Qualificação e homologação de fornecedores para redes de franquias

A qualificação e homologação de fornecedores de insumos e matérias-primas para as unidades de uma franquias é uma das principais tarefas na gestão da rede. O controle do abastecimento das lojas é uma das formas encontradas para garantir a manutenção da qualidade da marca. Saiba mais sobre esse processo e descubra o que fazer para otimizá-lo.

Qualificação e homologação de fornecedores

Como é determinada a qualidade de uma marca no mercado? São muitas as empresas que proporcionam boas possibilidades de compra ao consumidor. A competitividade é grande no mercado. Bons produtos e serviços estão em oferta. Mas a real qualidade, aquela que conquista e fideliza clientes, é um diferencial obtido apenas pelas marcas que preocupam-se com os processos básicos de produção.

Definitivamente, os melhores produtos são aqueles feitos com os melhores insumos. A melhor forma de garantir sempre a oferta das melhores matérias-primas é por meio da qualificação e homologação dos fornecedores.

Fornecedores homologados: franquias

Quando falamos de franquias, a preocupação em ter bons fornecedores é ainda maior. Estamos considerando empresas que utilizam das mesmas matérias-primas e insumos em diversas unidades pelo Brasil e, em alguns casos, pelo mundo. Logo, abastecê-las de forma padronizada é o que irá definir o controle de qualidade da rede.

O franqueador, quando transforma seu negócio em uma franquia, já deve ter seus fornecedores estruturados. Pois foram com aqueles produtos que rede cresceu e pode se tornar uma franquia. E são aqueles produtos que manterão a qualidade das demais unidades.

O funcionamento das lojas depende da entrega dos fornecedores. No entanto, muitas vezes o trabalho pode ser dificultado devido a distância entre as lojas e à demanda intensa de envios. Otimizar a forma como são feitas as entregas é algo essencial para que o abastecimento das lojas seja eficiente e ágil.

Para isso, é tarefa da equipe da franqueadora qualificar o trabalho dos fornecedores. É assim que a produção das unidades é assegurada e que a experiência ideal de compra dos clientes é garantida.

Homologação de fornecedores: como funciona?

Na homologação, os fornecedores estarão sendo escolhidos de acordo com os padrões estabelecidos pelo franqueador na formatação da rede. Afinal de contas, para que se expanda, a empresa precisa oferecer os mesmos produtos e serviços, com a mesma qualidade, em todas as suas novas unidades.

Para isso, a rede precisa garantir que a compra de matéria-prima e de insumos esteja de acordo com o que é necessário para a confecção dos produtos oferecidos pela marca.

Homologar é ter o primeiro contato com possíveis fornecedores. É a primeira análise. Ao homologar, o franqueador e sua equipe devem ter uma noção exata do que precisam para a produção da rede em suas unidades.

Homologação de fornecedores: objetivos

O objetivo dessa prática é contratar alguém que, além de qualidade, proporciona confiança e segurança no fornecimento de matérias-primas. Portanto, a homologação não envolve apenas a análise dos insumos oferecidos, mas também o perfil do fornecedor.

Como saber se o seu perfil é o ideal para trabalhar em uma rede? É importante traçar uma lista de qualificações e de características que devem ser compatíveis com o que a rede precisa. Por exemplo:

1. Qualificações técnicas dos produtos oferecidos;
2. Localidade da produção das matérias-primas e insumos e meio de entrega;
3. Regularidade fiscal e habilitação jurídica do fornecedor;
4. Situação financeira da empresa a ser contratada.

Esses fatores devem ser analisados a fim de que a contratação do fornecedor seja certeira. Até porque a realização do abastecimento é importante para a sobrevivência de toda a rede. Um franqueador instável ou que esteja em má situação financeira pode fechar repentinamente e deixar a rede sem suprimentos.  

Esses ou qualquer outro problemas eventuais poderão deixar a empresa inteira na mão. Prazos de entrega cumpridos e pedidos enviados de forma correta são o mínimo que os fornecedores devem fazer. Imprevistos devem ser raros. Por isso fique muito atento sobre quem você irá contratar para trabalhar com sua rede.

Qualificação de fornecedores: otimizando seu trabalho em rede

Qualificar fornecedores é um trabalho constante em meio à gestão de redes de franquias. Isso porque a qualificação consiste na análise da realização do fornecimento com o passar do tempo. Aqui, algumas questões são levantadas, entre elas:

• O contrato segue como planejado?
• Ele continua sendo vantajoso em relação ao custo-benefício?
• As entregas estão sendo feitas no prazo?
• A qualidade das matérias-primas e insumos continua a mesma?
• Todas as unidades estão sendo abastecidas adequadamente?

Ao serem homologados, os fornecedores devem estar em um contínuo processo de qualificação. Em cada fornecimento realizado, a franqueadora e o franqueado devem estar atentos observar se o contrato está sendo cumprido. Qualificar é cobrar pontualidade, bons preços, entregas e serviços adequados, apoio técnico e também exigir exatamente o que foi especificado no pedido.

Dica: Canais rápidos e diretos de comunicação entre as unidades, a rede e os fornecedores podem fazer a diferença na forma como os produtos são entregues nas unidades de franquia. Eles possibilitam a conversa entre franqueados e os profissionais contratados. A Central do Franqueado dispõe de uma plataforma para chat e acompanhamento do status dos pedidos realizados.

Por que prestar atenção na homologação e qualificação de fornecedores?

A homologação de fornecedores e sua constante qualificação são dois fatores fundamentais. Ela serve não apenas para manter a qualidade da marca, mas para o controle das unidades. 

Desta forma, é possível que a experiência dos consumidores seja equivalente em todas as lojas visitadas. Evitando que, por causa de uma unidade, toda a rede seja prejudicada.

Problemas na entrega de produtos e serviços podem acarretar na insatisfação de clientes, o que é prejudicial para a imagem da rede toda. Logo, fazer um bom trabalho de homologação e qualificação é um uma forma de prevenir problemas futuros e manter a padronização, algo primordial no meio do franchising.

Garantir a confiabilidade e a segurança nos fornecimentos através de um relacionamento mais próximo entre a franquia e os terceiros é também poupar eventuais gastos com inspeções ou problemas de matéria-prima.

Dica importante

Não esqueça que nem sempre o menor valor de fornecimento é a melhor saída para a sua rede, pois muitas vezes, pagar um pouco mais caro e ter mais qualidade na entrega é muito mais vantajoso.

Independentemente do tamanho da rede ou do segmento de mercado, toda franquia necessita de uma gestão organizada e eficiente para ter sucesso. Para isso, a empresa e os fornecedores precisam ter uma relação de interdependência, na qual um beneficia o outro através do comprometimento. 

Apesar de ser necessário um controle periódico, nenhum franqueador tem tempo para acompanhar de perto cada passo do fornecedor. Esse é mais um motivo para contratar bons profissionais – a confiança no trabalho precisa existir.

Seguindo os princípios do Sistema de Gestão da Qualidade, implantado pela NBR ISO 9000, os objetivos organizacionais são alcançados. A política do SGQ envolve, principalmente, o foco no consumidor e o envolvimento das pessoas e dos stakeholders. 

Esse relacionamento, que gera uma boa gestão, produz maior rentabilidade no negócio. Nisso, voltamos para a importância da homologação e da qualificação de fornecedores, que nada mais é do que estreitar relações profissionais.

Leia mais sobre gestão em franchising e relações profissionais em redes de franquias no nosso blog. Não esqueça de conferir os detalhes do nosso módulo Compras.