5 dicas para usar melhor o e-mail da sua rede

O e-mail de um empreendedor é sempre abarrotado de mensagens de todos os tipos: ofertas, newsletters, convites, recados… Mas é também um canal de comunicação importante para se conectar com suas franquias, receber dúvidas e sugestões.

Por isso, separamos cinco dicas para você organizar sua caixa de entrada e se tornar mais produtivo para sua franquia:

1 – Organize suas mensagens por pastas

Uma das maravilhas dos gerenciadores de e-mail modernos é a possibilidade de criar marcadores e pastas para separar seus recados. O ideal é manter a caixa de entrada sempre vazia, apenas com as mensagens não lidas, e enviar suas mensagens lidas para pastas já organizadas, como “financeiro”, “fornecedores” ou “materiais de marketing”. Assim você consegue ter certeza de que não esqueceu de dar atenção a nenhuma demanda e que conseguirá encontrar com facilidade as mensagens quando precisar delas

2 – Separe horários do dia para checar e-mails.

Pesquisas indicam que uma pessoa demora 64 segundos para recuperar a atenção depois de ser interrompida por um e-mail. Para um empresário ocupado, que recebe inúmeros e-mails por dia, o tempo desperdiçado com interrupções pode ter um custo alto. Por isso, desative notificações de e-mail e separe horários para acessar a caixa de entrada.

A especialista em organização Thais Godinho, do blog Vida Organizada, recomenda acessar o e-mail em apenas dois horários no trabalho, a fim de evitar distrações nas tarefas. Ela mesma lê sua caixa de entrada ao meio-dia e às quatro da tarde.

Para evitar desencontros, Thais envia uma mensagem automática como resposta para quem a envia um e-mail. A mensagem serve para alertar sobre sua rotina, e indicar um contato de telefone para quem precisa tratar de um assunto urgente. Você pode ler sobre a experiência dela aqui:

3 – Livre-se do e-mail o mais rápido possível

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Se você receber um e-mail e ver que a resposta para aquela mensagem vai levar menos que 3 minutos, faça na hora. Se deixar pra depois, o processo de guardar o e-mail, abri-lo e lê-lo outra vez em outro momento pode levar ainda mais tempo.

4 – Crie grupos de contatos para sua rede

A função de criar grupos é muito importante pra organizar os contatos nos e-mails.

Isso é eficaz para enviar mensagens a vários contatos de uma única vez, sem precisar ficar digitando cada endereço e ainda correr o risco de incluir alguém.

Uma dica é criar uma segmentação para cada categoria: fornecedores, gerentes, franqueados geral ou franqueados regionais, se sua franquia for grande.

No Gmail, a função de “criar novo grupo” fica dentro da opção “contatos”

5- Escreva assuntos objetivos e não envie e-mails cheios de pedidos

Não use frases genéricas nos assuntos dos seus e-mails, como “preciso de uma informação” ou “oi”. Seja o mais específico possível, com frases como “preciso que você me envie os relatórios de vendas deste mês”. Dessa maneira, a pessoa já vai saber exatamente do que se trata a mensagem e vai agilizar o trabalho.

Além disso, evite escrever e-mails muito grandes. Se tiver muitas informações e pedidos diferentes, é possível que alguns passem desapercebidos.

Quanto mais objetivo um e-mail for, melhor.

Dica Central do Franqueado: a Central do Franqueado é um software para franquias que envia sempre as notificações da plataforma por e-mail. O usuário é notificado quando algum manual for atualizado ou uma mensagem for recebida pelo chat institucional, por exemplo. Assim, o franqueado sempre sabe o que está acontecendo na rede.

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