Comunicação em franquias: 9 dicas para você aplicar na sua rede

Aprimorar a comunicação é indispensável em uma rede de franquias. Afinal, você já deve ter ouvido mais de uma vez que franchising é sinônimo de padronização, não é mesmo? Isso quer dizer que, para uma empresa permanecer padronizada, é fundamental manter uma boa rede de comunicação entre a franqueadora e as suas unidades franqueadas. 

Afinal de contas, a eficácia na troca de informações aumenta o engajamento dos operadores, além de facilitar a transmissão de know-how e o controle de qualidade, fazendo com que os produtos oferecidos e os serviços prestados se tornem cada vez mais valorizados pelo consumidor final. Confira nossas dicas para melhorar a comunicação na sua rede de franquias.

A expansão e consolidação de uma franquia no mercado depende não apenas de um modelo de negócio sólido, mas também de uma comunicação eficaz entre franqueador e franqueados. Em um cenário competitivo e dinâmico, a comunicação desempenha um papel crucial na manutenção da coesão, alinhamento de metas e garantia da excelência operacional em todas as unidades da rede.

Neste artigo, exploraremos nove dicas essenciais para aprimorar a comunicação dentro de uma rede de franquias. Desde estratégias práticas até abordagens inovadoras, cada sugestão visa fortalecer os laços entre franqueador e franqueados, promovendo uma colaboração mais eficiente e resultados sustentáveis.

Você vai ver:

• Qual a importância da comunicação no franchising?
• 9 dicas de comunicação para a sua rede de franquias

Qual a importância da comunicação no franchising?

A comunicação no franchising desempenha um papel fundamental na construção e manutenção de relacionamentos sólidos entre franqueadores e franqueados. Este é um setor dinâmico e complexo, no qual a eficácia da comunicação pode ser determinante para o sucesso ou fracasso de uma franquia. Desde a fase inicial de seleção e negociação até o dia-a-dia da operação, uma comunicação clara, aberta e eficiente é essencial para garantir a coesão e a eficiência dentro da rede de franquias.

Em primeiro lugar, a comunicação eficaz desempenha um papel crucial na transmissão da visão, missão e valores da marca aos franqueados. Quando os objetivos e valores da empresa são claramente comunicados e compreendidos, os franqueados podem alinhar suas práticas comerciais com a estratégia global da marca. Isso não só fortalece a identidade da marca, mas também contribui para a consistência e padronização das operações em todas as unidades franqueadas.

Além disso, a comunicação regular e transparente ajuda a estabelecer expectativas claras entre as partes envolvidas. Os franqueadores devem fornecer orientações detalhadas sobre as operações, expectativas de desempenho, padrões de qualidade e requisitos contratuais desde o início. Da mesma forma, os franqueados devem sentir-se à vontade para expressar suas preocupações, ideias e sugestões aos franqueadores, criando um ambiente de colaboração e confiança mútua.

A comunicação desempenha um papel vital durante todo o ciclo de vida de uma franquia, desde o recrutamento e treinamento inicial até o suporte contínuo e a evolução do negócio. Durante o processo de recrutamento, é essencial que os franqueadores forneçam informações detalhadas sobre o modelo de negócios, custos iniciais, expectativas de desempenho e suporte oferecido. Uma comunicação honesta e transparente desde o início ajuda a evitar mal-entendidos e conflitos no futuro.

Com isso, o estabelecimento de uma boa rede de comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer empreitada. No franchising, ela se torna ainda mais importante. Afinal de contas, ao aderir ao sistema de franquias, os operadores de rede se associam a um modelo de negócio baseado no suporte e na transmissão de know-how. Não entendeu? A gente explica melhor.

Para pôr um estabelecimento convencional em funcionamento, é necessário efetuar uma série de procedimentos. Além de escolher um local adequado e realizar todo o trâmite burocrático para tirar o negócio do papel, você precisa:

• Contratar e treinar colaboradores;
• Negociar a entrega de matérias-primas com os fornecedores;
• Estabelecer os processos básicos para o funcionamento do negócio;
• Cuidar da parte contábil e administrativa;
• Gerir a imagem da marca.

No franchising é diferente. Após assinar o contrato de adesão para abertura de uma unidade, você recebe todo o suporte necessário para implementar e gerir o negócio. A transmissão de know-how abrange desde as tarefas operacionais até o que diz respeito à contabilidade e à administração da empresa. Entendeu agora por que ter uma boa rede de comunicação é extremamente importante para o sucesso de uma franquia? Sem a comunicação, os franqueados ficarão sem as orientações da franqueadora, o que vai resultar em vários problemas para a rede de franquias.

A comunicação, quando não funciona, vai afetar a padronização, a qualidade do atendimento, produtos e serviços, e também dificultar a venda nas unidades, o que reduz o faturamento da rede de franquias como um todo. Por isso, ter uma comunicação eficiente é indispensável. Continue lendo para conferir 9 dicas para melhorar a comunicação na sua rede de franquias!

9 dicas de comunicação para a sua rede de franquias

Antes de mais nada, é importante deixar claro que a responsabilidade pelo estabelecimento da rede de comunicação é da empresa franqueadora. Cabe a ela definir os melhores canais de troca de informação e as mensagens mais adequadas para cada situação. Colocar esta responsabilidade nos franqueados certamente vai causar problemas. Afinal, muitos franqueados têm pouca experiência em gestão de negócios e decidiram investir no franchising justamente pela prestação de suporte da franqueadora. 

Nós separamos algumas dicas para ajudar você a melhorar a comunicação da sua rede de franquias. Confira:

1. A mensagem tem que ser compreendida

No franchising, assim como em qualquer ocasião, uma boa comunicação é medida pelo grau de compreensão do receptor. Portanto, ao emitir algum comunicado às suas unidades, principalmente em meios de comunicação assíncronos, certifique-se de que tudo foi perfeitamente assimilado. Caso a mensagem tenha ocorrido por meio eletrônico, peça a confirmação do recebimento.

Dessa forma, você evita a situação em que um franqueado diz que não recebeu ou que não viu a mensagem enviada pelo franqueador. Por exemplo, chats online não são os mais recomendados para enviar comunicados formais. Prefira sempre o e-mail e solicite confirmação do recebimento para ter certeza que a mensagem chegou foi recebida pelo destinatário. 

Também é válido usar videoconferências para se comunicar com os franqueados. Desta forma, você consegue ter uma conversa mais humana com o uso de microfone e webcam para ouvir e ver com quem você está falando.

2. Promova um ambiente de trabalho agradável 

Sabia que o ambiente de trabalho é muito importante para manter o fluxo de informações? Por isso, cabe ao administrador da franquia e ao franqueador manter uma postura aberta com os colaboradores. 

Isto é, atitudes simples como cumprimentar com bom dia e perguntar como aquele colaborador está se sentindo, resultarão em um ambiente mais propício a comunicação. Também, lembre aos seus colaboradores que você está sempre disposto a conversar. Dessa forma, até mesmo o trabalho em equipe será facilitado, já que os colaboradores se sentirão mais à vontade para compartilhar experiências. 

Solicitar feedback sobre a satisfação no ambiente de trabalho também é interessante porque, como cada colaborador apresenta características diferentes, pode ser que a insatisfação passe despercebida pelo administrador. No caso das franquias, é importante ficar atento aos sinais que demonstram que um franqueado está sem engajamento, por exemplo, pois pode acabar levando a unidade franqueada ao repasse da franquia ou até mesmo, em um cenário mais complicado, a falência da unidade.

Em outras palavras, ficar atento a motivação dos franqueados e dos colaboradores é uma das responsabilidades da franqueadora. 

3. Agende reuniões com regularidade

As reuniões são acontecimentos em que a comunicação floresce. Nesse sentido, ao apostar em reuniões com frequência, os colaboradores poderão dar sugestões para melhorar a performance da franquia e também comentar sobre as dificuldades que estão enfrentando. 

Reuniões também são ótimas para solucionar dúvidas dos colaboradores, mas nem todos são extrovertidos o suficiente para falar. Nessa situação, proporcionar a possibilidade de fazer perguntas anonimamente é uma alternativa. Um exemplo de reunião são as reuniões de onboarding, feitas para introduzir um novo colaborador na franquia.

Não esqueça dos franqueados! Se a sua rede de franquias têm muitos franqueados, o franqueador pode agendar reuniões online por videoconferência para fazer comunicados importantes para todos os empreendedores. Por exemplo, informações sobre atualização nas taxas da franquia, royalties e até mesmo mudanças na legislação podem ser discutidas em uma reunião online. 

4. Mantenha a organização

A informação nunca é demais, ainda mais quando estamos falando de algo que diga respeito ao nosso próprio negócio. Mas até mesmo a transmissão de informação tem que ser gerenciada para que não se torne ineficiente. Sistemas de comunicação com muitos canais de comunicação podem acabar diluindo a atenção dos franqueados, assim como o excesso de informação. Preste atenção e dê prioridade àquilo que é mais importante, e evite perder tempo com conteúdos irrelevantes. 

Quando se trata de treinamento de franqueados, por exemplo, é melhor concentrar o conteúdo em um material educativo único do que separado em várias partes. Alternativas para adotar esta prática são os ebooks e as videoaulas. Lembre-se: priorize formatos digitais pois circulam mais facilmente entre os franqueados e evitam gastos desnecessários com logística.

5. Lembre-se da impessoalidade

Como dissemos anteriormente, os meios de comunicação de uma rede de franquias também podem e devem ser utilizados para trabalhar a motivação de franqueados e colaboradores. Mas até mesmo isso deve ser feito de forma impessoal.

O vínculo estabelecido entre a franqueadora e os seus franqueados é unicamente profissional. Obviamente, o clima organizacional será muito mais positivo se esta relação for baseada na empatia. No entanto, a afinidade profissional não pode ser confundida com relacionamento pessoal. Todas as críticas positivas e, eventualmente, negativas, elogios, feedbacks e considerações e sugestões levadas até seus franqueados devem dizer respeito unicamente às suas atuações profissionais.

Os assuntos tratados sempre devem estar relacionados à rede. As pessoas, por sua vez, devem ser referidas em virtude de seus cargos. As mensagens, sempre que possível, devem estar isentas de opiniões pessoais e demais aspectos subjetivos.

6. Invista na comunicação presencial

Apesar da pandemia de coronavírus, iniciada em março de 2020 no Brasil, ter afastado os colaboradores dos seus ambientes de trabalho para usar as novas tecnologias como meio de comunicação, a comunicação é mais produtiva quando praticada presencialmente. O avanço do calendário de vacinação e a flexibilização do uso de máscara aponta para o fim da pandemia. Atualmente, as restrições para encontros presenciais deixaram de existir. 

Por isso, voltar a investir em encontros presenciais para organizar reuniões e fazer comunicados vai melhorar a comunicação e o relacionamento no ambiente de trabalho. Principalmente em relação a autenticidade das informações. Também lembre-se que na comunicação à distância, ruídos de comunicação são mais comuns. 

7. Concisão e clareza

Conciso significa resumido ao essencial. A comunicação ideal tem que buscar a economia linguística. Ela deve tentar dizer o máximo com o mínimo de palavras, dispensando ideias secundárias que não acrescentam nada à mensagem principal. A clareza também é outra qualidade básica que deve ser buscada por uma rede de comunicação. As mensagens emitidas não podem, de forma alguma, ser obscuras ou ambíguas. Nesse sentido, a comunicação interpessoal será aprimorada se as ambiguidades forem reduzidas. 

Quando treinar os franqueados, é importante que a comunicação seja feita de uma forma que facilite o aprendizado. Afinal, muitos empreendedores que decidem investir no franchising apresentam pouca experiência no mundo dos negócios. Por isso, procedimentos que podem parecer simples para administradores mais experientes, serão desafiadores para novos franqueados. Nesse sentido, é fundamental que o franqueador ofereça um atendimento de excelencia para os seus franqueados.

8. Linguagem adequada

Nós nem precisamos dizer que o uso de gírias está terminantemente proibido em uma rede de comunicação formal. Porém, ao encaminhar mensagens aos seus franqueados, você também deve estar atento aos vícios de linguagem e regionalismos. Sabe aquele pãozinho feito apenas com água, farinha, sal e fermento, que você provavelmente consumiu algumas dezenas de vezes somente no último mês? No Rio Grande do Sul ele é chamado de cacetinho. O famoso brigadeiro, doce conhecido e apreciado no país inteiro, também recebe um nome diferente no Sul: negrinho. Se uma unidade de franquia de alimentação localizada no Rio Grande do Sul enviar um pedido de cacetinhos e negrinhos para sua matriz em Minas Gerais, é bem provável que a mensagem não seja muito bem assimilada.

Os jargões técnicos também devem ser evitados. Em algumas situações, eles são indispensáveis — comunicados sobre novas resoluções para Boas Práticas de Fabricação, por exemplo. Mas até mesmo nestes casos, eles devem vir acompanhados de explicações e esclarecimentos, de forma que seus conteúdos estejam acessíveis a todos.

9. Aposte na tecnologia

A questão é: muitas redes de franquias não conhecem a melhor forma para centralizar a comunicação com seus franqueados. Algumas, desenvolvem sistemas próprios para isso. Mas, essa não é a realidade entre a maioria. Desenvolver um sistema próprio demanda dinheiro e muitos testes, o que torna a ideia inviável para empresas de pequeno e médio porte. 

Você sabe que a internet oferece um potencial gigantesco de comunicação. Isso pode fazer parte do âmbito das empresas —por meio de sistemas online, acessíveis a qualquer hora e lugar. A Central do Franqueado é uma plataforma que oferece essa possibilidade. 

Desenvolvida especialmente para franquias, independentemente de seu porte ou segmento, o sistema é organizado em módulos, os quais abrangem tanto uma Central de Atendimento ao Franqueado (CAF), especialmente voltada para a comunicação, bem como módulos de operação e compras, que envolvem checklists a respeito de fornecedores e oferecem a possibilidade de upload de manuais operacionais — além de diversos outros recursos.

A plataforma online possibilita o agendamento de reuniões, a prestação de suporte e muito mais. Caso você seja um empreendedor que esteja pensando em adentrar no universo das franquias, pense desde já em priorizar a comunicação com seus futuros franqueados, para evitar problemas no futuro e também ficar na frente dos concorrentes. Esse é um costume que deve ser desenvolvido desde sempre na gestão de uma rede. É só a partir disso que ela obterá sucesso em sua expansão. Ficou interessado? Solicite uma demonstração gratuita e comprove os benefícios de aliar tecnologia ao franchising. 

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