Plano de ação é uma estratégia utilizada para planejar tarefas e atividades a serem executadas dentro de uma organização. Essa metodologia visa aumentar a produtividade, promover ações dentro de uma organização e ter domínio sobre a gestão do tempo. Saiba qual é a importância dessa ferramenta e como utilizá-la, neste conteúdo.
Confira o que você irá encontrar neste post:
- O que é um plano de ação?
- Para o que serve um plano de ação?
- Como montar um plano de ação?
- Modelo de plano de ação
O que é um plano de ação?
Um plano de ação ou plano de atividades/tarefas é uma estratégia utilizada por gestores e executivos no planejamento de atividades em uma organização. Um plano de atividades contém metas e objetivos a serem alcançados por aquela organização com a participação de seus colaboradores.
Basicamente, um plano de ações é uma metodologia utilizada para alcançar um certo objetivo. O percurso para chegar ao objetivo são as atividades que serão geridas e distribuídas entre os colaboradores.
Para o que serve um plano de ação?
Esta metodologia normalmente é usada em empresas dentro do seu planejamento estratégico para alcançar metas e objetivos. Um plano de atividades contribui diretamente para a gestão do tempo de seus participantes. Ao estabelecer atividades e delegar funções, os gestores conseguem direcionar um objetivo comum a todos os colaboradores.
Podemos aplicar este exemplo no ramo do franchising, por exemplo. Quando uma franquia identifica um problema interno, como baixo volume de vendas, por exemplo, é possível traçar um plano de ação. Essa rede irá traçar o seu objetivo, que é aumentar suas vendas. Com isso, a franquia irá distribuir atividades que contribuirão para alcançar esta meta entre os seus franqueados, responsáveis pelo setor de vendas e marketing.
Além de contribuir para o aumento da produtividade, um plano de atividades também fortalece a cultura organizacional. Você sabe por quê? Quando se estabelece um objetivo em comum aos colaboradores da sua organização e distribui responsabilidades a cada um, alcança-se uma unidade objetiva, fazendo com que todos se esforcem para chegar a um ponto em comum.
Como montar um plano de ação?
Existem diversas formas para realizar o planejamento de suas atividades. Porém, nem todos podem ser eficazes como um plano de ação. Há softwares que oferecem a implantação de um plano de ações para atividades organizacionais.
A Central do Franqueado segue o modelo de plano 5W2H no planejamento de franquias. Após a realização de auditorias, este modelo aparece automaticamente ao cliente. Com isto, a estruturação do plano se dá de forma objetiva e prática. Sendo assim, possibilita enxergar de forma clara o que precisa ser feito para alcançar a meta.
A estrutura básica da metodologia 5W2H é da seguinte maneira:
- 5Ws:
-
-
- What (o que): define qual o seu objetivo;
- Who (quem): quem será o responsável por essa atividade;
- When (quando): prazo definido para certa atividade;
- Why (por que): motivo por qual esta ação está sendo empregada;
- Where (onde): onde será implementada ação; setor da empresa, por exemplo.
-
- 2Hs:
-
- How Much (quanto): quais serão os recursos gastos para realizar esta atividade;
- How (como): quais atividades serão necessárias para a ação ser implementada
É baseado nesses 7 itens que esta metodologia é utilizada para alcançar objetivos. É uma forma prática de planejar estrategicamente uma organização.
Para saber mais sobre o modelo de plano de ação 5W2H, acesse nosso conteúdo completo sobre o assunto. Confira abaixo como montar um plano de ação em 5 passos:
Estabeleça um objetivo
A primeira coisa a ser feita para elaborar um plano de atividades é traçar uma meta a ser alcançada. Os gestores ou executivos da organização precisam identificar um problema e colocá-lo como objetivo a ser melhorado.
Podemos enxergar melhor exemplificando. Digamos que o problema seja uma baixa nas vendas, como já citamos. O objetivo será, obviamente, aumentar as vendas. Ao estabelecer isto como meta, o plano de ações deve ser estruturado com atividades que visem melhorar este cenário.
Planeje suas ações
A partir do momento que o objetivo já está estabelecido, é necessário analisar quais as atividades devem ser desempenhadas. A divisão de tarefas faz parte do planejamento.
O estágio de divisão de atividades contempla a definição de quem vai fazer o que, o prazo a ser entregue, os recursos a serem utilizados e etc. Uma dica importante é dividir atividades em pequenas ações, que tornarão a gestão de tempo mais eficiente.
É importante lembrar que as atividades devem ter prazos realistas e possíveis de serem realizados dentro do tempo. Desse modo, a equipe toda estará integrada nesta ação e contribuirá para o alcance desse objetivo.
Monitore seus resultados
O processo de planejamento não pode terminar após as atividades estarem estabelecidas. É importante que os gestores que propuseram este plano acompanhem o andamento do processo e se comprometam em manter a equipe engajada.
O monitoramento dos prazos e da realização das tarefas propostas a cada um deve ser feito regularmente. A sua equipe só alcançará o resultado que almeja se tiver uma boa gestão de pessoas por trás do projeto. O incentivo e reconhecimento do trabalho realizado pelos colaboradores irá impactar na performance e nos resultados.
Aprenda com o feedback
Alcançar o objetivo definido no início é o resultado essencial do plano de ação. Porém, não é a única coisa a ser observada após terminado o projeto. É importante que após o final do caminho haja aprendizado por parte da equipe e, principalmente, dos executivos.
Ter um bom feedback por parte dos colaboradores e realizar uma análise dos resultados será essencial para projetos futuros. Saber o que funcionou, o que pode ser melhorado irá impactar na performance da próxima ação. É através de uma auto-análise que será possível diminuir os erros e amplificar os bons resultados.
Modelo de plano de ação
Provavelmente muitos devem estar se perguntando: “Mas por onde eu começo? Como fazer o meu próprio plano de atividades?”. Portanto, iremos colocar logo abaixo um modelo de plano de ação baseado na metodologia 5W2H. O objetivo deste plano de ação será aumentar as vendas de uma empresa. Confira!
Plano de ação – 5W2H |
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What (o que) |
Who (quem) |
Where (onde) |
Why (por que) |
When (quando) |
How (como) |
How much (quanto) |
Promover campanha de marketing digital | José | Mídias sociais | Aumentar o alcance da marca | Prazo de 10 dias | Compartilhando visão da marca através de conteúdos | Valor pago por publicação |
Ampliar a geração de leads | José | e-mail da empresa | Otimizar processo de e-mail marketing | Prazo de 15 dias | Através de software de disparo de e-mails | Valor pago pela contratação do software |
Criar um blog – utilizar Inbound Marketing | Maria | Blog da empresa/Redes sociais | Atrair clientes criando conteúdo eficiente e oferecendo uma solução; Capturar leads. | Prazo de 30 dias para implementação | Criando conteúdos com soluções que a empresa oferece. Utilizando ferramentas de SEO | Salário de um redator/Pagamento por publicação a um freelancer. |
Qualificar equipe de vendas | Ana | Setor de vendas | Aumentar autoridade da equipe e conhecimento sobre a área que atua | Prazo de 10 dias | Oferecendo cursos e treinamentos | Valor pago por cursos online/Palestrantes, etc. |
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