Saiba como utilizar um plano de ação e aprenda a aumentar sua produtividade

Plano de ação é uma estratégia utilizada para planejar tarefas e atividades a serem executadas dentro de uma organização. Essa metodologia visa aumentar a produtividade, promover ações dentro de uma organização e ter domínio sobre a gestão do tempo. Saiba qual é a importância dessa ferramenta e como utilizá-la, neste conteúdo.

Confira o que você irá encontrar neste post: 

O que é um plano de ação?

Um plano de ação ou plano de atividades/tarefas é uma estratégia utilizada por gestores e executivos no planejamento de atividades em uma organização. Um plano de atividades contém metas e objetivos a serem alcançados por aquela organização com a participação de seus colaboradores.

Basicamente, um plano de ações é uma metodologia utilizada para alcançar um certo objetivo. O percurso para chegar ao objetivo são as atividades que serão geridas e distribuídas entre os colaboradores. 

Para o que serve um plano de ação?

Esta metodologia normalmente é usada em empresas dentro do seu planejamento estratégico para alcançar metas e objetivos. Um plano de atividades contribui diretamente para a gestão do tempo de seus participantes. Ao estabelecer atividades e delegar funções, os gestores conseguem direcionar um objetivo comum a todos os colaboradores

Podemos aplicar este exemplo no ramo do franchising, por exemplo. Quando uma franquia identifica um problema interno, como baixo volume de vendas, por exemplo, é possível traçar um plano de ação. Essa rede irá traçar o seu objetivo, que é aumentar suas vendas. Com isso,  a franquia irá distribuir atividades que contribuirão para alcançar esta meta entre os seus franqueados, responsáveis pelo setor de vendas e marketing.

Além de contribuir para o aumento da produtividade, um plano de atividades também fortalece a cultura organizacional. Você sabe por quê? Quando se estabelece um objetivo em comum aos colaboradores da sua organização e distribui responsabilidades a cada um, alcança-se uma unidade objetiva, fazendo com que todos se esforcem para chegar a um ponto em comum. 

Como montar um plano de ação?

Existem diversas formas para realizar o planejamento de suas atividades. Porém, nem todos podem ser eficazes como um plano de ação. Há softwares que oferecem a implantação de um plano de ações para atividades organizacionais. 

A Central do Franqueado segue o modelo de plano 5W2H no planejamento de franquias. Após a realização de auditorias, este modelo aparece automaticamente ao cliente. Com isto, a estruturação do plano se dá de forma objetiva e prática. Sendo assim, possibilita enxergar de forma clara o que precisa ser feito para alcançar a meta.  

A estrutura básica da metodologia 5W2H é da seguinte maneira:

  • 5Ws:
      • What (o que): define qual o seu objetivo;
      • Who (quem): quem será o responsável por essa atividade;
      • When (quando): prazo definido para certa atividade;
      • Why (por que): motivo por qual esta ação está sendo empregada;
      • Where (onde): onde será implementada ação; setor da empresa, por exemplo. 
  • 2Hs:
    • How Much (quanto): quais serão os recursos gastos para realizar esta atividade;
    • How (como): quais atividades serão necessárias para a ação ser implementada

É baseado nesses 7 itens que esta metodologia é utilizada para alcançar objetivos. É uma forma prática de planejar estrategicamente uma organização.

Para saber mais sobre o modelo de plano de ação 5W2H, acesse nosso conteúdo completo sobre o assunto. Confira abaixo como montar um plano de ação em 5 passos:

Estabeleça um objetivo

A primeira coisa a ser feita para elaborar um plano de atividades é traçar uma meta a ser alcançada. Os gestores ou executivos da organização precisam identificar um problema e colocá-lo como objetivo a ser melhorado. 

Podemos enxergar melhor exemplificando. Digamos que o problema seja uma baixa nas vendas, como já citamos. O objetivo será, obviamente, aumentar as vendas. Ao estabelecer isto como meta, o plano de ações deve ser estruturado com atividades que visem melhorar este cenário. 

Planeje suas ações

A partir do momento que o objetivo já está estabelecido, é necessário analisar quais as atividades devem ser desempenhadas. A divisão de tarefas faz parte do planejamento. 

O estágio de divisão de atividades contempla a definição de quem vai fazer o que, o prazo a ser entregue, os recursos a serem utilizados e etc. Uma dica importante é dividir atividades em pequenas ações, que tornarão a gestão de tempo mais eficiente. 

É importante lembrar que as atividades devem ter prazos realistas e possíveis de serem realizados dentro do tempo. Desse modo, a equipe toda estará integrada nesta ação e contribuirá para o alcance desse objetivo. 

Monitore seus resultados

O processo de planejamento não pode terminar após as atividades estarem estabelecidas. É importante que os gestores que propuseram este plano acompanhem o andamento do processo e se comprometam em manterem a equipe engajada

O monitoramento dos prazos e da realização das tarefas propostas a cada um deve ser feito regularmente. A sua equipe só alcançará o resultado que almeja se tiver uma boa gestão de pessoas por trás do projeto. O incentivo e reconhecimento do trabalho realizado pelos colaboradores irá impactar na performance e nos resultados.

Aprenda com o feedback

Alcançar o objetivo definido no início é o resultado essencial do plano de ação. Porém, não é a única coisa a ser observada após terminado o projeto. É importante que após o final do caminho haja aprendizado por parte da equipe e, principalmente, dos executivos

Ter um bom feedback por parte dos colaboradores e realizar uma análise dos resultados será essencial para projetos futuros. Saber o que funcionou, o que pode ser melhorado irá impactar na performance da próxima ação. É através de uma auto-análise que será possível diminuir os erros e amplificar os bons resultados.

Modelo de plano de ação

Provavelmente muitos devem estar se perguntando: “Mas por onde eu começo? Como fazer o meu próprio plano de atividades?”. Portanto, iremos colocar logo abaixo um modelo de plano de ação baseado na metodologia 5W2H. O objetivo deste plano de ação será aumentar as vendas de uma empresa. Confira!

Plano de ação – 5W2H

What (o que)

Who (quem)

Where (onde)

Why (por que)

When (quando)

How (como)

How much (quanto)

Promover campanha de marketing digital José Mídias sociais Aumentar o alcance da marca Prazo de 10 dias Compartilhando visão da marca através de conteúdos Valor pago por publicação
Ampliar a geração de leads José e-mail da empresa Otimizar processo de e-mail marketing Prazo de 15 dias Através de software de disparo de e-mails Valor pago pela contratação do software
Criar um blog – utilizar Inbound Marketing Maria Blog da empresa/Redes sociais Atrair clientes criando conteúdo eficiente e oferecendo uma solução; Capturar leads. Prazo de 30 dias para implementação Criando conteúdos com soluções que a empresa oferece. Utilizando ferramentas de SEO Salário de um redator/Pagamento por publicação a um freelancer.
Qualificar equipe de vendas Ana Setor de vendas Aumentar autoridade da equipe e conhecimento sobre a área que atua Prazo de 10 dias Oferecendo cursos e treinamentos Valor pago por cursos online/Palestrantes, etc.

Gostou deste conteúdo? Então saiba mais sobre estratégias de vendas e planejamento em nosso conteúdo sobre promotoria de vendas e entenda a importância de investir neste setor em sua empresa.

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