O que é metodologia 5s? Saiba como utilizar em sua franquia e melhore o desempenho da sua rede

Descubra o que cada senso desta técnica representa, além de também conferir as 4 etapas para implantação do programa 5S em uma organização.

O que é o 5s?

A metodologia 5S tem sido desenvolvida de forma eficaz e participativa, nas empresas através de fundamentos de fácil compreensão e capacidade de apresentar resultados expressivos.  Isso responde a questão daqueles que se perguntam: “por que cada vez mais empresas investem na aplicação dos 5S?” A resposta é simples: porque é uma ferramenta baseada em idéias simples e que podem trazer grandes benefícios para as empresas.

Os princípios utilizados pelo programa 5S para alcançar a  melhoria contínua e a qualidade total não são diferentes de alguns princípios fundamentais para o crescimento humano e profissional. O Programa 5S normalmente é implementado como um plano estratégico para que alguns aspectos fundamentais da empresa comecem a apresentar melhorias rumo à qualidade total.

Qual o objetivo do 5s?

O conceito de 5S possui como base as cinco palavras japonesas cujas iniciais formam o nome do programa. As palavras são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que migradas para o Português foram traduzidas como “sensos”, visando não descaracterizar a nomenclatura do programa.

 São eles: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina. Vejamos separadamente os conceitos de cada um dos 5S:

  • Seiri – Senso de utilização 

Significa utilizar materiais, ferramentas, equipamentos e dados com equilíbrio e bom senso. Onde é realizado o descarte ou realocação de tudo aquilo considerado dispensável para realização das atividades. Os resultados da aplicação do Senso de Utilização são imediatamente evidenciados:

  • Ganho de espaço
  • Facilidade de limpeza e manutenção
  • Melhor controle dos estoques
  • Redução de custos 
  • Preparação do ambiente para aplicação dos demais conceitos de 5S
  • Seiton – Senso de organização 

O senso de organização pode ser interpretado como a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente. Para isto devem-se fixar padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes, etc. Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico. 

Podemos identificar como resultados do senso de organização:

  • Economia de tempo
  • Facilidade na localização de ferramentas 
  • Redução de pontos inseguros
  • Seiso – Senso de Limpeza

A tradução para a palavra Seiketsu é limpeza. Este senso define a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos ou desnecessários ao ambiente. Trata-se de manter o asseio do piso, armários, gavetas, estantes, entre outros.

O senso de limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o 

relacionamento pessoal onde se preserva um ambiente de trabalho onde impere a transparência, honestidade, franqueza e o respeito. A aplicação do senso de limpeza traz como resultado:

  • Ambiente saudável e agradável 
  • Redução de possibilidades de acidentes 
  • Melhor conservação de ferramentas e equipamentos 
  • Melhoria no relacionamento interpessoal 
  • Seiketsu – Senso de Padronização e Saúde 

O senso de padronização é traduzido na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas, entre outros. Como abrange também o conceito de saúde, é importante que sejam verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho. Afim de que sejam identificados problemas que afetam a saúde dos colaboradores como os problemas ergonômicos, de iluminação e ventilação. 

Este senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S’ (seleção, ordenação e limpeza) de forma que eles não se percam. Podem-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito:

  • Facilidade de localização e identificação dos objetos e ferramentas 
  • Equilíbrio físico e mental 
  • Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc)
  • Melhoria na condição de segurança 
  • Shitsuke – Senso de disciplina e Autodisciplina 

A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento e comprometimento pessoal para com as etapas anteriores. Este senso é composto pelos padrões éticos e morais de cada indivíduo. 

Esta etapa estará sendo de fato executada quando os indivíduos passam a fazer o que precisa ser feito mesmo quando não há a vigilância geralmente feita pela chefia ou quando estendem estes conceitos para a vida pessoal demonstrando seu total envolvimento. Diante de um ambiente autodisciplinado acerca dos princípios 5S é possível que se tenha:

  • Melhor qualidade de produtividade e segurança no trabalho 
  • Trabalho diário agradável 
  • Melhoria nas relações humanas
  • Valorização do ser humano
  • Cumprimentos dos procedimentos operacionais e administrativos 

A convivência com os cinco sensos apresentados leva os indivíduos a compreenderem melhor o seu papel dentro de uma organização e os torna parte da pirâmide dos resultados alcançados, fazendo nascer a consciência de que é preciso ser disciplinado mesmo quando não há cobranças. 

Por isso, os Programas de Qualidade têm auxiliado as empresas no processo de melhoria contínua dos produtos ou serviços, principalmente através da mudança cultural, a fim de se obter a vantagem competitiva necessária que será colhida a curto, médio e longo prazo.

4 passos para implementar o 5S em sua rede 

Os mais diferentes tipos de negócios podem implementar o 5S para otimizar o dia a dia dos setores do negócio e tornar os processos mais eficientes.

  • Faça um levantamento dos processos atuais 

Uma vez que o 5S se preocupa com a organização e otimização de processos e setores é importante entender o dia a dia de cada área da empresa. E necessário identificar onde há um gargalo que atrasa a produtividade e excelência de cada prática empresarial.

Por exemplo, considere a organização de documentos, sejam eles físicos ou digitais. Como ela ocorre? Existe um padrão?

Uma das maneiras de medir isso é analisar o tempo de demora para encontrar um documento. Todos os colaboradores da empresa conseguem achar os documentos quando necessário?

A organização das mesas e gavetas também deve sofrer uma auditoria para garantir que haja organização e ordem.

  • Treinamento de equipe

Para implantar o 5S é preciso fornecer treinamento para uso de ferramentas de qualidade não apenas para os gestores, mas para todos os funcionários.

O 5S é uma metodologia aplicada em grupo isso quer dizer que ela demanda a participação de todos os funcionários da empresa. Cada um deve se responsabilizar por organizar e manter organizado o seu setor e os demais.

Cumprir processos de organização, entretanto, nem sempre é divertido, por isso sua equipe deve receber treinamentos que a conscientize sobre o que é 5S e o que eles vão ganhar ao participar ativamente dessa “nova política” adotada pela sua empresa.

  • Organize o ambiente 

Com todos envolvidos e bem treinados é hora de colocar a mão na massa e organizar toda a empresa.

Comece retirando tudo o que está nas gavetas, armários e mesas. Assim como você precisa esvaziar o guarda-roupa da sua cada para arruma-lo, você precisará fazer o mesmo dentro da sua empresa.

Reorganize cada coisa no lugar mais eficiente possível. Divida os objetos de acordo com:

  • Onde é usado;
  • Por quem é usado

Se a equipe de atendimento é a que mais usa blocos de papel, impressora e tinta deixe esses itens próximos às mesas desses profissionais.

Adote o uso de etiquetas para saber o que há dentro de cada gaveta e caixa. Assim todo mundo sabe o que tem dentro de cada local de armazenamento, sem precisar abri-lo. Além disso fica mais fácil lembrar onde guardar depois de usar. Se possível opte por caixas transparentes.

  • Oficialize a organização estabelecida no 5s

Após a primeira fase de organização é hora de criar padrões que organizam a estrutura da empresa para que funcionários antigos e novos saibam a quem recorrer em cada situação. Para isso crie:

  • organogramas;
  • fluxogramas;
  • manual de procedimentos;
  • diagramas;
  • cronogramas de atividades com a periodicidade que devem obedecer.
  • Manutenção 

Manutenção e monitoramento são termos que não podem ficar de fora do vocabulário de um gestor de qualidade e da diretoria da empresa.

Você não vai querer jogar por água abaixo todo o trabalho realizado até o momento, correto?

Por isso garanta que a organização criada esteja sendo cumprida e principalmente verifique se ela está contribuindo para maior produtividade da empresa e menor perda de tempo.

Auditorias periódicas são boas estratégias, mas fique de olho todos os dias no detalhes.

Dessa forma, você garante que os procedimentos estão sendo realizados da maneira correta e que todos estão seguindo os planos definidos.

Gostou do conteúdo? Acesse nosso conteúdo sobre Planejamento Estratégico. Boa leitura! 

Resumo

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