Intranet e extranet: o que são e como impactam no suporte da sua franquia

Termos desconhecidos por grande parte da população, a intranet e extranet já são tecnologias cada vez mais incorporadas no mundo dos negócios. Algumas são utilizáveis em qualquer contexto empresarial e em todo tipo de empresa. No franchising elas também são boas alternativas, principalmente porque facilitam a comunicação em franquias. Saiba como elas podem facilitar a vida de gestores, colaboradores e até mesmo clientes!

Confira o que você vai encontrar neste conteúdo:

• Intranet: rede para utilização em ambiente particular
• Intranet em franquias: como usar?
• Extranet: rede estendida à utilização de terceiros
• Extranet em franquias: como usar?

Desde que os computadores passaram a fazer parte da vida das pessoas, muitas tarefas que demandam tempo, organização e esforço foram simplificadas em comandos fáceis que resolvem problemas em questão de segundos. Dentre elas, destaca-se a necessidade do contato entre profissionais em ambientes empresariais e da comunicação da empresa com seus consumidores. Em outras palavras, os avanços tecnológicos revolucionaram a comunicação não só no ambiente corporativo, mas em todas as áreas.

Se antes os fluxos organizacionais de um negócio eram feitos de forma manual, hoje a automação tomou conta de tudo. Da mesma forma, agora que existe a possibilidade de conexão em rede entre uma empresa e seus clientes, os processos de atendimento e compra se tornam muito mais autônomos.

Você deve estar pensando que tudo isso é possível graças à internet. Claro, essa rede é protagonista da modernidade e é o primeiro nome que vem à cabeça quando lemos sobre tecnologia. Mas você sabia que existem outros tipos de rede utilizadas especialmente para fins comerciais e empresariais?

É o caso da intranet e da extranet.  Essas redes, também formadas pela conexão de dispositivos, são destinadas ao uso de usuários específicos, diferentemente da Internet, que permite a conexão de qualquer um que tenha um dispositivo de acesso. A seguir, explicaremos um pouco mais sobre esses conceitos e exemplificaremos possibilidades de uso em redes de franquias. Vamos lá?

Intranet: rede para utilização em ambiente particular

A intranet, como o próprio nome já sugere, é uma rede de uso interno. Ela é acessada exclusivamente por computadores que possuem permissão para estarem conectados, através de um registro. Logo, o formato tem a finalidade de criar conexões particulares, restritas a um determinado grupo de usuários. Isso é de bastante utilidade em ambientes empresariais, que podem usar da intranet para criar uma plataforma de contato entre funcionários e facilitar a comunicação interna, a troca de informações e até facilitar a logística por meio da ligação de diferentes departamentos da empresa.

Conectar dispositivos através de uma rede particular é uma maneira segura para trocar todo tipo de informação que envolve a gestão de um negócio. Qualquer dispositivo com acesso à internet, ao ser registrado na rede de intranet, pode acessá-la de qualquer lugar. Isto é, a intranet pode ser muito útil em redes de franquia para conectar franqueadores e franqueados. Para simplificar, a intranet vai funcionar como a internet, porém, ela é uma versão particular em que somente os computadores escolhidos estarão conectados. 

Intranet em franquias: como usar?

Agora que você entendeu o que é a intranet, descubra qual a sua aplicação em uma rede de franquias. Veja a seguir!

Sistema de gerenciamento em uma unidade

Uma rede de intranet pode ser formada para a conexão de computadores em uma única unidade de franquia. Com isso, é possível formar um sistema de gestão a ser utilizado pelos funcionários da loja. Nessas plataformas as mais variadas informações podem ser atualizadas e compartilhadas, como ordens de pedidos, quantidade de estoque e demandas de trabalho. A criação de um sistema próprio a partir da intranet é necessária em qualquer negócio, principalmente naqueles com fluxos mais rápidos de venda.

A intranet pode ser usada também para otimizar o atendimento das unidades franqueadas. Um exemplo em franquias de alimentação é disponibilizar tablets ou centrais de autoatendimento para que os consumidores façam os seus pedidos. As informações serão levadas para os computadores da cozinha. A partir daí, os colaboradores vão montar o pedido conforme o cliente informou na central de autoatendimento. 

Uma das vantagens da intranet é que ela é mais segura contra ataques de invasores, quedas e vazamento de informações. Cuidar das informações não só da clientela como também dos colaboradores e franqueados é um dever do franqueador e pode até mesmo ser enquadrado em um crime de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados. 

Troca de informações entre franqueador e franqueados

Da mesma maneira, a partir da intranet, o franqueador e os franqueados de uma rede podem manter contato em um espaço particular, acessível de qualquer local. No franchising, isso é algo necessário para a troca de informações a respeito do funcionamento das unidades. Essas podem envolver as demandas de suporte e o monitoramento das vendas de cada uma das lojas.  

Se o franqueador quer compartilhar um arquivo com o franqueado, por exemplo, um manual sobre um determinado procedimento que o franqueado está com dúvidas, o procedimento pode ser executado por meio da intranet. Ao escolher a intranet como opção de transferência de arquivos, você terá velocidade e segurança para enviar arquivos de um computador a outro. 

Também, a intranet apresenta maior estabilidade se comparada aos provedores de internet comum. Afinal, na internet tradicional há os horários de pico em que muitas pessoas estão conectadas e isto pode ocasionar lentidão e até mesmo a queda do servidor. Em uma intranet, o acesso é limitado aos usuários autorizados, o que diminui as oscilações e, consequentemente, melhora a estabilidade.

Armazenamento de informações

Ao usar a intranet para armazenar as informações da sua franquia, fica mais fácil de organizar e pesquisar documentos importantes sempre que for necessário. Além disso, a segurança proporcionada por uma intranet é um aspecto importante na hora de considerar guardar os seus documentos em uma rede intranet. Além disso, a intranet vai oferecer velocidade na hora das consultas, o que otimiza os processos e reduz o tempo gasto para solucionar problemas. 

Também, uma intranet é a melhor alternativa para manter um fluxo de informações na unidade franqueada. Afinal, todos os arquivos vão ficar fora do alcance de pessoas não autorizadas, o que aumenta a segurança.

Lembre-se: a Intranet está restrita às unidades franqueadas. Isto é, não pode ser compartilhado com terceiros. Todavia, na extranet, isso é possível! Confira a seguir o que é a extranet e quais as suas características!

Extranet: rede estendida à utilização de terceiros

Se a intranet funciona de maneira particular em negócios, a extranet visa criar conexões entre usuários de fora do ambiente empresarial. Esse tipo de rede libera o acesso de determinadas informações a terceiros, conectados em outros lugares que não a empresa. 

Uma conexão de extranet possibilita a navegação em partes específicas do sistema de intranet utilizado pelos funcionários. Um exemplo básico é o contato entre gestores e fornecedores para a realização de pedidos de matérias-primas. Clientes também podem interagir com uma empresa através dessas conexões, em portais de compra, por exemplo.

Como o franchising não é feito somente de franqueador e franqueado, a extranet é uma alternativa para trocar informações com outras empresas que prestam atendimento para a sua rede de franquias. Como citado anteriormente, os fornecedores podem se beneficiar desta comunicação via extranet.

Quer saber onde mais a extranet pode ser útil em uma rede de franquias? Continue lendo! 

Como utilizar o extranet em franquias?

A extranet é como a intranet, mas estendida para a utilização de terceiros. Mas isso você já sabe, continue lendo para descobrir qual a aplicação da extranet em franquias!

Contato com fornecedores

Parte da gestão de unidades de franquia envolve o contato com os fornecedores licenciados pela franqueadora, para a entrega de matérias-primas utilizadas na elaboração dos produtos. Disponibilizar um canal único para o uso dos fornecedores é uma maneira de facilitar a visualização de pedidos e de diminuir ruídos de comunicação na sua rede de franquias. O sistema de gerenciamento das lojas pode ser aberto em uma conexão de extranet para o acesso desses profissionais. 

Também, fica mais fácil de se planejar durante eventuais problemas. Pode acontecer de um fornecedor atrasar uma entrega devido a problemas maiores, por exemplo, um caminhão com pane mecânica ou até mesmo um impedimento na estrada que atrasou a entrega em um dia ou dois. São problemas comuns que devem ser informados de prontidão para o destinatário. Assim, você a probabilidade de ficar com o estoque vazio é muito baixa e também preserva o seu relacionamento com os fornecedores. 

Canais de atendimento e e-commerce

Consumidores também podem se beneficiar com a possibilidade de acesso por extranet. Canais online de atendimento para a solução de problemas organizam tal demanda e tornam o trabalho mais rápido. Estratégias como o curbside pickup, por exemplo, são possíveis através do uso da extranet. Isto é, o consumidor, independentemente do local em que esteja, pode encomendar o pedido e retirá-lo em frente à loja. 

O curbside pickup foi bastante usado na pandemia por algumas marcas, em que as medidas de contenção ao vírus impossibilitaram o acesso às lojas físicas. Porém, continua sendo uma alternativa prática para grandes centros urbanos. 

O e-commerce também é um formato viabilizado por esse formato de rede, pois conecta os profissionais responsáveis pela gestão do site da marca com clientes que estão comprando pela internet. Franquias que funcionam somente com delivery, como o modelo de dark kitchen, que também teve na pandemia o seu auge, podem aproveitar essa funcionalidade.

Trabalho remoto 

Em razão da epidemia de coronavírus iniciada em março de 2020, muitas empresas de diversos segmentos adotaram o trabalho remoto. Em 2023, com o fim das restrições relacionadas ao coronavírus e a baixa mortalidade da covid-19, as empresas voltaram ao funcionamento normal. Porém, há aquelas que ainda enxergam o trabalho remoto como uma alternativa para flexibilizar o horário dos trabalhadores, oferecer mais conforto e qualidade no trabalho e também reduzir a necessidade de estrutura para acomodar os funcionários dentro da empresa. 

Nesse sentido, a extranet possibilita o trabalho remoto através de uma rede virtual privada, também conhecida como VPN. A partir deste sistema, o colaborador pode acessar todas as informações da empresa como se estivesse usando um computador de dentro do negócio, porém ele estará em casa. A extranet, portanto, é uma solução principalmente para aqueles que optaram por uma franquia home-office. Além disso, a extranet vai auxiliar na redução dos custos, pois todos os dados serão armazenados na web, dispensando custos de armazenamento físico. 

Para franqueador e franqueados, a extranet é uma possibilidade mesmo para as redes que não adotaram a modalidade de trabalho remota. Vamos imaginar que um franqueador precise prestar suporte para um franqueado, mas ele está em viagem ou sem acesso a uma unidade franqueada. A extranet é uma alternativa para facilitar esta prestação de suporte. Simplificando o relacionamento entre franqueador e franqueado.

Conheça a plataforma Central do Franqueado

Aproveitando o assunto, queremos dar uma dica especial para você! A gente da Central se preocupa em conectar cada vez mais a sua rede. A conexão entre franqueados, fornecedores  é fundamental. Além disso, a Central controle de qualidade das unidades de franquias, desenvolvemos o serviço de Engajamento.

Neste serviço, você vai encontrar duas facilidades: a Central de Atendimento ao Franqueado (CAF) e o Arquivos. Cada um deles voltado para solucionar problemas específicos encontrados por franqueadores.

O CAF vai otimizar a comunicação e a prestação de suporte da sua rede de franquias, registrando todas as interações e facilitando a resolução de demandas dos franqueados. Em outras palavras, vai transformar o seu suporte, o que com certeza vai trazer maior satisfação para os franqueados da rede.

Já o Arquivos é o responsável por armazenar com segurança todos os seus documentos mais importantes. Além disso, utilizamos o servidor Amazon Web Services (AWS), um dos mais seguros do mercado. O AWS é o mesmo servidor usado pelo Facebook e Netflix e outras empresas renomadas do mundo da tecnologia.

Ficou interessado e quer experimentar? Solicite uma demonstração gratuita da sua mais nova Central de unificação e comprove todos os benefícios de aliar a tecnologia com o franchising!

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