Saiba o que é e como fazer o organograma empresarial

“Você já deve ter se deparado com um organograma de empresa. Muitas vezes, quando se trata de uma organização grande, esse mapa é um pouco confuso, porém, é um documento necessário para identificar os empregados, as funções que desenvolvem e em qual equipe estão alocados. Com a tecnologia que temos à nossa disposição, podemos pensar em fazer um organograma com o uso de ferramentas mais modernas, priorizando o acesso fácil, a atualização rápida e o aproveitamento desse recurso para uma percepção clara do quadro de funcionários” 

O que você verá nesse conteúdo:

O que é Organograma?

Organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica de uma empresa, isto é, do desenho organizacional. Consiste na configuração global dos cargos e da relação entre as funções, autoridade e subordinação no ambiente interno da organização. O organograma é considerado a melhor representação gráfica do desenho organizacional.

Ele é especialmente útil para pessoas de fora da empresa. Pois ao visualizar o organograma, a pessoa deve ser capaz de identificar qual pessoa contatar para resolver determinado problema. Para funcionários recém-chegados , terão uma maior noção da sua posição e do seu papel no esquema global da empresa, além de deixar claro quem se reporta a quem.

Alguns organogramas apresentam o nome do dirigente de cada departamento. Bem como o número de funcionários subordinado a ele e informações referentes à divisão do trabalho. No entanto, um organograma com apenas o nome dos cargos é mais interessante. E sendo com os nomes dos dirigentes faz com que os manuais organizacionais tenham que ser constantemente reeditados. Para atualizar nomes, sempre que houver mudança de direção.

Outra vantagem do organograma é identificar falhas estruturais na empresa, tais como duplicidade de funções e o consequente desperdício de mão-de-obra. Os principais objetivos de um organograma são: apresentar os diversos órgãos competentes de uma organização, comunicar os vínculos e relações de interdependência entre os vários departamentos e indicar os níveis hierárquicos em que se dividem uma determinada empresa.

Entenda o Organograma Empresarial

O organograma de uma empresa é parte de sua organização estratégica. Pois ele é importante para definir responsabilidades e limites, clarificando a cadeia hierárquica geral. Por meio dessa ferramenta, uma empresa, de qualquer porte, promove a visualização de sua organização a todos os seus colaboradores e parceiros.

O organograma empresarial serve para representar a estrutura dos diferentes tipos de empresa e seu funcionamento hierárquico. Nas pequenas e médias empresas, essa estrutura é conhecida por todos, não havendo, na maioria das vezes, necessidade de se elaborar um organograma gráfico da instituição.

Nas empresas de maior porte, no entanto, essa ferramenta é de extrema importância. Para que todos entendam como a empresa funciona administrativamente. O organograma de qualquer empresa é montado por meio de formatos gráficos, geralmente quadrados ou retângulos, com cada figura representando um cargo dentro da empresa.

Ele não deve apresentar nomes, já que são os cargos que importam dentro de estrutura administrativa. Quando houver uma equipe, por exemplo, coloca-se o nome da equipe, e não o das pessoas que a compõem. As linhas no organograma de uma empresa separam e mostram os níveis de hierarquia na administração da empresa. Tornando mais fácil entender quem é subordinado a quem nessa estrutura.

O organograma empresarial, como mostra a estrutura administrativa da empresa, ajuda a simplificar o funcionamento e a fazer com que todos saibam a quem devem se reportar. Diante de qualquer problema, ou prestar contas de suas obrigações.

Nele, devem ser definidos todos os níveis hierárquicos da equipe de colaboradores, mostrando cada setor abaixo de sua própria estrutura e representando. Assim, de modo gráfico como é distribuída a organização dos cargos. Essa distribuição deve ser feita desde a gerência ou diretoria até os cargos mais baixos hierarquicamente, definindo quem deve responder a quem em relação aos processos operacionais e administrativos.

Existem alguns tipos de organogramas, que são eles: organograma vertical, organograma circular ou radial, organograma funcional, organograma matricial, organograma linear de responsabilidade e organograma em barras.

Função do Organograma Empresarial

O objetivo do organograma é ilustrar, de forma clara, cada departamento da empresa e seus colaboradores em questão. Com intuito de esclarecer dúvidas de clientes, parceiros e fornecedores. O ponto positivo é garantir a agilidade da percepção das áreas de negócios. Ou seja, entender quem é o responsável e quais departamentos podem crescer e para onde os colaboradores podem almejar uma evolução.

A interpretação de um organograma não deve ser linear quando o tema é desenvolvimento de carreira. O nível no qual o funcionário chegará depende de seu desempenho. Ou seja, pelo organograma, um funcionário de assistente irá para analista júnior, mas, esta interpretação não deve ser limitada.

Em outras palavras, o organograma esclarece dúvidas de clientes, parceiros e fornecedores. Outra função importante do organograma é proporcionar a agilidade na percepção das áreas de negócio. A partir do momento em que se conhecem os responsáveis, e os departamentos, fica mais fácil entender para onde esses podem crescer e como os colaboradores podem contribuir para tanto.

Resumindo, o organograma empresarial ajuda a reconhecer possíveis problemas, da mesma forma que ajuda a desenvolver melhorias para as áreas que as necessitam. Porém, para que um organograma cumpra seu papel com excelência, é preciso que ele seja claro e flexível. 

Claro para que represente com fidelidade a estrutura da empresa, sem deixar margem a interpretações errôneas. Flexível para que as pessoas não se tornem engessadas dentro de uma hierarquia rígida. Com isso, muitas vezes pode comprometer a desenvoltura dos departamentos e dos funcionários. Ou seja, um organograma eficiente deve retratar o momento atual da empresa e ser flexível o suficiente para ser alterado de acordo com a necessidade e com as mudanças do dia a dia da empresa.

Como montar um organograma para a sua rede?

  • Faça uma pesquisa 

O primeiro passo é listar todas as equipes, os cargos e as pessoas que exercem cada função. Para isso, você precisa realizar uma pesquisa e conversar com cada funcionário. A sugestão aqui é usar uma ferramenta para pesquisa on-line, enviar para todos os profissionais e pedir o preenchimento dos principais dados.

  • Identifique as hierarquias

Em segundo lugar, procure identificar quantas e quais são as estruturas de cargos da empresa, definindo os graus de hierarquia entre eles. Esses dados são importantes para saber o tamanho e qual a melhor forma de estruturar o organograma.

  • Escolha o melhor modelo

modelo vertical ou clássico: é o formato mais conhecido, representando a hierarquia de cima para baixo, interligando caixas com informações por meio de setas;

o modelo horizontal: também organizado com caixas e setas, esse modelo posiciona os cargos da esquerda para a direita;

modelo circular: nesse modelo, o cargo de maior responsabilidade ocupa o centro do organograma, enquanto os outros são dispostos em torno desse miolo. Quanto maior a posição na empresa, mais próxima essa função fica do centro.

  • Selecione a ferramenta mais adequada 

Há diversos programas para a montagem de um organograma. Esse gráfico pode ser feito no Word, no Powerpoint ou no Excel, apresentando níveis diferentes de complexidade.

Uma novidade interessante por exemplo, é a possibilidade de fazer o organograma pelo Trello. Nele você pode inserir fotos, preferências e hobbies dos funcionários. Nesse caso, o organograma passa a ser um instrumento interessante de socialização. Além disso, o uso de um aplicativo mais moderno facilitará a atualização do arquivo. O que é inevitável devido à rotatividade normal de funcionários em uma empresa.

  • Valide as informações 

Com o organograma pronto, é hora de conversar com os líderes de cada setor e validar as informações. Os dados sobre os funcionários estão corretos? As hierarquias estão organizadas corretamente? Após essa validação, o organograma pode ser documentado e disponibilizado para acesso.

  • Apresente o organograma para toda a empresa

Depois de estruturado e corrigido, é hora de exibir as informações. O organograma pode ser impresso e afixado no mural de recados, ou disponibilizado em alguma ferramenta de comunicação interna digital, como uma rede social corporativa ou um recurso de intranet.

É importante que esse gráfico seja compartilhado, afinal, trata-de um recurso que auxilia a todos. Limitar o acesso às informações que ele carrega faz com que a empresa não usufrua de todas as vantagens que o organograma pode proporcionar.

Gostou do conteúdo? Saiba mais acessando nosso conteúdo sobre Segurança no Trabalho. Boa leitura! 

Resumo

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