Entenda como funciona o ciclo de vida de um projeto e como se aplica em franquias

Partindo do princípio de que projetos mal formulados e mal conduzidos são um desperdício e tanto de recursos, podemos dizer que essas falhas podem custar caro tanto para o profissional quanto para a organização. Para que você não coloque em risco o sucesso de sua própria carreira e a de sua organização, preparamos este artigo.

Veja o que você vai encontrar neste artigo:

O que é um projeto?

Segundo o guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), do Project Management Institute (PMI®), um projeto é definido como um esforço temporário empreendido na criação de um produto, serviço ou resultado único. Sua natureza temporária indica que ele tem início e término bem definidos e que o término é atingido quando seus objetivos são alcançados ou quando o projeto é encerrado.

Cada projeto é capaz de produzir um resultado único e o resultado de um projeto pode ser um produto ou serviço. E não importa se esse projeto é grande ou pequeno, se dura anos ou dias, ele certamente passará pelas quatro fases do Ciclo de Vida do Projeto.

O que é o ciclo de vida de um projeto?

O ciclo de vida de um projeto é a divisão da Gestão do Projeto em fases pelas quais ele deve passar do início ao término. A cada período que corresponda a uma fase, o projeto pode sofrer incrementos e alterações significativas que ditarão o ritmo das atividades que devem ser desenvolvidas.

O ciclo de vida de um projeto é um conceito que deve ser melhor compreendido por quem ocupa posições de liderança nas empresas. Afinal, não é raro que ocorram erros e imprecisões por parte dos tomadores de decisão quando o assunto é gestão de projetos.

A depender da complexidade e do escopo do projeto, cada fase pode ser dividida em subunidades, de modo a conferir uma melhor organização ao trabalho desenvolvido. Esse é um ponto-chave para que as equipes saibam se situar à medida que as etapas avançam.

No contexto de cada fase, as atividades estão relacionadas de maneira lógica, sendo que a conclusão de cada uma delas está associada a uma entrega. Ao mesmo tempo, essa estrutura de fases permite que o controle seja segmentado em subconjuntos lógicos para facilitar o gerenciamento, o planejamento e o controle.

Fases do ciclo de vida de um projeto

As fases do ciclo de vida de projetos são definidas pela organização ou pelo gerente de projetos conforme aspectos específicos da organização, do setor ou da tecnologia empregada, geralmente essas definições são feitas em uma reunião kick-off. No entanto, é possível mapear os projetos por fases genéricas, comuns a todos os ciclos de vida. Confira:

Início do Projeto

O início do projeto representa uma fase preliminar de melhor identificação da necessidade em questão. Nesse momento, o problema a ser “atacado” é melhor estruturado para que a elaboração do projeto seja mais assertiva. É nesta etapa que a missão e os objetivos do projeto são definidos.

Organização e preparação 

 A etapa de organização e preparação envolve a definição de uma metodologia de gestão de projetos a ser utilizada. Na prática, isso significa escolher as melhores estratégias tendo em vista os recursos mobilizados e os objetivos que devem ser perseguidos.

Dessa maneira, é importante realizar os seguintes encaminhamentos:

  • previsão de recursos;
  • dimensionamento de custos;
  • quadro de pessoal disponibilizado para o projeto;
  • definição de competências;
  • elaboração de um cronograma.

Execução do trabalho do projeto 

A essa altura, todo o planejamento das etapas anteriores é colocado em prática. Com isso, qualquer equívoco no momento de planejar as ações ficará exposto — o que demanda um constante esforço de monitoramento.

Também é importante destacar que a maior parte dos recursos mobilizados orçamento, quadro de pessoal e esforços empregados por atividade será consumida aqui.

Encerramento do projeto 

O encerramento de uma fase acontece com a entrega do produto do trabalho desenvolvido até o momento. Se o projeto em questão fosse uma casa, por exemplo, poderíamos ter a seguinte disposição de etapas vinculadas à conclusão dos seguintes serviços:

  • fundação da casa;
  • pilares e paredes;
  • telhado e cobertura;
  • revestimento;
  • instalações elétricas e hidráulicas;
  • pintura e cerâmica.

No ciclo de vida de um projeto, cada uma dessas entregas as quais representam o encerramento de uma fase precisa ser aceita e avaliada pelo cliente ou por quem dará continuidade aos trabalhos no momento seguinte.

No entanto, é importante lembrar que nem sempre as fases do projeto são sequencialmente seguidas à risca. Para um melhor entendimento, veja no gráfico abaixo a sobreposição de fases do projeto.

Assim, é preciso dedicar um momento para refletir sobre o que já foi feito para avaliar o êxito do trabalho. Dessa maneira, o final de cada fase serve para diagnosticar e corrigir erros que colocam em risco o sucesso das ações empregadas.

Estamos falando de algo determinante para a continuidade do projeto, uma vez que as falhas percebidas poderão representar até mesmo a completa inviabilidade das ações em curso. Em outras palavras: não haveria desvio de rota possível frente ao tamanho dos erros cometidos.

Esse é um caso extremo, é claro. Com o devido monitoramento das atividades tanto de planejamento quanto de execução, vários problemas poderão ser percebidos antes do agravamento de situações indesejadas.

Como construir um ciclo de vida de um projeto?

O ciclo de vida de um projeto está fortemente ligado ao tipo de produto em questão. Na prática, isso significa dizer que, para cada ramo de negócio, haverá uma demanda diferente para estruturar as etapas do ciclo de projeto.

Assim, entre produtos de um mesmo tipo também pode haver diferenças significativas para a estruturação das etapas. Empresas diferentes terão culturas organizacionais diferentes e dificuldades distintas, o que afeta a conformação dos projetos. Dessa maneira, dificilmente teremos ciclos de vida em projetos que sejam idênticos.

Imagine, por exemplo, duas confecções de sapato as quais chamaremos de confecção A e confecção B. As duas empresas estão sediadas em regiões distintas.

Tenha em vista também que a primeira encontra grandes problemas com fornecedores de couro (não há um fornecedor próximo que produza couro em quantidade adequada), ao passo que a segunda nunca teve dificuldades dessa natureza.

A sobrevivência dos negócios da confecção A é constantemente ameaçada por essa situação, uma vez que um insumo básico para a produção de sapatos não é encontrado facilmente no mercado.

Com isso, o mapeamento de potenciais fornecedores é uma etapa integrante do ciclo de vida dos projetos desenvolvido por A para B, por outro lado, isso não configura uma preocupação e, portanto, não merece ser tratado como uma etapa única.

Esse é um exemplo banal que serve ao objetivo de demonstrar o seguinte: cada equipe de gestão de projetos deve estar atenta às especificidades de sua organização. Isso é, estruturar um ciclo de projetos baseado em outras experiências pode não ser o ideal.

Além disso, não podemos deixar de dizer que o volume de atividades tem grande importância para a conformação das etapas. Isso porque todo o trabalho desenvolvido passará por um momento de monitoramento e avaliação, como já mencionamos ao longo deste texto.

Para que um grande esforço não seja empregado sem a devida verificação de sua relevância, o ideal é que uma mesma etapa não contempla muitas entregas. Assim, se o andamento dos trabalhos não tiver sido o mais adequado ao longo de determinado período, será possível realinhar alguns processos a fim de corrigir os erros.

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