Como utilizar os checklists para organizar a logística do seu franchising

Existem métodos simples e infalíveis para que a gestão de uma franquia seja fácil e organizada. O uso de checklists, por exemplo, se tornou um clássico da logística no franchising justamente por causa de sua praticidade. Com as listas de verificação, é muito mais simples controlar a qualidade da rede. Descubra como otimizar o uso dessa ferramenta.

Uma das principais tarefas dos gestores de redes de franquias é encontrar formas para manter a padronização da marca em todas as suas unidades. O controle de qualidade das lojas é o que permite que o franchising seja feito com sucesso. Sem esse cuidado, seria impossível replicar produtos e serviços aos consumidores.

A franquia deve oferecer os mesmos produtos e serviços em todas as suas unidades. Caso contrário, terá problemas para lidar com a insatisfação de seus consumidores. Caso não tome providências, estará inevitavelmente condicionada ao fracasso.

Mas afinal de contas, o que fazer para ter manter a qualidade nas unidades de uma rede de franquias? O x da questão está no início da formatação da rede. Para começar, é fundamental que, desde o início, a empresa defina meios para padronizar as suas unidades. Ter uma logística bem estruturada para ser utilizada na gestão das lojas é importante. Isso permite que cada franqueado segure as pontas da sua unidade, representando a marca com a melhor qualidade possível.

Pode parecer assustador pensar na logística de toda uma rede de franquias. Porém, o uso de checklists é uma forma fácil e simples de realizar a padronização de processos no franchising. Ao criar e disponibilizar checklists, a equipe da franqueadora não apenas prima pelo controle de qualidade. Ela também auxilia os gestores da rede a exercerem seu trabalho.

Preparamos esse post para você entender como essa ferramenta tão simples pode ser, ao mesmo tempo, tão útil.

Checklists: como auxiliam a logística de uma rede de franquias

O ‘checklist’ – que em tradução livre quer dizer “lista de controle”. é uma técnica desenvolvida para garantir a observação de parâmetros mínimos de qualidade durante a realização dos mais variados tipos de procedimento.

Trata-se de uma lista de itens previamente estabelecidos que, ao serem verificados durante a execução do processo, atuam contra potenciais falhas de natureza humana, como a falta de memória ou o déficit de atenção. Seu objetivo é assegurar que todas as etapas da operação sejam cumpridas de acordo com o programado.

Também conhecido como “folha de verificação”, o checklist é considerado um dos mais conhecidos e consagrados instrumentos de qualidade. A técnica é tão difundida, que já extrapolou o âmbito dos negócios, sendo utilizada até mesmo para a conferência de tarefas do dia a dia – a lista de supermercado é um exemplo de checklist.

Mas o mais incrível do checklist é que ele pode ser elaborado por qualquer pessoa e seu custo é praticamente zero.

Onde utilizar os checklists

Como mencionamos anteriormente, se você é um empreendedor do setor de franchising ou pretende transformar sua empresa em uma rede, já deve ter ouvido falar que franquia é sinônimo de padronização. Isso significa que, para sua marca obter sucesso, você terá que assegurar que todas as unidades irão obedecer aos mesmos parâmetros de qualidade.

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Inevitavelmente, você terá que criar mecanismos de controle e estabelecer auditorias. Desta forma, os checklist para franquias pode se tornar uma ótima ferramenta para a padronização na qualidade do serviço prestado pelos seus franqueados. Com a conferência, você consegue saber se os funcionários estão seguindo os protocolos de atendimento, se os produtos estão adequados, se o espaço físico da loja está organizado, etc.

Para Atul Gawande, autor do livro The Checklist Manifesto: How to get things right ( “O manifesto do checklist: Como fazer a coisa certa”, em tradução livre), o uso de checagens simples é o segredo para evitar que um engano acabe se tornando um desastre, algo que pode colocar em jogo a reputação da sua rede de franquias.

O uso do checklist para franquias pode trazer muitas vantagens, tais como:

  • Eficiência: Os funcionários e as equipes se tornam mais rápidos e certeiros nas tarefas depois que se acostumam com o checklist;
  • Exatidão: O checklist torna os processos mais exatos, evitando desperdício de tempo e investimentos em tarefas não essenciais;
  • Foco: Quando um checklist é adotado, o profissional tira preocupações da sua cabeça e consegue se concentrar mais no que é estritamente necessário.

Separamos, resumidamente, os três principais momentos nos quais o uso de checklists pode fazer a diferença no trabalho do franqueado como gestor da loja.

1. Logística: conferir estoque e checar atividade dos fornecedores

Talvez essa seja a utilidade mais concreta das checklists: verificar a disponibilidade ou falta de matéria-prima no estoque das unidades. A partir dessas informações é possível contatar os fornecedores da rede. Esse cuidado deve ser feito repetidas vezes pelo franqueado.

Além do contato com os fornecedores, ele também pode utilizar os checklists para avaliar a entrega dos produtos. Eles vieram no tempo prometido, na quantidade certa e dentro das especificações definidas?

A coleta desses dados é extremamente útil para o franqueador. A partir deles, o gestor pode conferir se os fornecedores contratados estão cobrindo as demandas da empresa.

2. Auxiliar e avaliar o desempenho dos funcionários

ALém da logística, os checklist também podem auxiliar na otimização do rendimento dos funcionários. Ele pode ser usado para conferir a praticidade e a segurança das máquinas e a eficiência de quem está produzindo ou atendendo os clientes.

Vale lembrar que essa análise não é feita apenas pelo franqueado. Os consultores de campo, em auditorias realizadas periodicamente, visitam as unidades de franquia para passar a análise das lojas diretamente ao franqueador.

3. Organizar aspectos administrativos – como custos de funcionamento e manutenção

O trabalho administrativo do franqueado também pode ser beneficiado pelas checklists. A rede pode proporcionar a cada franqueado listas com itens específicos sobre custos de funcionamento e manutenção. Elas podem ser servir para que o próprio operador tenha noção a respeito do lucro de sua loja e do retorno que está recebendo a partir do seu investimento.

Além disso, checklists de documentos obrigatórios a respeito da instalação e funcionamento da loja também são úteis. Eles servem para que o franqueado tenha certeza de que está legalmente em vigor com sua unidade.

Seguindo essa lógica, franqueadores de quaisquer redes de franquias podem fazer uso da ferramenta. Elas contribuem com o aprimoramento da logística da rede em todos os âmbitos. Se necessário, podem contar com a ajuda de consultorias em formatação de franquias, especializadas na estruturação em franchising. Saiba como escolher uma consultoria de formatação aqui.

Não podemos esquecer de mencionar que a plataforma da Central do Franqueado, no módulo ‘Qualidade’, possui um espaço para a elaboração e marcação de checklists. Saiba mais sobre o sistema e análise qualquer processo das unidades de uma rede pela Central. Entre em contato conosco!

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