Como utilizar os checklists para organizar a logística do seu franchising

Existem métodos simples para que gerir uma franquia seja algo fácil e organizado. O uso de checklists, por exemplo, é um clássico da logística no franchising justamente por causa de sua praticidade. Com essas listas  fica muito mais simples controlar a qualidade da rede. Descubra como otimizar o uso dessa ferramenta.

Uma das principais tarefas dos gestores de redes de franquias é encontrar formas para manter a padronização da marca em todas as suas unidades. O controle de qualidade das lojas é o que permite que o franchising seja feito com sucesso. Sem esse cuidado, seria impossível replicar produtos e serviços aos consumidores.

A franquia deve oferecer os mesmos produtos e serviços em todas as suas unidades. Caso contrário, terá problemas para lidar com a insatisfação de seus consumidores. Caso não tome providências, estará inevitavelmente condicionada ao fracasso.

Mas afinal de contas, o que fazer para ter manter a qualidade nas unidades de uma rede de franquias? O x da questão está no início da formatação da rede. Para começar, é fundamental que, desde o início, a empresa defina meios para padronizar as suas unidades. Ter uma logística bem estruturada para ser utilizada na gestão das lojas é importante. Isso permite que cada franqueado segure as pontas da sua unidade, representando a marca com a melhor qualidade possível.

Pode parecer assustador pensar na logística de toda uma rede de franquias. Porém, o uso de checklists é uma forma fácil e simples de realizar a padronização de processos no franchising. Ao criar e disponibilizar checklists, a equipe da franqueadora não apenas prioriza pelo controle de qualidade. Ela também auxilia os gestores da rede a exercerem seu trabalho.

Preparamos esse post para você entender como essa ferramenta tão simples pode ser, ao mesmo tempo, tão útil.

Checklists: como auxiliam a logística de uma rede de franquias

O ‘checklist’ – que em tradução livre quer dizer “lista de controle”. é uma técnica desenvolvida para garantir a observação de parâmetros mínimos de qualidade durante a realização dos mais variados tipos de procedimento.

Trata-se de uma lista de itens previamente estabelecidos que, ao serem verificados durante a execução do processo, atuam contra potenciais falhas de natureza humana, como a falta de memória ou o déficit de atenção. Seu objetivo é assegurar que todas as etapas da operação sejam cumpridas de acordo com o programado.

Também conhecido como “folha de verificação”, o checklist é considerado um dos mais conhecidos e consagrados instrumentos de qualidade. A técnica é tão difundida, que já extrapolou o âmbito dos negócios, sendo utilizada até mesmo para a conferência de tarefas do dia a dia – a lista de supermercado é um exemplo de checklist.

Mas o mais incrível do checklist é que ele pode ser elaborado por qualquer pessoa e seu custo é praticamente zero.

Onde utilizar os checklists

Como mencionamos anteriormente, se você é um empreendedor do setor de franchising ou pretende transformar sua empresa em uma rede, já deve ter ouvido falar que franquia é sinônimo de padronização. Isso significa que, para sua marca obter sucesso, você terá que assegurar que todas as unidades irão obedecer aos mesmos parâmetros de qualidade.

Inevitavelmente, você terá que criar mecanismos de controle e estabelecer auditorias. Desta forma, o checklist para franquias pode se tornar uma ótima ferramenta para a padronização na qualidade do serviço prestado pelos seus franqueados. Com a conferência, você consegue saber se os funcionários estão seguindo os protocolos de atendimento, se os produtos estão adequados, se o espaço físico da loja está organizado etc.

Para Atul Gawande, autor do livro The Checklist Manifesto: How to get things right ( “O manifesto do checklist: Como fazer a coisa certa”, em tradução livre), o uso de checagens simples é o segredo para evitar que um engano acabe se tornando um desastre, algo que pode colocar em jogo a reputação da sua rede de franquias.

O uso do checklist para franquias pode trazer muitas vantagens, tais como:

  • Eficiência: Os funcionários e as equipes se tornam mais rápidos e certeiros nas tarefas depois que se acostumam com o checklist;
  • Exatidão: O checklist torna os processos mais exatos, evitando desperdício de tempo e investimentos em tarefas não essenciais;
  • Foco: Quando um checklist é adotado, o profissional tira preocupações da sua cabeça e consegue se concentrar mais no que é estritamente necessário.

Separamos, resumidamente, os três principais momentos nos quais o uso de checklists pode fazer a diferença no trabalho do franqueado como gestor da loja.

1. Logística: conferir estoque e checar atividade dos fornecedores

Talvez essa seja a utilidade mais concreta das checklists: verificar a disponibilidade ou falta de matéria-prima no estoque das unidades. A partir dessas informações é possível contatar os fornecedores da rede. Esse cuidado deve ser feito repetidas vezes pelo franqueado.

Além do contato com os fornecedores, ele também pode utilizar os checklists para avaliar a entrega dos produtos. Eles vieram no tempo prometido, na quantidade certa e dentro das especificações definidas?

A coleta desses dados é extremamente útil para o franqueador. A partir deles, o gestor pode conferir se os fornecedores contratados estão cobrindo as demandas da empresa.

2. Auxiliar e avaliar o desempenho dos funcionários

Além da logística, os checklists também podem auxiliar na otimização do rendimento dos funcionários. Ele pode ser usado para conferir a praticidade e a segurança das máquinas e a eficiência de quem está produzindo ou atendendo os clientes.

Vale lembrar que essa análise não é feita apenas pelo franqueado. Os consultores de campo, em auditorias realizadas periodicamente, visitam as unidades de franquia para passar a análise das lojas diretamente ao franqueador.

3. Organizar aspectos administrativos – custos de funcionamento e manutenção

O trabalho administrativo do franqueado também pode ser beneficiado pelas checklists. A rede pode proporcionar a cada franqueado listas com itens específicos sobre custos de funcionamento e manutenção. Elas podem  servir para que o próprio operador tenha noção a respeito do lucro de sua loja e do retorno que está recebendo a partir do seu investimento.

Além disso, checklists de documentos obrigatórios a respeito da instalação e funcionamento da loja também são úteis. Eles servem para que o franqueado tenha certeza de que está legalmente em vigor com sua unidade.

Seguindo essa lógica, franqueadores de quaisquer redes de franquias podem fazer uso da ferramenta. Elas contribuem com o aprimoramento da logística da rede em todos os âmbitos. Se necessário, podem contar com a ajuda de consultorias em formatação de franquias, especializadas na estruturação em franchising. Saiba como escolher uma consultoria de formatação aqui.

Não podemos esquecer de mencionar que a plataforma da Central do Franqueado, no módulo ‘Qualidade’, possui um espaço para a elaboração e marcação de checklists. Saiba mais sobre o sistema e analise qualquer processo das unidades de uma rede pela Central. Entre em contato conosco!

Solicite uma Demonstração para sua Rede de Franquias!