O que é ficha técnica? Saiba como utilizar para melhorar a logística da sua franquia

A ficha técnica é basicamente uma tabela com todos os insumos necessários para preparar determinado produto. Nesta tabela normalmente são especificados o valor unitário, peso, e valor final da quantidade de insumo usada para o produto. Confira este conteúdo e saiba porque utilizar em seu empreendimento!

Neste conteúdo você vai saber qual é a importância desta ferramenta para o ramo de alimentação. Confira o que você vai encontrar no artigo:

O que é uma ficha técnica?

De modo simplificado, a ficha técnica é uma tabela  que lista todos os insumos necessários para preparar um determinado produto. Este tipo de tabela é recomendado para restaurantes, empreendimentos no ramo do food service, franquias de alimentação e etc.

Ela não deve conter o modo de preparo dos produtos, pois afinal, isto seria uma receita. O conteúdo desta tabela deve ser apenas informações objetivas e técnicas

Para o que serve uma ficha técnica?

O principal objetivo da utilização de uma ficha técnica é a manutenção da  padronização dos produtos de seu estabelecimento. Com uma ficha especificando quais são os insumos que devem conter para certo produto, o estabelecimento determina qual deve ser o padrão de produção a ser seguido. 

Com o uso desta ferramenta, é possível facilitar o processo de auditorias internas, que buscam fiscalizar como o estabelecimento está controlando a qualidade de seus produtos.  Além disso, consegue-se uma previsão de gastos e compras. Pois com essa utilização, lista-se os insumos necessários e a precificação de cada um, prevendo o possível custo para o estabelecimento.

Com o uso desta ficha, os empreendimentos do ramo de alimentação diminuem o desperdício de insumos. Sem o controle de baixas conforme se produz as mercadorias, é provável que haja prejuízo na rentabilidade do empreendimento. Utilizando esta tabela, você consegue prever seus gastos, ponderar os gastos diariamente do que deveria e o que foi gasto, controlar a rentabilidade e, mais importante, manter o padrão. 

Quais os tipos de ficha técnica?

Todas as fichas buscam relatar todas as especificações de um produto específico. No entanto, existem diferentes finalidades para utilização de uma na gestão de uma rede de alimentação. Consequentemente, existe mais de um tipo de ficha técnica. Cada uma é mais adequada ao propósito da sua criação. Confira quais os tipos e qual utilizar em cada situação.

Ficha técnica operacional

Este tipo de ficha se refere a mais comum utilizada em restaurantes e redes de alimentação. Como o próprio nome já sugere, ela é destinada a detalhar todo o processo operacional dos produtos oferecidos pela rede.

Neste modelo de ficha devem ser incluídas as unidades de medida utilizada de cada insumo e tudo o que envolve a produção de algo. É importante especificar cada etapa do processo produtivo de um produto do seu cardápio. Assim, você evita falhas operacionais que podem resultar em insatisfação dos clientes e perda de qualidade do seu produto.

Ficha técnica gerencial

Ao contrário do modelo operacional, a ficha gerencial busca especificar, principalmente, os custos de cada um dos produtos do cardápio de uma rede. Neste modelo, é necessário detalhar o preço de cada insumo, custo de produção e todos os recursos financeiros necessários para produção deste item.

Uma ficha neste modelo é essencial para manter uma gestão sobre os custos da sua rede. Com a precificação detalhada, é possível definir as despesas fixas que sua rede obtém e, a partir dela, formar o preço de venda de cada produto. Além disso, o detalhamento de custos fornece informações para definição da margem de lucro da rede, entre outros indicadores financeiros.

O que deve conter em uma ficha técnica?

Existem diversos modelos diferentes de ficha técnica de acordo com cada modelo de negócio. Afinal, a ficha técnica pode se referir a um produto em específico da sua rede ou até mesmo um processo. No entanto, a ficha mais popular e utilizada no mercado de Alimentação é de um produto. Confira o que deve conter em sua ficha técnica:

  1. Nome do item;
  2. Custo de cada insumo;
  3. Cotação do fornecedor;
  4. Cálculo de uso do item incluindo possíveis perdas;
  5. Tempo de preparo;
  6. Equipamentos utilizados;
  7. Mão-de-obra;
  8. Especificações de armazenamento do produto;
  9. Rendimento total – número de serviços;
  10. Tamanho da porção;
  11. Custo final;
  12. Impostos;
  13. Encargos;
  14. Custos administrativos;
  15. Receituário;
  16. Imagem do produto;
  17. Instruções especiais.

Quais as vantagens da ficha técnica para sua franquia?

Pelo fato de a essência do franchising ser a padronização, a ficha técnica é uma ferramenta útil para o mercado de franquias. O principal segmento que se beneficia da utilização dessa ferramenta é o de alimentação. É indispensável que haja um padrão de qualidade mantido nas franquias de alimentação. 

Peguemos o McDonald’s, por exemplo. É provável que a rede a utilize, mesmo que seja através de um software. Não é apenas o padrão no preparo dos alimentos e na divisão de produção, mas o padrão dos ingredientes corretos para cada produto.  

Um procedimento importante nas redes de franquias é utilização de checklists e auditorias. Portanto, com a ficha esclarecendo tecnicamente os ingredientes que devem ser usados para certo produto, o processo de auditores é facilitado. Assim também funciona com os checklists em redes de alimentação. A listagem de insumos beneficiam a checagem para a manutenção da padronização das redes. 

Utilizar ficha técnica em redes de franquia de alimentação é contribuir para a manutenção de boas práticas no mercado do franchising. Além destas informações, também há outras vantagens fornecidas pela utilização de uma ficha em sua rede:7

  • Informações para o cálculo do CMV teórico

O Custo de Mercadoria Vendida (CMV) calcula o custo de cada produto que sua rede tem ao produzi-lo. Portanto, com as informações disponibilizadas pela ficha técnica, é possível realizar este cálculo teórico de cada item. Após um período, com determinada quantia produzida de um produto, basta multiplicar por esta quantia e analisar se o custo é o mesmo que deveria ter, tendo o custo real e a diferença entre teórico e real.

  • Baixa automática de insumos

Um dos grandes problemas de uma rede é seu inventário e os desvios. Assim, ao vender 1 cachorro quente, por exemplo, e baixar 1 pão e 1 salsicha, durante o inventário e sua devida contagem (que a baixa automática não exclui de você inventariar sua loja), você justamente terá a apuração de desvios (perdas) vendo a diferença do teórico pro real.

  • Possibilidade de realizar o cálculo de rentabilidade 

Seguindo um pouco os itens anteriores, se para fazer 100 cachorros-quente precisaria de 9 kg de batata palha. Se, ao final da análise, verificar que foi consumido 9,5 kg de batata palha, conclui-se que houve 0,5 kg de “desperdício” em cima do esperado teórico. Consequentemente, sua rentabilidade não será tão boa, quanto a previamente calculada.

  • Precificação correta

Reforçando novamente, mas importante relembrar, que somente tendo os custos corretos é que é possível chegar no preço final correto. Claro, levando em conta os custos indiretos e a margem de lucro.

Exemplo de ficha técnica

Existem diversas formas de aplicar fichas técnicas em um estabelecimento. Antes produzidas manualmente, agora tendem a serem feitas por meio de softwares que possibilitam apenas o preenchimento em estruturas prontas. Sendo assim, a automatização deste processo por meio da tecnologia permite maior agilidade deste processo que muitas vezes pode ser trabalhoso também. Confira a seguir um exemplo básico de uma ficha técnica:

Nome do prato

Cachorro Quente

Ingredientes

Unidade de Medida

Quantidade

Custo (R$)

Pão

Unid.

1

0,35

Queijo Ralado

Kg

0,04

0,95

Salsicha

Unid.

2

2,00

Cebola

Kg

0,04

0,30

Tomate

Kg

0,08

0,65

Batata Palha

Kg

0,10

0,25

Ketchup

Kg/L

0,01

0,10

Mostarda

Kg/L

0,01

0,10

Maionese

Kg/L

0,02

0,15

Custo total

R$ 4,85

Obs: Valores ilustrativos

Utilizando checklists em sua ficha técnica

O checklist pode ser uma ferramenta aliada muito eficiente na utilização da sua ficha técnica. Quando falamos em inspeção de qualidade, podemos mencionar a entrada e saída de insumos, e é neste momento que os checklists entram.

É possível utilizá-lo como questionário no processo de controle do volume de perdas de insumos e fluxo de baixa em estoque. Desta forma, os checklists e fichas se tornam aliados na facilitação do processo de auditorias internas, ajudando na manutenção do controle de qualidade da sua rede.

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Entre em contato conosco para saber mais sobre o funcionamento desta ferramenta e melhore o controle de qualidade da sua franquia!

Resumo

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