BPO: o que é e porque aplicá-lo no franchising

Você sabe o que é BPO? No franchising, as franquias podem enfrentar desafios significativos em termos de gestão financeira, contábil e tributária, especialmente quando se trata de lidar com questões complexas em múltiplas unidades. Para lidar com esses desafios, muitas franquias optam por terceirizar essas funções para empresas especializadas em BPO (Business Process Outsourcing).

Neste texto, discutiremos o conceito de BPO no franchising, seus principais benefícios para os franqueados e como essa prática pode ajudar as franquias a otimizar seus processos financeiros e tributários. Além disso, apresentaremos exemplos práticos de como o BPO pode ser aplicado em diversas situações do dia a dia de uma franquia, desde a contabilidade até a gestão de folha de pagamento.

Se interessou? Leia até o fim para entender o processo de implementação do BPO no franchising. 

Neste artigo você lerá sobre:

• O que é BPO?
• Como o Business Process Outsourcing funciona?
• BPO x Terceirização
• As vantagens do BPO
• Business Process Outsourcing no franchising

O que é BPO? 

BPO, sigla para Business Process Outsourcing, que pode ser traduzido como “Terceirização de Processos de Negócios”, trata-se de uma empresa contratada para realizar atividades para outras empresas. Contudo, o BPO não é um tipo de  consultoria ou assessoria.

Ao contratar uma empresa BPO, você estará buscando por uma organização especializada em alguma atividade específica para assumir de forma integral um setor — e a gestão de tarefas correspondente — do seu negócio. Lembrando que esse contrato não pode dar conta de funções centrais da empresa, o que configura uma prática proibida. 

Sendo assim, ao optar pelo BPO, a empresa busca por um parceiro comercial que se encarregue, por exemplo, do setor de TI, de contabilidade ou jurídico. Entretanto, além de um know-how, a empresa de Business Process Outsourcing deve apresentar características particulares que agreguem valor ao planejamento operacional pelo qual é responsável.

Desse modo, com o BPO plenamente inserido no seu negócio, você reduz custos, passa a focar mais em questões fundamentais da empresa e pode tornar as demais operações mais enxutas e direcionadas. Diferente de um processo de consultoria, o BPO tem um foco mais estratégico e visa estabelecer um padrão de qualidade contínuo.

O BPO é uma modalidade de terceirização de serviços que surgiu no início da década de 90, mas foi apenas nos anos 2000 que as empresas notaram a real necessidade de segmentar os setores da empresa e terceirizar alguns serviços.

Como o Business Process Outsourcing funciona? 

O BPO nasce a partir da necessidade de otimizar processos de empresas maiores, com diversos setores. Dessa maneira, o Business Process Outsourcing geralmente oferece recursos referentes à tecnologia da informação no intuito de incrementar melhorias na produtividade do negócio contratante.

A ideia, portanto, é que tudo que não seja central nas operações da empresa, seja terceirizado a partir do Business Process Outsourcing. O BPO, então, pode funcionar de forma alocada na empresa do cliente ou na sede da empresa contratada para prestar esse serviço.

Todavia, o serviço deve ser prestado obedecendo o nível de entrega referente à demanda ou ao escopo da função. Isso acaba variando bastante de acordo com o serviço contratado e da sua importância para o negócio.

Por exemplo, o processo aplicado no setor financeiro de uma empresa exige uma integração maior do cliente com a empresa prestadora do serviço. Afinal, as informações devem ser bastante claras, de forma que qualquer operação seja clara e funcional para as duas partes envolvidas no processo.

BPO x Terceirização

Por mais que a palavra terceirização tenha aparecido ao longo do texto, é necessário distinguir o BPO de outros tipos de contratação. Neste caso, vamos analisar as suas diferenças em relação à terceirização tradicional, pois configura uma relação particular.

Como dissemos, é comum que o termo seja emprestado para mencionar o tipo de serviço prestado por uma empresa de Business Process Outsourcing. Entretanto, esse processo vai muito além daquele referido como terceirização tradicional. 

A terceirização comum apresenta um caráter mais direto, como a entrega de um serviço básico e pontual. Por exemplo, serviços de fretamento, limpeza, manutenção, segurança etc. Isto é, refere-se mais a uma entrega única, sem modificação nas estruturas operacionais e necessidade de criar um novo modelo estratégico ou organizacional. 

Tratando-se de Business Process Outsourcing, falamos da contratação e formação de uma nova estratégia, tecnologia e/ou processo em uma equipe ou setor inteiro de um negócio.

Por fim, devemos mencionar que a contratação de uma BPO depende de uma avaliação profunda da parte do contratante, que deve definir suas necessidades e, a partir delas, iniciar o processo de busca pela empresa ideal.

As vantagens do BPO

Uma boa empresa BPO garantirá para sua empresa:

• Maior eficiência e possibilidade de melhoria contínua nas operações;
• Desenvolvimento de maior flexibilidade interna;
• Flexibilização de serviços;
• Controle e redução de custos operacionais;
• Redução de rotinas burocráticas internas; 
• Aumento da produtividade das equipes internas;
• Visão estratégica do mercado.

Para além desses itens, um ponto que merece atenção especial é o fato de que a terceirização elimina a necessidade de iniciar um processo de contratação de funcionários. Desse modo, os custos operacionais e os relacionados ao recrutamento são reduzidos de maneira substancial.

E por fim, devemos considerar que, ao contratar um serviço de BPO, os profissionais que passarão a exercer as funções destinadas serão especializados naquele tipo de trabalho. Assim, o processo garantirá um tempo de resposta mais curto a preços também menores.

Business Process Outsourcing no franchising

Durante o texto, você pode ver a importância que o BPO tem para o mercado, passando pelo seu impacto direto nos processos e operações dos mais variados setores, como os de contabilidade, recursos humanos, TI etc. Ou seja, o BPO pode ser uma solução eficaz para ajudar as franquias a enfrentar os desafios de gestão financeira, contábil e tributária em um ambiente complexo e em constante mudança. 

Ao terceirizar essas funções para empresas especializadas em BPO, os franqueados podem se concentrar em suas atividades principais e reduzir seus custos operacionais, além de aumentar a eficiência e a qualidade dos serviços. Dessa maneira, é muito claro que o método tem espaço no mercado de franquias também. 

Uma vez que o franchising lida com diversas unidades de um mesmo negócio, o serviço tático e estratégico proporcionado pelo BPO poderia, por exemplo, administrar questões relacionadas ao andamento do know-how da marca e solução das dificuldades de uma rede de franquias. 

Em um mercado competitivo como o franchising, a adoção de soluções inovadoras e eficazes é fundamental para manter uma vantagem competitiva. O BPO pode ser uma dessas soluções, permitindo que os franqueados se concentrem em suas atividades principais e aumentem sua eficiência e produtividade. Portanto, é importante que os franqueados considerem a terceirização de suas atividades financeiras e tributárias para empresas de BPO confiáveis e experientes para se manterem competitivos no mercado.

De toda forma, o BPO precisa estar alinhado com o funcionamento da rede, sendo responsabilidade da empresa contratada se adaptar à cultura e à estrutura já estabelecidas, a fim de agregar na construção de uma gestão de qualidade.

Receber o auxílio devido nas áreas citadas é essencial para sua empresa reduzir custos  e ter uma visão tática do mercado em que está inserida e deseja dominar. Entretanto, é indispensável que você planeje bem antes de investir na contratação de serviços BPO, avaliando as vantagens do método e o seu modelo da sua franquia. 

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