Como manter uma boa comunicação interna em uma rede de franquias

Franqueadores, franqueados e funcionários precisam estar em sintonia para que a rede de franquias mantenha sua padronização e qualidade. É por boas práticas de comunicação interna que a empresa desenvolve proximidade entre os profissionais, por mais distantes que estejam. Veja cinco dicas para criar conexões fluidas e práticas para sua rede.

Não existe franquia sem comunicação. O funcionamento de uma rede de franchising é pautado por conexões em rede. O franqueador cede o direito de uso da sua marca a novos franqueados. Esses, por sua vez, contam com o trabalho de funcionários para a produção e entrega de serviços.

O conhecimento sobre a gestão das unidades e a capacidade técnica para manter os padrões de qualidade da marca são desenvolvidos por meio do contato. Importante ressaltar, também, que o principal motivo para o fracasso de uma unidade são as falhas de comunicação interna. Elas prejudicam a entrega de suporte aos franqueados e, consequentemente, a resolução dos eventuais problemas.

A distância física entre as unidades de uma rede e a falta de clareza na troca de informações podem potencializar problemas e conflitos no dia a dia da empresa. Isso pode ser resolvido com desenvolvidas práticas de comunicação interna. Dar a devida importância às ferramentas de suporte, às reuniões periódicas e à aproximação entre o franqueador e os franqueados é algo necessário para a sobrevivência da empresa.

Separamos cinco dicas de comunicação interna para que as conexões se mantenham durante o processo de expansão de sua rede de franquias. Isso é prezar pela qualidade dos produtos e serviços entregues ao consumidor. Analise as necessidades do seu negócio e repense desde já o que parece estar inadequado.

1. Comunique constantemente princípios e políticas internas definidas

Antes de mais nada, é preciso delimitar o que a rede, como ambiente de trabalho, será para os novos franqueados e funcionários. Formatar uma franquia é afirmar uma missão, uma visão e valores que serão compartilhados por todos os profissionais dentro dela. É isso que possibilita a criação de políticas internas de trabalho, as quais são necessárias para definir a postura dos franqueados e funcionários durante a rotina das unidades.

As políticas precisam ser comunicadas e fixadas na mentalidade de todos dentro de uma rede de franquias. Tais informações precisam ser conhecidas e incorporadas. O aprendizado tem início nos programas de treinamentos dos franqueados, mas é fundamental que continue no dia-a-dia.

Para isso, deve-se estabelecer canais adequados para que mensagens sejam compartilhadas. Operadores e funcionários, ao entenderem mais sobre onde trabalham, qualificam seu trabalho em prol do crescimento da empresa.

Dica: dispor de materiais de conscientização e manuais de conduta são medidas básicas, mas às vezes, campanhas de endomarketing bem direcionadas são necessárias para destacarem princípios e políticas específicas.

2. Utilize canais centralizados (e apropriados) de comunicação interna

Já adiantamos: o WhatsApp não é um canal adequado para gerenciar uma rede de franquias, por menor que ela seja. Por quê? Porque a ferramenta não foi criada para isso e, por isso, não tem as funcionalidades necessárias para suprir a tarefa.

Os chats são muito práticos para uso pessoal, mas não para suprir as demandas de uma empresa. É fundamental dispor de um meio centralizado de comunicação, que seja de fácil acesso para franqueados e que organize as pautas a serem resolvidas.

É claro que a Internet é a forma mais ágil para criar conexões em rede. São muitas as opções de canais de comunicação online: sistemas de  intranet, newsletters, portais de suporte, entre outros. O que importa é que o escolhido seja adequado para o perfil da empresa, sempre mantendo as informações, notícias, mensagens e materiais organizados para consulta imediata dos franqueados.

Dica: a Central do Franqueado é uma solução prática para qualquer rede de franquias. Através da sua plataforma online, a qual possui módulos de atendimento aos franqueados, facilita o envio e armazenamento de manuais e documentos importantes. Além disso, possibilita a realização de treinamentos online, tornando mais práticas várias questões operacionais importantes para o funcionamento da rede.

3. Tenha profissionais responsáveis por colocar a comunicação em prática

Quanto mais uma rede cresce, maiores serão as demandas de comunicação e suporte dos franqueados. Sozinho, nenhum franqueador consegue suprir essa tarefa. Contar com uma equipe direcionada exclusivamente para manter contato com as unidades é fundamental para que a rede se mantenha nos conformes.

Se a empresa ainda não possui verba para isso, defina ao menos um profissional qualificado responsável por responder às demandas dessa área com rapidez e eficácia. Isso facilita a comunicação com os franqueados, pois é uma forma de facilitar o esclarecimento de dúvidas. Impedir que as informações se percam é importante para evitar ruídos e interpretações equivocadas por parte dos operadores.

Dica: a função de comunicação em franquias pode ser exercida pelos consultores de campo. Esses, visitam as lojas e mantêm contato pessoal com os operadores. É uma forma de reunir informações importantes a respeito das unidades e de diagnosticar quais são as demandas e dúvidas mais recorrentes dos franqueados. A partir disso, fica mais fácil tomar medidas que envolvam mudanças em rede.

4. Crie a cultura de realizar reuniões, convenções e comitês em rede

Não é somente durante o programa de treinamento que o franqueador deve ter contato com os franqueados. Os encontros devem ocorrer constantemente sempre que surgir algum motivo. Um deles é o reconhecimento dessa relação profissional como algo importante para a sintonia em rede.

Conversar e colocar as pautas em dia é uma forma de tornar a empresa mais eficiente e de acolher os operadores. Nisso, eventos internos, cursos, convenções presenciais e comitês fazem toda a diferença.

Apresentar pessoalmente o balanço das atividades da rede, dividir estratégias e planos futuros e ainda coletar feedbacks e sugestões dos seus franqueados são tópicos que podem ser abordados nesses encontros. Criar uma comissão para resolver eventuais crises de comunicação é uma forma de estabelecer estratégias de ação preventiva.

A maioria das empresas não prepara seus profissionais para agirem em momentos inesperados. A atuação de funcionários e gestores despreparados para lidar com problemas e com a insatisfação do público pode acabar manchando a imagem da marca.

Dica: delimitar lideranças é uma maneira de coordenar as ações dos franqueados em casos de crise. As lideranças serão responsáveis por representar os franqueados e a empresa quando problemas surgirem publicamente e os consumidores saírem insatisfeitos.

5. Estreite os laços profissionais com os franqueados

Reuniões e comissões são um ótimo espaço para comunicação pessoal em franquias. Mas, muito mais do que isso, são uma forma de manter e estreitar laços entre franqueadores e franqueados. A boa relação profissional entre as partes é necessário para que visões sejam compartilhadas, objetivos sejam definidos e metas sejam atingidas em equipe. Desentendimentos profissionais são extremamente prejudiciais para redes de franquias. A afinidade profissional, entretanto, é um diferencial para a expansão de qualquer rede. No franchising, o sucesso se conquista em conjunto.

Dica: conquistar a afinidade de franqueados é um desafio que vai além do ambiente de trabalho. Por isso, a importância de marcar momentos para socializar: seja um happy hour, seja uma festa de final de ano. Franqueadores de redes pequenas podem aproveitar a proximidade para criarem esse costume desde o início da formatação da rede.

No fim das contas, comunicação interna é uma questão de costume e de percepção da importância dos laços profissionais. Se você é franqueador, ou pretende franquear, tenha em mente que sua rede será o local onde profissionais passarão sua maior parte do tempo. Logo, utilize da comunicação para que se sintam bem-vindos e para que sejam compreendidos. Um bom ambiente de trabalho faz toda a diferença na produtividade de qualquer funcionário.

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