CAGED: tudo sobre o funcionamento e competências deste documento trabalhista

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é o documento trabalhista que registra todas as admissões e demissões de empregados subordinados à Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Este registro é usado pelo Programa de Seguro-Desemprego e serve para conferir dados referentes a vínculos trabalhistas e outros programas sociais. 

Neste artigo você vai encontrar:

• O que é CAGED e para o que serve?
• O que muda com o eSocial?
• Quem é contemplado pelo CAGED?
• Quais são os tipos de CAGED?
• Como declarar as informações no CAGED?

O que é CAGED e para o que serve?

O CAGED ou Cadastro Geral de Empregados e Desempregados é o sistema instituído pela Lei nº. 4923/65 que registra todas as admissões e demissões de todos os trabalhadores sob o regime da CLT. 

As informações obtidas pelo sistema são usadas no Programa de Seguro-Desemprego. Desse modo, o governo passa a ter um controle das movimentações trabalhistas e dos dados para a liberação dos benefícios. Além disso, o CAGED serve como base para todo tipo de pesquisa relacionada ao mercado de trabalho no Brasil. 

O objetivo principal da manutenção do CAGED é a fiscalização, por parte do governo, da situação de emprego formal dos trabalhadores. O sistema funciona como um órgão regulador que controla a qualidade de emprego no Brasil. A partir dele, as instituições responsáveis por Políticas de Emprego e Salário conseguem elaborar projetos visando melhorar o cenário de emprego no país.

Ainda utilizando esses dados, o CAGED serve como referência para as instituições públicas e privadas na melhoria do bem-estar do trabalhador. As principais informações coletadas pelo documento são o nome da instituição ou empresa que efetua as movimentações, nome dos funcionários e suas informações gerais. 

Diferenças entre CAGED e eSocial 

Agora que você entendeu o que é o CAGED, você sabe a diferença entre ele e o eSocial? As novas tecnologias transformam o dia a dia das pessoas no mundo inteiro. Em relação ao CAGED, não é diferente. A Portaria 1.127/2019, publicada pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, estabelece que as informações levantadas pelo CAGED passam a ser recolhidas pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial. 

Portanto, o CAGED, que desempenhava a função de acompanhamento, fiscalização dos processos de admissão e demissão dos trabalhadores pela CLT e o combate ao desemprego, foi substituído pelo eSocial.  

O que muda com o eSocial?

Antes, o CAGED e o eSocial funcionavam separadamente. Porém, atualmente é o CAGED o encarregado de centralizar a maior parte das demandas. Dessa forma, um dos resultados experimentados é a otimização dos processos e uma velocidade maior de informação processada. Logo, a substituição pretende reduzir a burocracia para facilitar o funcionamento do sistema. Porém, não são todas as empresas que são obrigadas a aderir ao eSocial por enquanto. 

Por isso, é importante ficar atento para saber se o seu empreendimento se enquadra na lista de empresas que precisam aderir ao eSocial. Por exemplo, declarantes do grupo 4, 5 e 6, que são órgãos públicos e organizações internacionais, não são obrigados a usar o novo sistema. Continue a leitura para saber se a sua rede de franquia se enquadra nos grupos do eSocial! 

Quais os grupos precisam aderir ao eSocial? A partir do ano de 2020, o CAGED passou a ser substituído pelo eSocial para empresas que se enquadram no grupo 3. Nesse sentido, grupos 1, 2 e 3 não precisam usar o CAGED, mas sim o eSocial. Para os grupos 4, 5 e 6, o sistema antigo ainda é obrigatório. 

Confira a seguir como funciona a divisão dos grupos: 

• Grupo 1: se enquadram no grupo qualquer empresa com faturamento superior a R$ 78 milhões; 
• Grupo 2: pertencem a este grupo empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões, exceto àquelas que usarem o Simples Nacional;
• Grupo 3: se enquadram as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte que usarem o Simples Nacional. Também, microempreendedores e organizações sem fins lucrativos. 
• Grupo 4: se refere às entidades públicas na esfera federal e as organizações internacionais;
• Grupo 5: entidades públicas na esfera estadual; 
• Grupo 6: entidades públicas na esfera municipal;

Quem é contemplado pelo CAGED?

As informações a seguir valem as empresas que se enquadram no sistema conhecido como CAGED. Por funcionar como órgão regulador do emprego formal, o CAGED abrange todos os trabalhadores sob o regime da CLT. Todas as empresas que obtêm registro legal e não se enquadram no eSocial devem realizar a declaração do CAGED sistematicamente. 

Quem deve declarar?

Como já citado, todas as empresas registradas legalmente que efetuarem qualquer alteração em seu quadro de empregados devem realizar a declaração. Toda admissão, demissão ou transferência que for feita com um contrato regido pela CLT deve ser informada ao sistema. 

Quem deve ser declarado:

• Empregados contratados por empregadores (físicos ou jurídicos) sob a CLT;
• Empregados com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado;
• Trabalhadores que integram o Estatuto do Trabalhador Rural;
• Aprendiz legal também entra no grupo de declarados.

Quem não deve ser declarado:

• Servidores da administração pública do âmbito federal, estadual e municipal, assim como de fundações supervisionadas;
• Trabalhadores avulsos — que prestam serviço sem vínculo empregatício;
• Autônomos;
• Diretores sindicais;
• Estagiários;
• Empregados domésticos;
• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado regidos por leis estaduais e municipais. 

Quais são os tipos de CAGED?

O documento comum e padrão a todas empresas é o CAGED mensal, como estabelecido por lei. Este deve ser declarado sempre até o dia 7 subsequente ao mês de referência das informações. Porém, em algumas situações, há um módulo específico de declaração. Confira: 

CAGED diário

Neste módulo do documento, a entrega deve ser feita caso o trabalhador esteja recebendo o Seguro-Desemprego ou tenha dado entrada no requerimento. A entrega, neste caso, deve ser feita na admissão do funcionário que recebia o benefício. Deste modo, o Governo visa evitar fraudes de repassar o benefício a quem já está empregado.

CAGED mensal

Este é o tipo comum de documento que deve ser entregue pelas empresas. O período de entrega é mensalmente, feito através do aplicativo. Todo funcionário que não estiver em recebimento de benefício de desemprego integra este módulo. 

Quais os prazos do documento?

O prazo fixo de entrega das informações, estipulado pela Lei que regulamenta o CAGED, é de até o dia 7 do mês subsequente ao mês referente das informações. Portanto, as informações devem ser fornecidas mensalmente através do aplicativo. 

O que acontece se não declarar os dados?

Em caso de não entrega do documento ou falta de informações até o prazo estabelecido, a empresa recebe uma multa automática. O pagamento da cobrança deve ser realizado com o preenchimento do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF). 

Como resolver o atraso da declaração de dados?

Para regularizar a situação da não-declaração da empresa, o responsável deve entrar no aplicativo do CAGED e fazer as declarações em atraso. Junto à declaração, deve ser feito o pagamento do valor final da multa no mesmo dia da declaração. A multa é calculada de acordo com o tempo de atraso e a quantidade de empregados omitidos. 

Confira a seguir os preços da multa para cada situação:

• até 30 dias: R$ 4,47 por empregado;
• de 31 a 60 dias: R$ 6,70 por empregado;
• acima de 60 dias: R$ 13,40 por empregado. 

Como declarar as informações no CAGED?

Para encaminhar as informações do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, a empresa deve usar o aplicativo do CAGED. Além disso, em caso de movimentação no quadro de empregados da empresa, o envio das informações pode ser feito por diferentes meios, como formulário eletrônico ou um sistema próprio de folha de pagamento, com layout padrão informado pelo site.

Qual a diferença do CAGED para outros documentos?

Assim como outros documentos de fiscalização trabalhista, o CAGED faz parte da grande quantidade de burocracia do mercado de trabalho. Com tanta documentação exigida pelo Governo e uma alta burocracia no mercado de trabalho, acaba surgindo dúvidas e confusões entre diferentes documentos. Um desses casos é a dificuldade de distinção entre o CAGED e o RAIS.

Qual a diferença entre CAGED e RAIS?

Apesar da frequente confusão feita entre CAGED e RAIS, há algumas diferenças entre os dois. A Relação Anual de Informações Sociais é um relatório requisitado pelo governo federal que funciona como uma espécie de levantamento do emprego formal no país. 

O RAIS se diferencia do CAGED no quesito temporal, afinal o primeiro é exigido anualmente e o segundo, mensalmente. Assim também, há distinção nas informações requisitadas.

O RAIS exige dados sobre todas as movimentações empregatícias do ano e de todos os tipos de contrato. Já o CAGED exige apenas admissões e demissões de trabalhadores sob regime de CLT.  Caso não haja movimentação no quadro de empregados da empresa, a mesma necessita declarar RAIS negativa, enquanto o CAGED só é requisitado se houver atividade.

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