Por que utilizar de Digital Asset Management (DAM) na sua franquia?

Um problema frequente para quem possui um negócio é deixar todos os documentos visíveis, organizados e disponíveis para quem precisa acessar. Entretanto, essa tarefa apesar de um pouco cansativa e recorrente, pode ser otimizada com a utilização de um Digital Asset Management, que é um software que auxilia diretamente no aspecto de gerenciar documentos digitais!

Você irá encontrar neste artigo:

Entenda o que é Digital Asset Management

A tradução de Digital Asset Management significa “gerenciamento de ativos digitais”, o que pode ser ajuda a  compreender que o “DAM”, como também é chamado, é um software que auxilia na otimização de arquivos digitais de uma empresa. Com sua utilização diversos negócios podem arquivar informações como, materiais gráficos, imagens, documentos oficiais, instrução de tarefas, contratos, entre outros, em locais online.

Levando-se em conta o crescimento da tecnologia, a utilização de espaços digitais, e a busca pela facilidade para acessar arquivos em um banco de armazenamento, o DAM, é visto como uma boa recomendação para uso. Pois, quem necessitar de um arquivo, facilmente encontrará o item dentro do software, o que afeta positivamente na organização de uma gestão.

É importante se falar que Content Management System e Digital Asset Management, apesar de serem bastante confundidos, não são a mesma coisa e não possuem a mesma função. Cada um deles lida com informações de gerenciamento, porém cada um de uma forma.

O CMS é focado na publicação e criação de conteúdos, seja de blog, redes sociais ou landing pages. Enquanto o DAM, tem como principalmente função ser eficaz nos arquivos e documentos. Todavia, ambos possuem funções ligadas ao gerenciamento, e podem ser utilizados em conjunto.

Digital Asset Management e suas vantagens

Uma gerência com organização colhe inúmeras vantagens, não é mesmo? Mas uma empresa que preza na utilização de um banco de dados como o Digital Management vai possibilitar facilidade para o trabalho de uma equipe. Abaixo listamos algumas vantagens de contar com esse benefício na sua franquia, veja:

Organização

O primeiro item que será melhora com a utilização de um DAM é sem dúvidas a organização de dados da sua franquia. Isso porque, todos seus documentos importantes e necessários estarão disponíveis em um único lugar, com isso, você não terá problemas em administrar eles em outros lugares. 

Também será mais fácil para acessá-los, pois não será preciso fazer grandes buscas. Uma boa dica, é deixar todos eles classificados por categorias, pois assim o que já é fácil vai se tornar muito mais.

Limitar acessos

É normal que nem todas as informações que possam estar em um Digital Asset Management devam ser acessadas por todos. Levando-se em conta o sigilo de documentos, com sua utilização você pode selecionar quais documentos são disponíveis a todos, e quais são apenas para acesso a pessoas específicas. 

Assim, mesmo que todos os colaboradores de uma franquia tenham acesso ao DAM, só poderão ver o que é permitido a eles. Ocasionando na segurança de documentos sigiloso e menos riscos de vazamentos.

Arquivos precisos

Com todos os arquivos em um único lugar e uma melhor organização você não terá muitos itens repetidos, algo comum para quem não usa um DAM. Tal problema é corriqueiro dentro de empresas e é algo agravante para a confusão de informações, pois acaba deixando muitos itens inconsistentes.

Mas atenção, sempre busque deixar apenas um item dentro do DAM, além de ser necessário tomar cuidado com os nomes para não acontecer confusão.

Otimização da produtividade

Veja bem, o setor de vendas está necessitando do novo logo da empresa, porém todos os colabores do setor de marketing estão em treinamento e não podem enviar o arquivo com o material gráfico. Isso pode ser um problema e tanto, não é mesmo? Toda a equipe de vendas vai ter que esperar eles voltarem para terem acesso ao que necessitam. 

Esse problema, caso um setor dependa da disponibilidade de outro para alguma ação pode afetar muito a produtividade. Então, com os arquivos de marketing presente dentro de um Digital Asset Management, que tiver que necessidade de utilizar um material gráfico poderá ir até o software e acessar, sem precisar parar suas tarefas para esperar.

Menos ricos

Todos os arquivos presentes em um Digital Asset Management estão dentro de uma nuvem, assim, é evitado papéis e documentos físicos ao máximo. Deste modo, torna-se mais fácil ter uma segurança para não perdê-los em casos de incêndios, inundações e perda de aparelhos como notebooks e computadores. Outro ponto positivo, é que eles normalmente possuem uma segurança reforçada contra hackers!

Comunicação entre setores

Pelo fato de muitos setores colocarem seus documentos em um DAM, além quase todos terão acesso, se tornará mais fácil compreender a função de cada equipe. Por conta disso, os demais colaboradores terão noção do papel de cada um e podem se comunicar seja para proximidade, pedir auxílio ou apontar sugestões sobre algum projeto. Isso é importante para nutrir uma boa aprendizagem organizacional na empresa.

Qual o melhor Digital Asset Management para franquias?

Existem diversos softwares para ajudar no Digital Asset Management, tanto para empresas de grande, quanto pequeno porte. Todavia, no ramo do Franchising, a melhor opção é a Plataforma do Central do Franqueado, pois ela possibilita todas as vantagens citadas anteriormente com seu módulo Operacional. Veja alguns motivos:

  • Todos os ativos digitais estarão em um único lugar, podendo ser acessado a qualquer momento ou lugar. Além que, seus franqueados irão receber notificações caso seja enviado algo novo, sendo possível monitorar quem acessou.
  • A plataforma do Central do Franqueado permite o acesso e upload de diversos formatos de arquivos, e o acesso a eles se torna fácil para todos, pois não ocorrem problemas com incompatibilidade.
  • A segurança dele é garantida, pois, todos os itens são armazenados na Amazon AWS, que é considerado um dos servidores mais seguros disponíveis. Além que, são realizados backups diários.
  •  É possível acessar aos documentos e informações pelo aplicativo mobile da plataforma, que é disponível para IOS e Android.

Viu só? Além dessas vantagens, existem outras, já que, o software conta com 6 módulos que podem ajudar diretamente na gestão de um franqueado. Então, não perca tempo e agende quanto antes uma demonstração!

Resumo

💬 O que é Digital Asset Management (DAM)?

Digital Asset Management ou DAM como também é conhecido, é como são chamados os softwares que buscam auxiliar uma gestão através da gerência de ativos digitais.

☑️ Quais as vantagens do Digital Asset Management (DAM)?

Dentre as vantagens que o DAM pode oferecer para uma empresa estão:

  • Organização;
  • Limitação de acessos;
  • Precisão de arquivos;
  • Comunicação entre setores;
  • Menos riscos;
  • Otimização na produtividade.

❓ Qual o melhor Digital Asset Management (DAM) para utilizar?

Existem diversos softwares que podem ser utilizados como DAM. Mas, uma recomendação é utilizar a Plataforma da Centra do Franqueado, qual busca auxiliar diretamente na gestão de uma franquia.

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