Conheça os principais tipos de auditorias e saiba como aplicar em sua franquia

Dentro do meio do Franchising, por ser um modelo de negócio dividido entre franqueador e franqueado, é necessário que existam visitas periódicas de controle, a chamada “auditoria”, para verificar se tudo está de acordo com o planejado. Neste conteúdo você vai aprender sobre cada uma delas!

Confira o que você irá encontrar neste artigo:

O que é auditoria?

Pode-se entender auditorias como os processos de checagem para verificar se algo está sendo cumprido da forma correta. No caso de uma franquia, onde o modelo possui um padrão estruturado e deve seguir regras fixas, as auditorias funcionam para garantir ao dono da rede (o franqueador) que o franqueado (quem comprou uma loja da rede) está cumprindo com as regras impostas.

As auditorias são normalmente realizadas por profissionais especializados neste tipo de atividade. Estes profissionais são chamados de Consultores de campo e utilizam ferramentas voltadas especificamente para realização de auditorias. Estes profissionais visam manter a qualidade das unidades e otimizar os processos internos de gestão da unidade.

Seja no sentido de qualidade, de publicidade, de sistemas etc. São diversos os tipos de auditorias e aqui vamos conhecer um pouco de cada uma delas.

Para o que servem as auditorias em franquias?

Para se manterem com um nome de referencia no mercado, as franquias precisam garantir o controle de qualidade e a padronização. As decorações das lojas, o atendimento por parte dos funcionários e principalmente  a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Tudo precisa estar alinhado. Afinal de contas, o cliente que consumirá estas marcas espera consumir o mesmo produto em qualquer local em que esteja.

É a padronização que permite que as redes de franquias atinjam esse nível de estrutura no mercado.

Por isso, é essencial que o controle dessa padronização seja feito através da auditorias.

Para evitar problemas na produção e reduzir as perdas de insumos, diversos mecanismos podem ser utilizados. Um dos mais eficazes são as auditorias em franquias, que nada mais são do que vistorias periódicas realizadas em todas as unidades de uma rede. Essas auditorias tem o objetivo de verificar se existem falhas e apontar melhorias.

Lembre-se: essa  avaliação precisa envolver os aspectos generalistas das lojas: produção, atendimento aos clientes, relacionamento com colaboradores, estrutura etc.

Quais os tipos de auditoria em franquias?

As auditorias são classificadas primariamente entre internas e externas, ou seja, as que são realizadas por profissionais de dentro da rede e a outra por parceiros de fora. Nestes dois casos existem diversos focos diferentes de acordo com cada tipo de auditoria. Confira a especificidade de cada uma abaixo.

Auditorias internas

Como o próprio nome sugere, a auditoria interna visa auditar – verificar, se o que está acontecendo dentro de um estabelecimento está de acordo com as normas impostas, os procedimentos internos e as políticas da empresa. Normalmente essa auditoria é feita por alguém que efetivamente trabalha na empresa e lida diretamente com a presidência ou a diretoria do negócio.

Auditoria operacional

Já nesse tipo de auditoria o foco é analisar o funcionamento da empresa em seu dia-a-dia, visando soluções para os problemas de economia, eficiência e utilização mais correta de recursos. 

Auditoria contábil 

Quando se quer fazer uma auditoria que tenha como prioridade o patrimônio da empresa, e também os princípios de contabilidade,  essa é a auditoria certa.

Auditoria de qualidade

Essa auditoria também fica bem clara ao ler seu nome, certo? Ela visa avaliar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Ela inclui a parte de vigilância sanitária, normas de padronização e até o ISO 9001.

Auditoria externa

Assim como a auditoria interna, essa outra modalidade serve para avaliar questões internas da empresa. Por isso, mesmo sendo externo, é importante que o auditor externo trabalhe em parceria com o interno. 

Como realizar uma auditoria em uma unidade de franquia?

Antes de iniciar os processos que demandam uma auditoria em uma franquia é necessário planejamento. É preciso preparar uma boa consultoria de campo com profissionais qualificados e familiarizados com os processos padrão da rede. Há alguns passos que podem ser seguidos antes de preparar uma auditoria. Confira!

Monte um plano de ação

É importante ter um planejamento anterior à auditoria, como já dissemos anteriormente. Com um plano de ação, a rede estrutura os processos a serem executados, os colaboradores envolvidos, prazos para cada processo e os setores que passarão pela auditoria.

Portanto, ter uma boa estrutura de processos ajudará todas etapas e suas especificações dará à rede uma noção do tempo gasto com a atividade, o capital humano utilizado e os recursos necessários.

Mapeie os processos

Ao iniciar a aplicação da auditoria é necessário identificar todos os procedimentos a serem seguidos no setor que for auditado. Ao fazer isto, é preciso definir todas as tarefas e elaborar mapas que resumam as tarefas na prática.

Isto servirá como ferramenta para analisar de modo visual e prático quais serão os procedimentos em cada momento que deverão ser executados.

Identifique os riscos

A partir deste momento, em que há todos os procedimentos definidos, é necessário analisar os riscos de cada um. Para isso, é necessário que o consultor tenha atenção aos detalhes e identifique quais serão os eventuais problemas que a rede poderia ter ao executar um processo.

Analise os resultados

Nesta etapa é onde terá o veredito da auditoria. É neste momento que os auditores visualizam o resultado e propõem soluções.

Se o resultado da análise for positivo, os profissionais devem indicar que haja o mantimento dos processos dentro da rede, para que este resultado continue positivo. No entanto, se for negativo, os consultores devem apontar os erros e os motivos pelos quais estas falhas estão ocorrendo. A partir daí, virão as sugestões e ideias para resolução de problemas.

Ferramentas para a realização de auditorias

Existem diversos recursos disponíveis para os profissionais de sua rede utilizarem na aplicação de auditorias que irão facilitar o trabalho. Entre estas ferramentas se destacam os checklists. As folhas de verificação são práticas e ajudam a otimizar os processos da auditoria, resumindo as etapas e exigindo apenas a verificação do cumprimento dos procedimentos.

Para isso, a Central do Franqueado oferece uma ferramenta online para manutenção da padronização em sua rede. Através do módulo Qualidade de nossa ferramenta, sua rede poderá disponibilizar checklists padrão para todas as unidades e, também, o armazenamento de arquivos utilizados nos processos de auditoria. Se você se interessou, saiba mais sobre as outras funções do módulo Qualidade que irão auxiliar na manutenção da padronização e excelência da sua rede.

E aí, gostou desse conteúdo? Quer saber mais sobre excelência em franchising? Então confira nosso artigo sobre padrão de qualidade e saiba como destacar sua marca no mercado.

 

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