O que é qualificação e homologação de fornecedores

Uma das principais tarefas na gestão de uma rede de franquias é a homologação e qualificação de fornecedores de matérias primas e insumos para os produtos que serão oferecidos pelas unidades franqueadas. Trata-se de uma medida necessária para que o padrão de qualidade da empresa seja mantido. Saiba mais sobre esse processo e entenda como otimizá-lo.

Como é determinada a qualidade de uma marca no mercado de franchising? São muitas as redes de franquias que proporcionam boas possibilidades de compra aos clientes. A competitividade é grande entre as empresas que atuam no meio. Bons produtos e serviços estão em oferta no mercado. Mas, aquela qualidade que conquista e fideliza os clientes, é um diferencial que apenas algumas empresas possuem.

Os melhores produtos são aqueles que são feitos com os melhores insumos e matéria-prima. Uma das formas de garanti-los é através da homologação de bons fornecedores.

Quando tratamos de franquias, a preocupação é ainda maior. Estamos considerando empresas que utilizam das mesmas matérias-primas e insumos em diversas unidades. Logo, abastecê-las de forma padronizada é o que definirá o controle de qualidade da rede.

O funcionamento das lojas depende dos fornecedores. Mas, muitas vezes, sua atuação pode ser dificultada devido a distância entre as unidades e à demanda de trabalho. Otimizar a forma como são feitas as entregas é algo essencial para que o abastecimento seja eficiente e ágil. Para isso, é tarefa da equipe da franqueadora qualificar os fornecedores. É assim que a produção das unidades é assegurada e que a experiência ideal de compra dos clientes é garantida.

Homologação de fornecedores: selecionando os melhores

Na homologação, os fornecedores estarão sendo escolhidos de acordo com os padrões estabelecidos pelo franqueador na formatação da rede. Afinal, para que se expanda, a franquia precisa oferecer os mesmos produtos e serviços em todas as suas unidades. Para isso, é necessário garantir que a compra de matéria-prima e de insumos esteja de acordo com o que é necessário para a produção dos produtos oferecidos pela marca.

Homologar é ter o primeiro contato com possíveis fornecedores. É a primeira análise. Ao homologar, o franqueador e deve ter uma noção exata as necessidades das unidades de franquia. O objetivo dessa prática é contratar alguém que, além de qualidade, proporcione confiança e segurança. Portanto, a homologação não envolve apenas a análise das matérias-primas oferecidas, mas também, do perfil do fornecedor.

Como saber que seu perfil é o ideal para a rede? É importante traçar uma lista de qualificações e de características, as quais devem ser compatíveis com o que a rede precisa. Por exemplo:

  • Qualificações técnicas dos produtos oferecidos;
  • Localidade da produção das matérias-primas e insumos;
  • Regularidade fiscal e habilitação jurídica do fornecedor;
  • Situação financeira da empresa a ser contratada.

Esses fatores devem ser analisados a fim de que a contratação do fornecedor seja certeira. Até porque a realização do abastecimento será importante para a sobrevivência de toda a rede. Qualquer problema eventual poderá deixar a empresa toda na mão. Prazos de entrega cumpridos e pedidos enviados de forma correta são o mínimo que os fornecedores devem fazer. Imprevistos devem ser raros.

Qualificação de fornecedores: otimizando seu trabalho em rede

Qualificar fornecedores é um trabalho constante em meio à gestão de redes de franquias. Isso porque a qualificação consiste na análise da realização do fornecimento. Aqui, algumas questões são levantadas.

  • O contrato segue como planejado?
  • Ele continua sendo vantajoso em relação ao custo-benefício?
  • As entregas estão sendo feitas no prazo?
  • A qualidade das matérias-primas e insumos continua a mesma?
  • Todas as unidades estão sendo abastecidas adequadamente?

Ao serem homologados, os fornecedores devem estar em um contínuo processo de qualificação. Em cada fornecimento realizado, a equipe da franqueadora, juntamente ao franqueado da unidade que realizou o pedido, devem estar atentos, observando se o contrato está sendo seguido conforme o planejado, bem como se a matéria-prima ainda possui a mesma qualidade. Qualificar é cobrar pontualidade, bons preços, entregas e serviços adequados, apoio técnico e também cobrar exatamente o que foi especificado no pedido.

Dica: Canais rápidos e diretos de comunicação entre as unidades, a rede e os fornecedores podem fazer a diferença na forma como os produtos são entregues nas unidades de franquia, possibilitando a conversa entre franqueados e os profissionais contratados. A Central do Franqueado dispõe de uma plataforma para chat e acompanhamento do status dos pedidos realizados.

Por que prestar atenção na homologação e qualificação de fornecedores?

A homologação de fornecedores e sua constante qualificação são dois fatores fundamentais não apenas para a produção de produtos de qualidade em rede, mas para o controle de qualidade das unidades e para que a experiência dos consumidores seja equivalente em todas as lojas visitadas. Problemas na entrega de produtos e serviços podem acarretar na insatisfação de clientes, o que é prejudicial para a imagem da rede. Logo, fazer um bom trabalho de homologação e qualificação é um trabalho de prevenção.

Garantir a confiabilidade e a segurança nos fornecimentos, através de um relacionamento mais próximo entre a franquia  e os terceiros, é também poupar eventuais gastos com inspeções ou problemas de matéria-prima.

Obs.: Não esqueça que nem sempre o menor valor de fornecimento pode ser a melhor saída para a sua rede, pois muitas vezes, pagar um pouco mais caro é ter mais qualidade na entrega.

Independentemente do tamanho da rede e do segmento de mercado, para ter sucesso, toda franquia necessita de uma gestão organizada e eficiente. Para que isso aconteça, a empresa e os fornecedores precisam ter uma relação sinérgica, na qual a ação beneficia o outro.

Seguindo os princípios do Sistema de Gestão da Qualidade, implantado pela NBR ISSO 9000, os objetivos organizacionais são alcançados. A política do SGQ envolve, principalmente, o foco no consumidor e o envolvimento das pessoas e dos stakeholders. Esse relacionamento, que gera uma boa gestão, produz maior rentabilidade no negócio. Nisso, voltamos para a importância da homologação e da qualificação de fornecedores, que nada mais é do que estreitar relações profissionais.

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