Tasks: 6 passos para gerenciar tarefas em sua rede de franquias

Gerenciar tasks (ou tarefas) faz parte do cotidiano de todas as empresas. Saber lidar com prioridades e cobranças pode aumentar substancialmente a performance de sua franquia. Por isso, preparamos 6 passos para você garantir a excelência na hora de gerenciar as tarefas em sua rede de franquias. Confira!

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O que significa gerenciar tasks?

Você provavelmente sabe o que são Tasks (ou Tarefas). Gerenciar um negócio envolve lidar com diversas tasks a cada minuto, por isso saber priorizá-las corretamente é tão importante.

Além disso, saber quem é a pessoa ideal para atribuir uma task ou determinar um prazo adequado para a realização dessa tarefa é tão importante quanto finalizá-las. Pois, apenas seguindo uma série de recomendações, você terá atingido o alto padrão de qualidade e eficiência esperado.

Se você seguir com afinco essas etapas para priorizar o seu trabalho, sua empresa trabalhará com uma atitude proativa, o que a ajudará a crescer. Isso ocorre porque a otimização de processos diários irá naturalmente aumentar sua produtividade, recursos e gerenciamento de tempo.

Qual a importância de gerenciar tasks em sua franquia?

Agora, vamos detalhar alguns dos benefícios e vantagens de um bom gerenciamento de tasks em uma rede de franquias.

Aumento na produtividade

Saber exatamente o que você está fazendo e quando precisa finalizar auxilia no quanto e quão bem você consegue produzir. Visto que estar focado é a principal parte de qualquer tarefa realizada, se sua cabeça estiver cheia, o resultado não sairá como o esperado e você terá que correr atrás do tempo perdido.

Por isso, quando sua franquia conta com uma rotina de gestão de tarefas otimizada e planejada, um aumento na produtividade é questão de tempo.

Delegar atividades

Você, como bom líder, com certeza gosta de fazer o máximo com as próprias mãos para garantir a excelência que procura. Porém, um líder sobrecarregado pode afetar diretamente na performance da franquia. 

Assim, cabe a você analisar a prioridade e nível de exigência de algumas tarefas e delegá-las para seus funcionários. Dessa forma, você terá tempo e energia para se focar nas grandes tasks que um administrador precisa encarar todos os dias em um negócio bem estruturado.

Efeito direto no relacionamento e comunicação da empresa

Empreender é um trabalho cooperativo. Em uma rede de franquias, isso é exponenciado por se tratar de uma cadeia de pessoas e unidades. Por isso, manter um bom relacionamento entre os elementos da franquia pode garantir o crescimento da rede.  

Como todos estão trabalhando por um objetivo em comum — o sucesso da rede — instruir e gerenciar o que cada um deve ou não fazer é algo que exige confiança e muito diálogo. Por isso, saber o que exigir e quando exigir de seus colaboradores criará um bom clima organizacional em sua franquia, afetando positivamente os resultados da empresa.

6 passos para facilitar a gerência de tasks em sua rede

1. Utilize a Matriz FOFA

A Matriz FOFA (ou SWOT) é uma ferramenta que permite identificar os pontos fortes e fracos de um negócio. Assim, você cria a possibilidade de melhorar seus processos que apresentam problemas e qualificar ainda mais aqueles que já estão dando certo. 

No contexto de tasks, alinhado com o planejamento estratégico, você auxiliará que a empresa alcance uma situação futura desejada. Pois, planejar suas ações fica muito mais simples quando se sabe dos pontos positivos e negativos da sua franquia, facilitando o direcionamento dos seus recursos e esforços!

Confira mais sobre a Matriz FOFA em nosso blog.

2. Faça um elencamento de tarefas

Agora que você já sabe o que está bom e o que precisa melhorar, o ideal é listar todas as tasks que você precisa gerenciar. Esse processo, obviamente, não é único e precisa ser feito periodicamente por conta da necessidade de adição de novas tarefas.

3. Aplique alguma matriz de priorização

Quando você tiver essa lista pronta, é hora de definir quais são prioridades para a empresa. As opções a seguir podem te ajudar nesse passo de acordo com a gravidade e impacto da tarefa ou correção de problema.

Eat That Frog

Sua tradução, “coma o sapo”, não deve ser interpretada literalmente. A metodologia é oriunda de uma frase do escritor Mark Twain: “Se o seu trabalho consiste em comer sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã.” 

Ou seja, o ideal para sua franquia pode ser priorizar as maiores e mais importantes tarefas em detrimento as que são menos urgentes.

Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão que busca definir a melhor priorização para projetos e problemas pré-determinados através de um cálculo simples. Com as tasks mapeadas, você deve atribuir notas de 1 a 5 para cada um dos critérios da GUT (gravidade, urgência, tendência) e multiplicá-los.

Por exemplo, uma task com grande impacto nos processos da franquia, prazo médio e com baixa tendência de piora pode receber nota 5 de gravidade, 3 em urgência e 1 para tendência. Assim, seu valor de Matriz GUT será 15, e ao repetir o cálculo para cada uma das tarefas, você terá um ranking de prioridade.

Confira mais sobre a Matriz GUT em nosso blog. 

4. Conheça o Google Tasks e Agenda

No mundo cada vez mais tecnológico que vivemos, o uso de ferramentas digitais se tornou comum. Para o gerenciamento de tarefas, dois serviços do Google se destacam: o Google Tasks e o Google Agenda.

Google Tasks

O Google Tasks permite que você gerencie, salve e edite suas tarefas em qualquer lugar e a qualquer momento. Isso é possibilitado através de um recurso de sincronização em todos os seus dispositivos e contas do Google.

Google Agenda

Já o Google Agenda funciona exatamente como um calendário. Nele, você consegue, em uma interface amigável, adicionar e gerenciar eventos, além de compartilhar a programação com outras pessoas. Ao usar essas duas ferramentas em seu cotidiano empresarial, você garante foco e um acompanhamento especial das atividades do negócio.

Se você procura por um serviço especializado no franchising, o sistema para franquias da Central do Franqueado conta com funcionalidades que podem transformar o operacional do dia a dia em sua franquia. 

Nele, você pode marcar reuniões, enviar comunicados e prestar suporte à sua rede de forma segura e com toda a praticidade da nossa ferramenta. Tudo isso contando com um suporte incrível de uma empresa referência no ramo do franchising.

5. Realize eventuais capacitações

Lidar com ferramentas digitais, ainda que cada vez mais inclusivas, pode ser difícil para algumas pessoas. Por isso, antes de cobrar, é necessário averiguar se todos os colaboradores estão familiarizados com os novos meios.

Caso decida pela abordagem do sistema da Central do Franqueado, a etapa de capacitação deve ocorrer de forma simples. Pois, para facilitar a vida de você e seus franqueados, a plataforma é dinâmica e acessível. Além disso, você terá suporte em tempo real para eventuais dúvidas que possam ocorrer.

6. Avalie o andamento

Qualquer tipo de mudança na forma que uma franquia é gerenciada pode não ser fácil no começo. É necessário respeitar um tempo de adaptação para evitar quaisquer problemas de relacionamento ou de performance.

Por isso, devemos ter uma forma de avaliar o andamento da nova forma de gerenciar tasks. Pesquisas de satisfação são uma ótima forma de fazer isso, com perguntas bem planejadas você consegue obter respostas que indicam o andamento do processo em seu negócio.

Nós, da Central do Franqueado, sabemos da importância de uma boa gerência de tarefas. Além disso, esse processo só é possível através de um bom relacionamento entre os indivíduos de uma rede de franquias. 

Assim, nosso sistema, especificamente o módulo ‘CAF’, conta com funcionalidades que podem transformar o contato entre franqueador e franqueado em sua franquia. Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. 

Leia nosso artigo sobre Planejamento de comunicação e garanta uma comunicação bem alinhada e planejada em sua rede de franquias. Esperamos você! 

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