Plano de ação: saiba como utilizar e aprenda a aumentar a produtividade em sua franquia

O desenvolvimento de um bom plano de ação pode garantir uma revolução em sua franquia. Essa metodologia visa aumentar a produtividade, promover ações dentro de uma organização e ter domínio sobre a gestão do tempo. Saiba qual é a importância dessa ferramenta e como criá-la com excelência! 

Neste conteúdo você lerá sobre:

• O que é um plano de ação?
• Qual a importância de um plano de ação?
• Como montar o plano de ação?
• Exemplos e modelos de plano de ação

O que é um plano de ação?

Já se pegou pensando em como sua rede de franquias parece crescer sem ter uma direção em mente ou que franqueados e colaboradores apresentam dificuldades de entender e alcançar os objetivos estipulados pela franqueadora? Então, talvez sua empresa careça de um bom plano de ação.

Um plano de ação é uma estratégia utilizada por gestores no planejamento de atividades de uma organização. Ao delinear um caminho de sucesso e promissor, com metas a serem alcançadas pela empresa e os seus colaboradores, você garante um engajamento e motivação extra que resultam em um aumento natural na produtividade da franquia.

Dessa forma, sua franquia terá em mãos um processo poderoso, criado para possibilitar qualquer situação futura desejada, do modo mais eficiente, mobilizador e competitivo possível. Com guias detalhados e de sucesso comprovado de tarefas a serem seguidas pelos colaboradores, sua rede atingirá os resultados esperados.

Além disso, ele é geralmente integrado ao planejamento estratégico para alcançar metas e objetivos. Esses planos contribuem diretamente para a gestão do tempo de seus participantes e, ao estabelecer atividades e delegar funções, os gestores conseguem direcionar um objetivo comum a todos os colaboradores. 

No franchising, por exemplo, quando uma franquia identifica um problema interno, como baixo volume de vendas, é possível traçar um plano de ação. Essa rede irá traçar o seu objetivo, que é aumentar suas vendas. Com isso, a franquia irá distribuir atividades que contribuirão para alcançar esta meta entre os seus franqueados, responsáveis pelo setor de vendas e marketing.

Além de contribuir para o aumento da produtividade, um plano de atividades também fortalece a cultura organizacional e engaja franqueados. Quando se estabelece um objetivo em comum aos colaboradores da sua organização e distribui responsabilidades a cada um, alcança-se uma unidade objetiva, fazendo com que todos se esforcem para chegar ao mesmo ponto.

Qual a importância de um plano de ação?

Como qualquer processo ou otimização que se populariza nos dias de hoje, o plano de ação também possui uma série de vantagens e benefícios que visam diferenciar sua franquia da concorrência. Confira as principais delas!

Além da maior produtividade

Como vimos anteriormente, todo o processo de criação de um plano de ação é buscar, ao lado de um caminho claro para o futuro de toda a empresa, o aumento da produtividade. Mas a ferramenta vai muito além disso. Um momento que muitos subestimam e que pode ser a chave para o futuro da rede: a jornada até a produtividade. 

Nela, você estudará a fundo todos os processos da sua empresa e consequentemente descobrirá os problemas e erros que possam ser resolvidos. Isso com certeza chamará a atenção de potenciais franqueados, facilitando eventuais expansões da rede.

Redução de gastos

Ainda na questão da busca pela produtividade máxima, ela deve começar desde o primeiro contato com o potencial franqueado até durante a operação da unidade. 

Assim, além de agilizar o processo de venda de forma eficiente, passando pelos treinamentos de franquia até o suporte operacional prestado com excelência, você evita gastos com retrabalhos causados por falhas nos processos iniciais. 

E nada melhor para um gestor do que qualquer otimização na distribuição de recursos por processo da franquia. Com um bom plano de ação, é possível que a empresa foque naquilo que realmente trará resultados, evitando quaisquer gastos desnecessários.

Reputação qualificada

Aquilo que uma franquia mais deseja e precisa é uma boa reputação. Assim, a possibilidade de expansão e geração lucros, é muito maior. Se sua rede ficar conhecida por ter problemas de produtividade e planejamento, consegue imaginar o tamanho do problema?

Por isso, além de ser atraente, a franquia deve ter seus processos otimizados e comprovados da melhor forma possível. Com bons planos de ação, isso acontece e a rede terá maior respaldo como investimento sério e de confiança. Com uma gestão bem definida, suas chances de encantar o potencial franqueado, aumentam.

Resolução de falhas

Além de traçar um planejamento para alcançar resultados específicos, não podemos esquecer que o plano de ação também auxilia na hora de corrigir problemas. Com a identificação de gargalos, é possível apresentar soluções a partir da coleta de informações relevantes para o negócio, sempre buscando a otimização máxima da operação da rede.

Personalização

Por fim, lembramos que um dos pontos mais fortes do plano de ação é a personalização. Existem diversos modelos e metodologias que embasam os planos de ação e é importante entender o formato mais adequado para sua empresa. Essa estrutura personalizável permite variações e mudanças de acordo com as necessidades da sua organização. Por isso, cabe a você escolher a melhor. 

Como montar o plano de ação?

Existem diversas formas para realizar o planejamento de suas atividades. Porém, nem todos podem ser eficazes como um plano de ação. Há softwares que oferecem a implantação de um plano de ação para atividades organizacionais. 

A Central do Franqueado segue o modelo de plano 5W2H no planejamento de franquias. Após a realização de auditorias, este modelo aparece automaticamente ao cliente. Com isto, a estruturação do plano se dá de forma objetiva e prática. Sendo assim, possibilita enxergar de forma clara o que precisa ser feito para alcançar a meta.  

Confira a estrutura básica da metodologia 5W2H:

5Ws:

• What (o que): define qual o seu objetivo;
• Who (quem): quem será o responsável por essa atividade;
• When (quando): prazo definido para certa atividade;
• Why (por que): motivo por qual esta ação está sendo empregada;
• Where (onde): onde será implementada ação; setor da empresa, por exemplo. 

2Hs:

• How Much (quanto): quais serão os recursos gastos para realizar esta atividade;
• How (como): quais atividades serão necessárias para a ação ser implementada

É baseado nestes 7 itens que esta metodologia é utilizada para alcançar objetivos. Essa é uma forma prática de planejar estrategicamente uma organização. Para saber mais sobre o modelo de plano de ação, acesse nosso conteúdo completo sobre 5W2H. 

Confira abaixo como montar um plano de ação em 5 passos:

Estabeleça um objetivo

A primeira coisa a ser feita para elaborar um plano de ação é traçar uma meta a ser alcançada. Para isso, verifique se elas contêm os fatores do sistema SMART, buscam definir objetivos bem construídos e de acordo com a realidade do seu negócio ao considerar 5 fatores: S (Específico), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal). Saiba tudo sobre Metas SMART!

Então, os gestores ou executivos da organização precisam identificar um problema e colocá-lo como objetivo a ser melhorado. Por exemplo, se o problema é uma baixa nas vendas, a expectativa será, obviamente, aumentar as vendas. Ao estabelecer isso como objetivo, o plano de ação deverá ser estruturado com atividades que melhorem este cenário. 

Planeje suas ações

A partir do momento que o objetivo já está estabelecido, é necessário analisar quais atividades devem ser desempenhadas. A divisão de tarefas faz parte do planejamento. O estágio de divisão de atividades contempla a definição de quem vai fazer o que, o prazo a ser entregue, os recursos a serem utilizados, etc. 

Uma dica importante é dividir atividades em pequenas metas (ou Milestones), que tornarão a gestão de tempo mais eficiente. É importante lembrar que as atividades devem ter prazos realistas e possíveis de serem realizadas dentro do tempo. Desse modo, a equipe toda estará integrada nesta ação e contribuirá para o alcance desse objetivo. 

Monitore seus resultados

O processo de planejamento não pode terminar após as atividades estarem estabelecidas. É importante que os gestores que propuseram este plano acompanhem o andamento do processo e se comprometam em manter a equipe engajada. 

O monitoramento dos prazos e da realização das tarefas propostas a cada um deve ser feito regularmente. A sua equipe só alcançará o resultado que almeja se tiver uma boa gestão de pessoas por trás do projeto. O incentivo e reconhecimento do trabalho realizado pelos colaboradores irá impactar na performance e nos resultados.

Aprenda com o feedback

Alcançar o objetivo definido no início é o resultado essencial do plano de ação. Porém, não é a única coisa a ser observada após terminado o projeto. É importante que após o final do caminho haja aprendizado por parte da equipe e, principalmente, dos executivos. 

Ter um bom feedback por parte dos colaboradores e realizar uma análise dos resultados será essencial para projetos futuros. Saber o que funcionou, o que pode ser melhorado irá impactar na performance da próxima ação. É através de uma autoanálise que será possível diminuir os erros e amplificar os bons resultados.

Exemplos e modelos de plano de ação

Agora que você já sabe as principais características e atividades que fundamentam o desenvolvimento de um plano de ação, pode estar se perguntando: “Mas por onde eu começo? Como fazer o meu próprio plano de atividades?”. 

Portanto, iremos colocar logo abaixo um modelo exemplo de plano de ação baseado na metodologia 5W2H. O objetivo deste plano de ação será aumentar as vendas de uma empresa. Confira!

Além disso, existem outros modelos de plano de ação muito conceituados no mercado. Por exemplo, o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA. Temos conteúdos completos de cada um deles em nosso blog e, seguindo qualquer um deles, é possível garantir resultados incríveis para sua rede.

Nós, da Central do Franqueado, sabemos da importância de elevar a produtividade de uma rede de franquias. O franchising é um mercado inovador e que está evoluindo constantemente por meio da transformação digital, então deixe-nos ajudá-lo a crescer com nosso sistema para franquias!

Pensando nisso, lembre-se de bater um papo conosco, onde teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. Esperamos você! 

Leia nosso artigo sobre a Prevenção de Perdas e saiba como usá-la para aumentar a lucratividade de sua franquia.