Manual para franquias: como criar os melhores guias para a sua rede

Confira algumas dicas de como fazer o melhor manual para franquias.

Pensando em transformar sua empresa em uma rede de franquias? Temos que concordar que o franchising é uma ótima sugestão para o empreendedor que pretende expandir o seu negócio. Tornando-se um franqueador, você poderá replicar sua marca em diversas localidades, fazendo com que ela penetre em outros mercados.

Se seu interesse for esse mesmo, é importante que você fique atento a algumas dicas.

Antes de qualquer outra coisa, lembre-se: franquia é sinônimo de padronização e alinhamento. No entanto, essa sintonia necessária para o bom funcionamento do negócio não restringe apenas aos produtos e serviços prestados diretamente ao cliente. Todas as informações a respeito da gerência e da gestão da unidade são importantes.

Para fazer com este know-how chegue até a unidade, o franqueador conta com diversos canais de comunicação. Um dos os mais conhecidos e difundidos é o manual para franquias. Saiba de que forma eles são utilizados, quais assuntos podem abordar e conheças as estratégias adotadas pelas redes para que as informações não se percam.

Além de dar dicas sobre como elaborá-los, nós iremos falar sobre:

Manual para franquias: dicas

Os manuais servem como guia para a rede de franquia e precisam estar presentes no cotidiano da empresa. Eles devem contar com todas as informações que o franqueado precisa para tocar o negócio de maneira independente, mas sem ferir o padrão da marca.

Para que cumpram suas propostas e não fiquem escanteados pelos franqueados, é importante que o franqueador siga alguns passos no momento de sua elaboração. Portanto, lembre-se de que um bom manual para franquias deve ser:

  • Objetivo: Quanto mais simples e didáticos os manuais forem, mais fácil será a sua assimilação por parte do franqueado. Portanto, utilize uma linguagem objetiva e direta. Evite ser prolixo.
  • Completo: Tenha em mente que alguns procedimentos que você considera naturais podem ser desconhecidos dos franqueados. Por isso, não deixe de documentar nenhum processo básico. Isso também é importante para que nenhuma informação se perca com o tempo.
  • Claro: Os manuais devem informar sobre todas as responsabilidades dos operadores, além dos seus limites de atuação. Portanto, deixe claro até que ponto seu franqueado pode inovar na gestão da unidade.
  • Atual: Para que não se tornem obsoletos e caiam em desuso, os manuais devem ser permanentemente atualizados. Na hora de renová-los, é recomendado que o franqueador leve em consideração o feedback dos operadores de rede.
  • Acessível: De nada adianta você ter ótimos materiais se, no dia a dia, eles acabam ficando distantes dos franqueados. Para facilitar este processo, uma boa sugestão é apostar em manuais digitais e em uma plataforma para manter os arquivos sempre disponíveis. Dessa maneira, eles estarão sempre acessíveis para os franqueados.
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Segmente os seus manuais por áreas

Criar um manual para franquias completo, com todas as informações a respeito da empresa, que consiga abordar tanto os aspectos gerenciais quanto os operacionais, pode parecer complicado à primeira vista. Quando você leva em consideração que precisará atualizá-lo constantemente, a dificuldade aparenta ser ainda maior.

Mas não se desespere. O processo pode se tornar muito mais fácil se você segmentar os seus manuais em módulos. Em vez de elaborar um documento extenso, que fale sobre os procedimentos de todas as áreas da empresa, você pode criar um diferente para cada setor ou atividade. Assim, além de facilitar a leitura, você irá tornar mais simples o processo de atualização.

A Central do Franqueado trouxe uma lista para você usar de referência na hora de criar os manuais da sua empresa. Confira!

Manual Institucional

Ele serve para que o franqueado conheça mais a fundo a história da marca. O Manual Institucional deve discorrer sobre a missão, a visão e os valores da franqueadora. Também deve deixar claro como a instituição é organizada internamente, além de estabelecer os deveres dos novos parceiro de negócio.

Quer saber um pouco mais sobre a história do franchising? Então confira o nosso conteúdo aqui.

Manual de Implantação

Este manual define o passo a passo que deve ser seguido na fase pré-operacional. A etapa abrange o período entre a assinatura do contrato de adesão e a efetiva inauguração da unidade.

O Manual de Implementação deverá trazer a relação de documentos necessários para a constituição da empresa. Irá apresentar dicas de como abrir a conta-corrente da unidade e contratar eventuais seguros.

Poderá auxiliar o franqueador a escolher o melhor ponto para o negócio, instituir um projeto arquitetônico que consiga adaptar o modelo do prédio à identidade visual da marca, além de orientar na compra de mobília, equipamentos e do estoque inicial.

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Quer saber mais sobre as regras que regulam o mercado de franquias? Então não deixe de ler a Lei de Franquias.

Manual Operacional

Elaborado a partir da experiência adquirida na unidade sede, o Manual Operacional funciona como uma espécie de bíblia da franquia. Nele, o franqueador irá descrever todos os processos operacionais que deverão ser seguidos pelas unidades.

Portanto, é fundamental que todas informações estejam devidamente detalhadas. O documento deve fornecer todas as informações necessárias para que o operador consiga otimizar os processos, utilizar os recursos de forma eficiente e melhorar continuamente os produto e serviços oferecidos aos clientes.

Manual de Marketing

As ações relacionados à imagem da marca perante o público são as que contam com maior grau de padronização. Isso significa que a maioria dos planos de marketing deverão seguir normas e padrões determinados pela franqueadora.

Para garantir o alinhamento entre as unidades, o Manual de Marketing deverá estabelecer quais ações os franqueados poderão executar individualmente, apontando os formatos e canais que deverão ser utilizados.

Também irá discorrer sobre as reservas de mercado e produto, definir as regras para divisão de territórios e prospecção de novos clientes.

Manual Financeiro

Este documento tem como objetivo ensinar aos franqueados os principais conceitos de gestão financeira e mostrar como estas regras deverão ser aplicadas na unidade.

O Manual Financeiro irá ensinar o operador a controlar as entradas e saídas de recursos, administrar o capital de giro, gerir o estoque, negociar com fornecedores, planejar as finanças a médio e longo prazo. É sempre bom lembrar que o resultado financeiro é o maior indicador de sucesso em um negócio.

Saiba um pouco mais sobre as tendências do mercado de franquias para 2019.

Manual de Gestão de Pessoas

O objetivo deste manual é orientar o operador para uma correto recrutamento, seleção de pessoas e gestão da equipe. Ele deverá definir as competências dos colaboradores, além de descrever a estrutura de cargos e suas respectivas funções dentro da unidade de franquia.

O Manual de Gestão de Pessoas orientará a integração de novos funcionários e estabelecer formas de incentivo para os atuais. Também irá estabelecer as políticas de higiene, segurança e qualidade de vida no trabalho.

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Manual de Boas Práticas

Este manual servirá como uma ferramenta de gestão da qualidade. Ele irá orientar o operador a aprimorar seus serviços continuamente, de forma a atender todas as necessidades dos clientes.

Além de evitar erros na produção de produtos e entrega de serviços, o Manual de Boas Práticas também visa destacar as formas como os funcionários de uma loja devem se portar entre si e com os consumidores.

“Não deixe de se comunicar com seus franqueados.”

Independentemente do quão completos sejam o seu manual para franquias, é indispensável que você mantenha uma comunicação contínua com os franqueados. Afinal de contas, são eles que estarão à frente da operação e vão poder sugerir melhorias nos processos da rede.

O manual é um documento da empresa. Essa documentação evita o improviso e garante que os franqueados tenham acesso a técnicas e procedimentos testados e aprovados. Com os manuais em mãos, os franqueados podem conferir as informações sempre que tiverem dúvidas. Além disso, é importante revisar todos os manuais nos treinamentos, para que todos os conhecimentos fiquem claros e nenhum processo fique em aberto.

Como a Central do Franqueado pode ajudar sua franquia com a organização de manuais e demais documentos?

Na Central do Franqueado, nosso software para franquias possui um módulo específico para armazenamento de manuais e treinamentos. O módulo suporta diferentes formatos de arquivos.

Sempre que um novo franqueado entra para fazer parte da rede, o franqueador tem o dever de iniciar a transferência de know-how, geralmente feita através da disponibilização de materiais arquivos e treinamentos.

No nosso Módulo Operacional, uma vez que o franqueador organiza seus arquivos e manuais de operação, não será mais necessário fazer o repasse de arquivos. O sistema fica responsável por alertar os franqueados sempre que houver mudanças nos manuais ou inclusão de novos conteúdos.

Além disso, quando precisar enviar um material novo, o franqueador pode fazer o envio em poucos cliques e também acompanhar quais dos franqueados recebeu e abriu o material.

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