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PMO: o que é, sua importância e como implementá-lo em sua rede

Postado em: 20 de Abril de 2021

PMO (Project Management Office, ou Escritório de Projetos) é um setor focado exclusivamente em garantir o sucesso de projetos e implementações de forma bem planejada. Em redes de franquias, seu foco é principalmente em projetos de expansão, qualificando o processo e atraindo novos franqueados. Saiba mais sobre sua importância e como implementá-lo em sua franquia!

O que é PMO?

Em uma rede de franquias, a gestão de projetos, principalmente de expansão, pode ser uma dor de cabeça até mesmo para franqueadores experientes. Planejamento, diretrizes e organização são fatores indispensáveis durante todo o processo, desde o primeiro contato até a inauguração da unidade. Para te ajudar, surge um conceito que busca colocar ordem na gerência de projetos, o PMO.

O PMO (Project Management Office, ou Escritório de Projetos) é um setor do seu negócio focado exclusivamente em garantir o sucesso de projetos e implementações de forma bem planejada. Com isso, ele torna a produção mais eficiente, reduz desperdícios e facilita a distribuição de recursos pela rede como um todo.

Apesar disso, a sigla também vem ganhando um novo significado muito mais pessoal: Project Management Officer. Essa simples adição de um “r” transforma o setor em uma única pessoa responsável por essas atividades. 

De forma geral, o escritório está um passo acima de uma figura mais individual que pode estar atrelada a um menor número de projetos. Enquanto isso, o escritório é responsável pela totalidade dos planos e deve delegar e conversar com gestores menores.

Assim, independente de quantas pessoas vão compor cada âmbito de projetos da sua franquia, as funções exercidas são as mesmas e o objetivo também se mantém, apenas o escopo é maior ou menor. Ainda assim, como é um setor voltado à parte burocrática dos projetos, muitos ainda têm receio com sua implementação, o julgando como algo custoso e desnecessário.

Porém, esse preconceito vem diminuindo à medida que o mercado se torna cada vez mais competitivo e essa concorrência não permite erros. Por fim, antes de conhecer mais sobre a importância do PMO e como você pode implementá-lo em sua franquia, temos que conhecer os tipos de PMO que existem e suas aplicações!

PMO corporativo 

Esse é o principal PMO de uma organização, pois abrange todos os projetos de uma empresa, independente do setor. Por isso, ele é responsável máximo por qualquer obstrução no planejamento ou impedimento na realização de um projeto.

PMO organizacional

Já o mais comum, é o PMO organizacional (ou PMO departamental). Ele é mais segmentado que o PMO corporativo, pois diz respeito a projetos de setores específicos de uma empresa. Além disso, deve prestar contas e entregar resultados ao PMO anterior como forma de gerir o progresso dos projetos da empresa.

PMO operacional

Por fim, mas não menos importante, temos o PMO operacional. Ele é um PMO temporário que surge apenas durante o desenvolvimento de um projeto específico. Assim, ele existe exclusivamente para auxiliar na gerência de um único projeto e é suspenso quando o mesmo chega ao fim.

Agora que você já sabe dos tipos de PMO, é hora de finalmente descobrir os benefícios que ele pode trazer à sua franquia. Confira!

Qual a importância do PMO?

Evita sobrecargas

Muitas vezes, acaba sendo responsabilidade de uma única pessoa, geralmente o franqueador, todas as funções e atividades de um projeto em uma rede de franquias. Com um PMO, isso não acontece e esse responsável pode se preocupar apenas em realizar suas devidas tarefas.

Assim, se evita erros por estresse e sobrecarga que podem comprometer qualquer projeto. O PMO vai acompanhar o andamento do projeto, milestones, controlar recursos e sugerir quaisquer mudanças necessárias para garantir a excelência do produto final.  

Menos problemas em projetos

Como vimos anteriormente, um projeto organizado tem menos chances de dar errado. Dessa forma, imagine os problemas que um projeto com erros pode trazer para uma rede ainda em fase inicial de crescimento e expansão? Com certeza pode afastar potenciais investidores.

Maior produtividade sem apressar

Pressa muitas vezes está ligada à imperfeição, mas quando bem estruturada e planejada, uma série de projetos pode acontecer de forma até mesmo simultânea. Desde que haja um responsável por cada projeto e um núcleo maior para gerência e administração de recursos, tudo acontecerá de forma tranquila e sem maiores sobrecargas, até em redes menores.

Assim, você terá uma maior produtividade sem deixar a qualidade de lado e gastando menos pela excelência na distribuição de gastos e planejamento.

Lembre-se: com um PMO, tudo é mais eficiente.

Facilitar o compartilhamento de recursos

Para facilitar a vida de qualquer gestor ou setor de uma empresa, metodologias e ferramentas são adotadas regularmente em busca de otimizar processos. Assim, acontece uma implementação e padronização de metodologias e ferramentas por todos os tipos de PMO, facilitando uma transição de colaboradores e de conhecimento entre eles

Dessa forma, é possível a realização de reuniões entre setores para a otimização, sugestão e geração de ideias mesmo entre projetos bastante diferentes. Afinal, uma segunda opinião, ainda mais de alguém por dentro da metodologia e qualificado o bastante, nunca é demais.

É uma forma de treinamento

Essa interação com outras áreas da empresa em conjunto com o compartilhamento de informações faz com que o PMO se transforme em uma espécie de consultoria dentro da empresa. Com isso, os profissionais da sua rede estarão, de certa forma, sendo constantemente treinados e conscientizados sobre as melhores práticas para desenvolvimento dos projetos da rede.

Tomada de decisão

A tomada de uma decisão importante pode causar uma grande repercussão por toda uma rede de franquias. Por isso, é necessário se atentar em como buscar melhorias e mudanças da melhor forma possível. Com o PMO, a gestão será eficiente e não desperdiçará recursos com ‘achismos’ e intuição.

Como implementar o PMO em sua franquia?

Agora que você já conhece os motivos para implementar o PMO em sua franquia, vamos nos preparar para implementar o conceito de fato. Porém, antes disso devemos nos atentar a uma série de boas práticas que vão facilitar esse processo!

Antes de começar a gerenciar projetos em um PMO, é essencial que se defina quais serão os serviços realizados no escritório de projetos. Só assim será possível realizar uma delegação de tarefas com qualidade e evitar dor de cabeças futuras com decisões simples.

Depois disso, você deve se reunir com seus franqueadores para explicar o conceito de PMO e como ele vai agregar no desenvolvimento dos projetos da rede. Ainda que projetos de expansão geralmente se devam apenas ao franqueador, outros projetos têm a participação dos franqueados e eles precisam estar por dentro.

Isso resulta em uma definição clara de quais são os papéis e responsabilidades da equipe do escritório de projeto, do franqueador, do gerente de projetos e da rede de franqueados em geral. 

Então, vamos ver o passo a passo de como fazer a implementação do PMO? Confira!

1. Defina seus objetivos

São vários os motivos que podem estar te levando a criar um PMO em sua franquia. Você pode estar querendo maior produtividade, sua equipe pode estar cometendo erros ou quer maior comunicação entre equipes. A questão é: saber o que você precisa para determinar a estruturação do PMO da sua rede.

2. Desenvolva a infraestrutura 

Agora é hora de desenvolver a infraestrutura do escritório de projetos, tanto fisicamente quanto no capital humano. Avalie investimentos em novos espaços, contratações e até mesmo softwares que podem auxiliar nesse momento. Além disso, é aqui que se define o responsável por cada processo do PMO.

3. Capacite os envolvidos

A capacitação é um dos principais processos de qualquer metodologia. São diversas as metodologias para garantir a excelência nesse processo, inclusive treinamentos a distância nessa época de pandemia. 

É fundamental que a franqueadora encontre as melhores formas de transferir esse conhecimento e função aos novos colaboradores, seja com reuniões, cursos ou workshops

4. Organize as equipes devidamente

Explorando um pouco mais a questão do capital humano, esses responsáveis precisam saber sua função, a quem delegar atividades e a quem reportar avanços e problemas. Muito desse processo pode ser resolvido de forma autônoma por eles mesmos, mas é você, franqueador, que deve ter a palavra final na organização. 

Além disso, não esqueça, como mencionamos, de reportar as novas mudanças a seus franqueados e esperar por feedbacks e sugestões de melhorias para os processos desenvolvidos.

5. Faça um projeto de testes

Após a implementação de fato, é provável que vários projetos já estejam em execução e, portanto, não deverão sofrer intervenções. Então, para validar o PMO de forma mais profunda, inicie um novo projeto, de caráter simplificado. 

Não escolha nada muito complexo, apenas um com as características necessárias para testar as novas diretrizes e para analisar os resultados em busca de corrigir quaisquer problemas que surjam.

6. Inicie e não tenha medo de mudar

Finalmente, comece a desenvolver projetos reais e complexos na franquia utilizando o PMO desde o início. Não se assuste caso ocorram problemas, afinal, é o início de uma nova metodologia e as coisas vão se corrigindo com o tempo. 

Porém, é essencial que você se atente a esses feedbacks, tanto de colaboradores quanto os óbvios que se sente no dia a dia de uma empresa.

A solução da Central do Franqueado

O que pode ser melhor para sua franquia do que confiar em um sistema de gestão especializado em franchising? Nós, da Central do Franqueado, acreditamos na importância de uma boa gestão para todos os projetos de sua rede de franquias. Por isso, te apresentamos o nosso Sistema para Franquias, mais especificamente o módulo ‘Projetos’

Com esta ferramenta, a gerência de seus planos de expansão não sairá mais de seu controle. Seus franqueados poderão acompanhar o passo a passo do que acontecerá até a inauguração da unidade e qualquer novo produto será lançado com excelência. Assim, todos terão mais controle e organização para executar os processos designados. Economize tempo e dinheiro organizando seus projetos de forma otimizada!

Além disso, ele permite a você e seus colaboradores tudo aquilo que mencionamos durante o artigo. Ou seja, não dá para ficar de fora dessa! Venha logo para a Central do Franqueado e economize recursos nas implantações da sua franquia!

Se tiver dúvidas, que tal solicitar uma demonstração? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. 

Não esqueça de ler nosso artigo sobre as principais tendências do mercado de franquias para 2021. Esperamos você!