos negócios tem impulsionado movimentos cada vez mais em direção à desmaterialização das ferramentas, documentos, atividades e etc. A era digital transformou a forma como são operadas as empresas e suas relações com clientes, concorrentes e o meio que estão inseridas. 

Uma das principais áreas afetadas foi a de documentação, sofrendo uma diminuição na burocracia, através da facilitação proporcionada pela tecnologia. Com a papelada diminuindo, a tecnologia passou a oferecer novas soluções, como o certificado digital. 

Este novo dispositivo permitiu a facilitação na emissão de notas fiscais, cumprimento com declarações ao governo e validação de transações. Em franquias, este novo formato pode ser muito útil e em alguns casos, até obrigatório. Confira o conteúdo e saiba como o certificado digital impacta na operação da sua franquia. 

Veja o que você vai encontrar neste artigo:

• O que é e para o que serve o certificado digital?
• Como funciona um certificado digital?
• Quais são os tipos de certificado digital?
• Quais as vantagens para franquias?
• Como obter um certificado digital para sua franquia?

O que é e para o que serve o certificado digital?

O certificado digital é uma identidade virtual que serve para autenticar transações e validar documentos movimentados via internet. Este certificado funciona como uma assinatura digital, levando os dados do emissor, como CPF ou CNPJ, permitindo que este realize transações de forma segura.

Um certificado digital é utilizado normalmente por empresas para comprovar transações digitais e emitir documentos a instituições governamentais. Também é possível utilizar a ferramenta como pessoa física para validação de documentos que não sejam empresariais.

Em organizações em geral o certificado digital pode ser o meio de emitir Nota Fiscal Eletrônica, podendo autenticar a transação com esta assinatura eletrônica. No caso de franquias, este certificado pode ser o autentificador do contrato de franquia, sendo possível concretizar toda negociação virtualmente. 

A parte de controle fiscal nas franquias e outras empresas também é diretamente influenciada pelos certificados digitais. Por meio da ferramenta, as empresas podem cumprir suas declarações de tributos, como ao Simples Nacional, no caso das micro e pequenas empresas. 

Portanto, todo tipo de documentação e concretização de transações pode ser feita por meio da internet, sem necessidade de registro em cartório. Com isso, além das rotinas de registro de atividades e reconhecimento de identidade de forma virtual pela franquia, o certificado digital também serve para fins fiscais e tributários. 

Como funciona um certificado digital?

Os certificados digitais são um meio seguro de realizar transações digitalmente por funcionarem através de criptografia. A emissão do documento é feita por meio de um arquivo digital ou token e é acompanhada de chaves criptografadas. 

Um certificado digital é composto pelas informações identificadoras da empresa ou da pessoa, uma chave pública associada ao CPF ou CNPJ do envolvido na transação e a assinatura digital da empresa certificadora do documento. Esta entidade é classificada como a Autoridade Certificadora Confiável. 

Para garantir a integridade do documento, um certificado digital só pode ser emitido por estas empresas reconhecidas como Autoridade Certificadora, habilitadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Existe um órgão específico para viabilizar a emissão destes documentos, que é a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil). 

É este órgão que lista as Autoridades Certificadoras, mantendo todos os emissores do certificado licenciados para que não haja fraude nos documentos. Veja a lista completa das Autoridades Certificadoras vinculadas ao ICP. 

Com o sistema de criptografia pelo qual o certificado digital é regido, apenas as empresas, instituições ou pessoas físicas que você deseja que tenham acesso às informações do certificado. Toda vez que um certificado digital é acionado para emissão de uma assinatura, os dados contidos nele são enviados para o receptor junto a uma chave pública, mas este só terá acesso às informações após a inserção da chave privada criptografada, onde o documento será decifrado.

Quais os tipos de certificado digital?

Antes da separação dos tipos de certificado, há três modalidades que podem ser emitidas neste formato: e-CPF, e-CNPJ e NF-e. Os três são emitidos para fins distintos, podendo ser usados em mais de um caso. 

O e-CPF é destinado a pessoas físicas para autenticar suas assinaturas pessoais de forma digital. Também pode ser usado por donos de uma empresa ou franqueadores para autenticar sua identidade, mas não para emissão de nota fiscal.

Já o e-CNPJ é destinado a pessoas jurídicas, ou seja, empresas e organizações. Com o documento, estas instituições certificam diferentes tipos de transações, desde financeiras às fiscais.

As NF-e que são as notas fiscais eletrônicas são mais adequadas para empresas que possuem funcionários. Desta forma, torna- se mais facilitada e segura a declaração dos tributos exigidos, enquanto a emissão de nota fiscal por meio de e-CNPJ é adequada para Microempreendedores e Microempresas que prestam serviços dependendo quase que somente do dono do negócio. 

No entanto, estes não são os tipos de certificado digital existentes. Os principais tipos de certificados digitais são o A1 e o A3. A diferença entre os dois é o local em que eles são armazenados. 

Um certificado digital A1 é armazenado em um dispositivo, seja ele móvel, como um smartphone ou um computador. Este tipo de certificado tem uma validade de um ano. 

O tipo A3 é um certificado armazenado em token criptografado, cartão inteligente ou direto na nuvem. A validade deste certificado é de um a cinco anos. 

O tipo A1 se destaca pela sua praticidade e dinamismo, podendo ser acessado em um computador, tendo a segurança por meio de um par de chaves criptografadas. Já o A3, pode ser utilizado em qualquer dispositivo, pois é armazenado em um formato independente.

Quais as vantagens do certificado digital para franquias?

Com uma digitalização cada vez mais acelerada de atividades e processos, o certificado digital entra na lista de coisas que tiveram um avanço por conta da transformação tecnológica. Este avanço trouxe benefícios para negócios, veja alguns abaixo:

Diminuição de custos 

Rotinas administrativas exigem emprego de esforços e recursos, onde pessoas e ativos financeiros necessitam ser alocados e isto inclui burocracias com documentação, obrigações fiscais e etc. Isto tudo exigia trabalho com documentos físicos, armazenamento, relacionamento com cartórios, entre outras atividades. 

Com o certificado digital, os custos com este tipo de atividade diminuem. Não é mais preciso reconhecer firma em cartório para validação de assinaturas em transações. Basta a ativação do certificado, criptografando a transação ou validação de forma fácil e barata. 

Desenvolvimento sustentável

Por meio do certificado digital, economiza-se, além de recursos financeiros, recursos naturais. O uso de papel para documentação diminui consideravelmente, pois todo negócio opera com documentação constantemente e digitalizando o processo, a matéria-prima é economizada. 

Com uma demanda cada vez maior por um desenvolvimento econômico que não agrida a natureza, a adoção destas práticas engaja sua franquia na tendência mundial. Estar alinhado com as novas práticas melhora a imagem da empresa e também insere as melhores práticas da economia mundial dentro da operação da sua rede. 

Maior segurança online

A migração para o digital levanta algumas desconfianças, e grande parte delas é com a segurança que o ambiente online proporciona. Com a tecnologia criptográfica do certificado digital, esta insegurança diminui muito, pois este tipo de segurança é muito confiável e dificilmente falha. 

A assinatura digital tem reconhecimento e validade jurídica, reforçando seu caráter seguro e reconhecido por autoridades e instituições. Desta forma, sua franquia adquire uma garantia maior das transações online, fazendo com que os processos que necessitam de segurança reforçada sejam realizados virtualmente. 

Redução de burocracias

Otimizar a contabilidade de uma franquia pode acelerar a gestão de uma rede e melhorar sua operação. Com tantos processos burocráticos na área tributária e de prestação de contas, ter um instrumento que viabiliza a otimização destes processos pelo meio digital melhora o desempenho da rede. 

Antes com a necessidade de emissão de nota fiscal física, reconhecimento de firma em cartório e declaração de impostos à Receita Federal, necessitando de assinatura física. Agora com o certificado digital, todas estas atividades podem ser feitas online, diminuindo o tempo para concluir processos diários e reduzindo os gargalos que atrasam as atividades da rede.

Como obter um certificado digital para sua franquia?

Para obter um certificado digital para sua franquia é preciso requerer do tipo direcionado para pessoas jurídicas. Desta forma, você pode usufruir dos benefícios oferecidos para o e-CNPJ, utilizando-o para autenticar a assinatura digital da sua rede. 

Confira abaixo o passo a passo para obter um certificado digital:

Passo 1: Escolha uma Autoridade Certificadora

Passo 2: Selecione o tipo de certificado – NF-e caso seja apenas para emissão de nota fiscal, ou e-CNPJ para autenticação de outras transações da franquia. 

Passo 3: Envio da documentação exigida

Passo 4: Validar o certificado – comparecimento presencial nos postos autenticadores

Passo 5: Recebimento do certificado – no caso do A1, será enviado link ao e-mail de quem requisitou, no tipo A3 precisará de retirada no local de validação do dispositivo. 

Com estes passos, sua franquia terá disponível um certificado digital para iniciar a otimização do processo de autenticação, declaração de tributos e realização de transações.