Workflow: entenda a importância de fluxos de trabalho para sua franquia

Dizer que tempo é dinheiro nunca fez tanto sentido no mundo dos negócios. Chegamos em um ponto no qual segundos podem fazer diferença – não apenas na produtividade da empresa, mas na experiência dos clientes. Primar pela organização de processos é de extrema importância. Saiba mais sobre o workflow e como aplicá-lo na sua rede de franquias

Índice:

  • Workflow: o que é
  • Benefícios do workflow para seu negócio
  • Exemplos de práticas de workflow em franquias
  • Como aplicar workflow na sua rede de franquias
  • Automatizando processos com a plataforma da Central do Franqueado

A modernidade nos trouxe instantaneidade, acessibilidade e proximidade. Normalmente pensamos nesses fatores como ganhos de um tempo que encontra, na tecnologia, soluções cada vez mais ágeis para a resolução das mais diversas questões.

Empresas, por exemplo, se beneficiam disso: modernizam sua produção e qualificam sua oferta. Surge então, um efeito revés: a corrida pela eficiência e qualidade entre negócios concorrentes se intensifica. 

Enquanto a competição se torna mais acirrada, consumidores ficam mais exigentes em seus critérios e demandas. O desafio para o empreendedor é rever constantemente o que pode ser melhorado.

Por isso, detalhes fazem a diferença na experiência final proporcionada e na conquista da preferência do público consumidor. Principalmente em relação à forma como é organizada a logística de produção da empresa. Alguns cuidados auxiliam diretamente na produtividade dos funcionários.

A prática de facilitar funções traz resultados diretos em como produtos serão feitos, comprados e consumidos. No final, ganha a empresa com mais fluidez em seus processos de trabalho. É disso que se trata o workflow.

Workflow: o que é

A palavra ‘workflow’ significa ‘fluxo de trabalho’. O termo denomina a prática de organizar e otimizar processos internos da empresa, facilitando o trabalho dos funcionários e, por consequência, aumentando sua eficiência. Por mais que esse conceito esteja em evidência só agora, ele sempre existiu em meio à logística de qualquer negócio. Afinal, não há produção sem workflow. 

A organização de fluxos de trabalho abrange desde políticas administrativas a protocolos de atuação dos funcionários. Hoje, com a inserção cada vez maior da tecnologia nas empresas, também considera a automação da logística através de softwares e sistemas.

Você já deve estar pensando sobre isso e nós garantimos: em redes de franquias, a importância da prática é primordial. Ao primar pela fluidez de processos, o workflow é peça chave tanto para a conexão da franqueadora e dos fornecedores com as unidades de franquia, quanto para a produção de cada uma das lojas. 

Logo, sua função também se demonstra na criação de um modelo de franquia e de normas a serem seguidas por franqueados e funcionários. Sem a prática, não há padronização em rede e muito menos comunicação entre os gestores.

Portanto, mais do que táticas para o fluxo e trabalho, o workflow também é um conjunto de regras a serem respeitadas pelos funcionários de uma empresa. Sem elas, é impossível exercer políticas, seguir protocolos e automatizar processos.

A hierarquia de produção é fundamental para que todos os profissionais preservem a logística do negócio. No caso de franquias, ela é indispensável para que estrutura da rede se mantenha.

Benefícios do workflow para seu negócio

Para aprimorar o fluxo de trabalho em um empreendimento é preciso avaliar todos os setores da empresa. Portanto, como cada negócio tem suas particularidades, são infinitas as áreas e possibilidades que podem se beneficiar pelo workflow. Se quisermos listar em âmbitos gerais as melhorias que podem ser implantadas pelas práticas, podemos citar cuidados à:

  • Comunicação da empresa: nos canais utilizados pelos funcionários e na orientação dada para que o contato seja feito de forma prática e concisa;
  • Otimização da produção: nos recursos requeridos para a atividade dos funcionários e na forma como serão manejados;
  • Redução de custos: ao encontrar meios para diminuir o desperdício de materiais e de, claro, tempo de trabalho.

Trazendo a questão às redes de franquias, é indispensável mencionar o benefício estrutural que táticas de workflow proporcionam. Delimitar normas e políticas de trabalho é uma forma de prezar pela:

  • Padronização da rede: orientando franqueados na gestão de suas lojas;
  • Controle de qualidade: garantindo que os produtos oferecidos tenham o mesmo nível em toda a rede;
  • Conexão entre franqueadora e unidades: viabilizando a comunicação direta e acessível entre franqueados e a franqueadora.

Exemplos de práticas de workflow em franquias

Para que a ideia fique mais clara, trouxemos alguns exemplos práticos da organização de fluxos de trabalho em franquias. Entre eles, temos:

  • Processo de seleção de franqueados e capacitação

Como ocorre a contratação de novos franqueados? É impossível escolher os melhores candidatos e capacitá-los sem uma ordem bem delimitada de avaliação e treinamento. Pode ser considerada uma prática de workflow o contato inicial com investidores, seguido de uma entrevista de seleção e de um posterior test drive do(a) interessado(a) em uma unidade da rede. 

Essas etapas são fundamentais para que novos(as) franqueados(as) possam gerir suas lojas com propriedade, contribuindo para o crescimento da empresa.

  • Protocolos para a realização de pedidos a fornecedores

O que fazer quando os insumos da unidade estão acabando? Contatar os fornecedores para a entrega de matéria-prima, claro. Porém, organizar a forma como são feitos os pedidos é algo obrigatório para que não ocorram erros. 

Utilizar os canais de comunicação delimitados para isso e seguir um formato padrão de solicitação são aspectos essenciais para que as encomendas sejam feitas com clareza. 

  • Forma de atendimento dos funcionários aos clientes

Nada é mais perceptível pelos consumidores sobre a organização da empresa, do que a forma como se dá sua experiência de compra. Ser bem atendido(a) é sinônimo de consumir com qualidade. Mas o que determina o trabalho de um bom atendente? 

Para oferecer treinamento e garantir que as políticas de atendimento estão sendo exercidas, é preciso pensar em como isso será repassado e absorvido pelos funcionários.

Como aplicar workflow na sua rede de franquias

Pronto: agora já conseguimos ter uma imagem sobre a presença do workflow em franquias. Seguir as práticas estabelecidas pela franqueadora é o que faz uma rede ser uma rede. 

Mas, como se certificar de que todas as unidades estão em sintonia? Como o fluxo de trabalho pode ser otimizado em toda uma rede? As três táticas a seguir podem ser utilizadas por qualquer empresa. Caberá ao gestor adaptá-las à realidade e às necessidades do seu negócio.

  1. Automação de processos por tecnologias e softwares

Algumas demandas podem ser facilmente organizadas e resolvidas com mais velocidade através da tecnologia. Sistemas próprios de comunicação interna, máquinas de autoatendimento e softwares de gerenciamento de logística são alguns exemplos básicos que podem ser incorporados em toda uma rede. Assim, todos os franqueados e funcionários são igualmente capacitados a utilizarem essas ferramentas.

  1. Políticas de trabalho reforçadas por campanhas de endomarketing 

Melhorar o workflow também é desenvolver a postura dos profissionais – e isso software nenhum ensina. A gestão de pessoas em uma franquia só acontece a partir de estratégias de relacionamento. 

Por isso, o setor de RH deve ser responsável pela criação de campanhas de endomarketing a serem espalhadas por toda a rede. Essas ações podem incentivar funcionários a melhorarem a forma como atendem os consumidores e a terem mais agilidade no trabalho de produção.

  1. Auditorias nas unidades das redes

Por último, mas não menos importante, lembramos da importância de acompanhar a atividade das unidades e de extrair informações relevantes para a melhoria da sua operação. A franqueadora que visita as lojas, com a atuação de consultores de campo, pode usar da avaliação para encontrar fluxos de trabalho a serem melhorados. As auditorias, portanto, são uma forma direta para repensar processos.

Automatizando processos com a Central do Franqueado

Não podemos terminar esse texto sem uma dica quente, diretamente relacionada ao assunto. E se existisse um sistema de gestão de franquias, desenvolvido especialmente para o uso de unidades em comunicação com a franqueadora e os fornecedores? E que, além disso, fosse uma plataforma para o armazenamento de materiais de capacitação e para a avaliação do controle de qualidade da rede? 

A Central do Franqueado é um software que tem o workflow como princípio máximo. Dividido em módulos, que suprem diferentes demandas da administração de franquias, automatiza processos como:

  • Pedidos de suporte à franqueadora; 
  • Encomendas com fornecedores homologados pela empresa;
  • Controle de qualidade através de auditorias online;
  • E muito mais!

O uso da Central do Franqueado – uma plataforma online – é uma maneira simples de prezar pela eficiência e pela qualidade em todas as unidades de franquia. Isso porque o sistema age diretamente na fluidez dos processos que envolvem a gestão de uma loja. Quer saber mais? Acesse nosso site. Você pode simular um orçamento que cubra as necessidades da sua empresa. É rapidinho!

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