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Sistema de Gestão: o que é e qual a importância da ferramenta para sua rede de franquias

Postado em: 1 de Março de 2021

Um Sistema de Gestão existe para auxiliar nos processos repetitivos e essenciais do dia a dia de uma empresa. Eles são ferramentas digitais que armazenam, facilitam e otimizam a forma como você opera seu negócio. No franchising, sua aplicação pode poupar tempo e dinheiro em toda a rede, além de contribuir para o  processo de expansão. Confira mais detalhes sobre a ferramenta e sua importância para franquias!

Neste artigo você descobrirá:

O que é um Sistema de Gestão?

Se você é um franqueador ou pensa em se tornar um, deve estar ciente das dezenas de processos que compõem o dia a dia do franchising. Alguns deles, foram naturalmente aperfeiçoados e digitalizados com os avanços tecnológicos, mas muitos ainda sofrem com a burocracia e lentidão de atividades manuais. A solução? Centralizar e otimizar o cotidiano de sua rede com um Sistema de Gestão!

Um Sistema de Gestão é geralmente uma plataforma digital que busca gerir as tarefas e informações do que é executado dentro de um negócio. Suas funcionalidades visam a automatização de processos operacionais, economia de tempo e dinheiro. 

No franchising, além de facilitar a gestão dos processos, como a comunicação com franqueados e a transmissão de know-how, um bom sistema deve centralizar o máximo possível das ações do cotidiano de uma rede. Assim, a chance de expansão da rede crescerá pela efetividade da administração, pois atrairá mais potenciais franqueados.

Quais os benefícios de um sistema de gestão para uma franquia?

Automatiza processos

Com certeza a questão mais falada quando o assunto é Sistemas de Gestão, a automatização de processos se faz presente como uma das melhores formas de reduzir custos e tempo em sua franquia. O dia a dia de uma franquia é completo de processos burocráticos e qualquer forma de otimizar isso resulta em um impacto direto na gestão.

Históricos e mais históricos

Ao usar uma plataforma que permita o armazenamento digital de mídias, você além de armazenar o histórico de dados para eventuais consultas futuras, consegue acessar os materiais a qualquer momento e lugar. Assim, basta uma conexão com a internet para saber tudo que está ocorrendo em sua franquia sempre que precisar.

Otimiza a gestão de estoque

Uma das áreas mais importantes de uma franquia é o estoque. Grande parte das franquias, principalmente as de varejo, possuem um problema na gestão de estoque que se amenizado, pode trazer um grande aumento no lucro para a rede: perdas diárias de mercadoria. 

Geralmente, por conta das muitas unidades envolvidas, o controle precisa ser ainda mais preciso para que não haja perdas. Com o sistema de gestão, você controla de perto as compras realizadas por cada uma das unidades da rede, prevenindo perdas e excessos.

Facilita a capacitação

Com um Sistema de Gestão integrado, é possível armazenar todos os materiais, manuais e treinamentos da marca e disponibilizá-los a seus franqueados. Além disso, qualquer alteração nos documentos será feita de forma digital, economizando dinheiro e tempo com novas reimpressões ou fornecimentos.

Qualifica a comunicação entre franqueador e franqueado

Franqueadores e franqueados precisam estar em sintonia para que a rede de franquias mantenha sua padronização e qualidade. Utilizando um Sistema de Gestão, você vai fornecer aos seus franqueados todas as informações que eles precisam para operar sua marca. 

Porém, além disso, você deve estar disponível para ouvir sugestões, críticas e comentários. Para isso, reuniões periódicas também serão possíveis através de videoconferências.

Ferramentas essenciais em um único lugar

Contratando um sistema de qualidade, você não vai precisar de várias ferramentas diferentes para gerir seu negócio e se comunicar com os franqueados. O sistema para franquias da Central do Franqueado, por exemplo, reúne diferentes módulos como ferramentas de compras, marketing, operacional e de relacionamento.

Implementação rápida e sem custos

Por ser online, plataformas de gestão não possuem custos de instalação. Além disso, a implementação é rápida e pode ser concluída por completo em poucas semanas. O melhor de tudo? Você pode acessar o sistema onde e quando quiser, porque tudo está disponível via internet.

Como a Central do Franqueado pode te ajudar!

A Central do Franqueado possui um sistema de gestão de franquias criado para facilitar a gestão da sua rede de franquias. Com ele, é possível aumentar o engajamento dos franqueados com a rede de forma centralizada, organizada e flexível, e com foco na qualidade e na agilidade do atendimento.

Atualmente, o sistema é composto por três principais produtos. Confira!

Engajamento

O primeiro produto, Engajamento, tem como finalidade buscar resolver os problemas e elevar a eficiência da sua comunicação com franqueados. Sabemos que em uma rede de franquias são muitos os envolvidos e a comunicação muitas vezes acaba sendo prejudicada. Para isso, temos o módulo ‘CAF’ (Central de Atendimento ao Franqueado).

Nele, todas as trocas de informação ficam registrados na plataforma, que envia alertas sobre os prazos caso o franqueado esqueça de algum compromisso. Além disso, você pode marcar reuniões, enviar comunicados e prestar suporte à sua rede de forma segura e com toda a praticidade da nossa ferramenta.

Ainda no Engajamento, temos o módulo ‘Arquivos’. Atualmente, é essencial armazenar arquivos importantes da sua rede em lugares que possam ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar. E mais, os franqueados são notificados sempre que você enviar documentos novos, e você pode monitorar quem os visualiza. 

Por fim, todos os dias são realizados backups, com todas as informações do sistema. Assim, você não corre o risco de perder nada!

Padronização

A principal razão pela qual o franchising funciona tão bem como formato de expansão é o seu princípio de replicação. Em troca do investimento inicial e do pagamento de taxas mensais, franqueados usufruem do uso de uma marca já estabelecida. 

Para isso, é essencial manter um padrão de qualidade para fortalecer a identidade da sua marca com uma franquia padronizada.

Com o produto Padronização, você tem acesso a mais três módulos incríveis que irão facilitar esse processo. Primeiro, com o módulo ‘Compras’, você tem segurança e facilidade no processo de compras por parte dos franqueados.

Por conta de um marketplace integrado, franqueados podem enviar pedidos diretamente aos fornecedores homologados cadastrados na plataforma. Assim, você pode monitorar o volume de compras efetuadas por toda sua rede de forma individualizada por meio de gráficos e relatórios visuais. 

O segundo módulo é o ‘Checklist’. Checklists inteligentes são uma das principais formas de elencar e priorizar atividades e itens a serem cumpridos em qualquer processo. No Franchising, ele pode ser usado desde a fase de implantação até consultorias de campo para garantir a manutenção e padronização de sua franquia.

Por fim, mas não menos importante, temos o módulo ‘Marketing’. Cumprindo o papel de fortalecer a identidade da franquia, aqui é possível centralizar todo o marketing da sua rede ao abandonar a necessidade de utilizar diversas ferramentas. 

O módulo te dá acesso a uma ferramenta interativa que permite disponibilizar peças publicitárias customizáveis, armazenar arquivos de diversos formatos e, é claro, definir os padrões visuais da sua rede. Assim, o processo de marketing da franquia será facilitado e otimizado.

Expansão

O último dos produtos é o franchising de forma resumida, o Expansão. O objetivo final de todo franqueador é a expansão de sua rede. Para isso, é necessário seguir os passos mencionados e preparar sua franquia da forma certa com os módulos de expansão.

Iniciamos com o módulo ‘CRM’. O CRM é um conjunto de estratégias de relacionamento, baseadas em uma metodologia de abordagem, oferta e acompanhamento da empresa. Nosso CRM personalizado visa acelerar a expansão da sua franquia e garantir mais negociações, com menos falhas durante o processo.

Com ele, é possível visualizar todas as etapas do seu funil de vendas, monitorar o tempo gasto em cada fase de negociação e identificar os principais gargalos para vendas de novas unidades.

Depois, temos o módulo ‘Projetos’. Ao utilizá-lo, inaugurações de novas unidades não sairão mais de controle. O motivo? Você terá total controle dos seus projetos, poderá prever atrasos com antecedência e identificar qualquer gargalo em seus processos. 

Além disso, seus franqueados poderão acompanhar passo a passo o que acontecerá até o lançamento da unidade. 

O último produto que a Central do Franqueado oferece é uma oportunidade, o Portal de Franquias. Por sermos referência no mercado de franquias, lançamos um portal com vários mini sites personalizados de franquias estabelecidas. 

Lá, conectamos nossa audiência com nossos clientes franqueadores, expondo a marca em um ambiente respeitado e que possibilita a geração de leads qualificados para você e sua franquia.

Conclusão

Atualmente, a Central do Franqueado atende dezenas de franquias de todo o Brasil. Nosso principal diferencial é a agilidade no atendimento das demandas dos clientes. Em média, demoramos menos de um minuto para responder os pedidos e esclarecer as dúvidas que nos são enviadas.

Nossa equipe de atendimento ao consumidor é composta por profissionais de TI. Isso permite que tenham uma maior compreensão sobre todos os aspectos técnicos relacionados ao software. Desta forma, é possível resolver eventuais problemas de forma muito mais rápida.

Acreditamos muito no nosso trabalho e confiamos que a nossa plataforma pode fazer a diferença para a sua rede. Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. 

Se gostou deste conteúdo, leia nosso artigo sobre Programa de Excelência e saiba como ter uma melhoria contínua de processos internos de sua franquia. Esperamos você!