Automatização de franquias: saiba como pode otimizar processos e acelerar o crescimento da sua rede

A automatização de processos é uma estratégia de otimização estrutural de uma empresa.  Ela pode ser utilizada em diversas frentes e garante que os métodos de trabalho se tornem mais fáceis, reduzindo a necessidade de tarefas manuais. A técnica de automação faz parte da gestão de processos empresariais e consiste, basicamente, no uso de tecnologia e na integração de sistemas e dados para aprimorar o fluxo e o controle do trabalho.

Veja o que você vai encontrar neste artigo:

• Como funciona a automatização de processos?
• Por que automatizar processos em sua rede de franquias?
• Quando é o melhor momento para investir em automatização?
• Como iniciar a automatização em sua rede?

O que é e como funciona a automatização de processos?

Automatizar processos significa passar as tarefas realizadas de maneira manual pelas pessoas para equipamentos, máquinas, instrumentos e outros. Com isso, são eles que se tornam responsáveis pela execução das atividades.

Portanto, a automação de processos é uma técnica que já pode ser usada na sua empresa. Afinal, em algum momento você deve utilizar o computador para tornar mais prática a realização de atividades que antes eram mais complicadas sem o seu uso.

Isso quer dizer também que automatizar processos consiste tanto em métodos mais simples, como mais complexos, sendo que o grau de intervenção humana depende em cada situação. Ou seja, um profissional que usa uma tabela do Excel para fazer cálculos usa a automatização.

Então, a automação de processos pode estar no dia a dia do seu negócio de uma série de maneiras, contribuindo com empresas de todos os portes e segmentos de mercado.

Por que automatizar processos em sua rede de franquias?

Facilita o acesso à informação 

O primeiro motivo porque automatizar processos deve ser prioridade na empresa é que ele promove a facilidade do acesso à informação. Um dos grandes desafios das corporações nos dias de hoje, principalmente com a alta competitividade de um mercado que funciona full time (sem parar).

Outro benefício da automação de processos é que ele permite que a empresa substitua atividades manuais por um softwares específicos. Com essa mudança, todas as informações ficam centralizadas em um único lugar e disponíveis para todos os setores da empresa.

Desta forma, os dados podem ser consultados a qualquer momento, o que evita que um setor fique dependente de outro. E que a coleta de uma determinada informação fique atrelada a um colaborador específico.

Assim, a automação permite uma consulta às informações mais facilitada, reduzindo erros e problemas relacionados a falhas de comunicação.

Reduz os custos do negócio

Reduzir custos é uma meta permanente em qualquer empresa, principalmente em razão dos altos gastos de manutenção de um negócio e da inconstante incerteza que encontramos na economia brasileira. Agora você deve estar se perguntando, mas por que automatizar processos vai me fazer economizar?

A automação de processos é uma excelente ferramenta da redução de custos, porque promove processos racionais que reduzem a ocorrência de erros, gerando consequentemente, uma economia significativa para o negócio.

Uma boa automação das tarefas é capaz de mapear todos os processos da empresa, identificando ineficiências e desperdícios e permitindo realizar correções que visem à melhora dos resultados do negócio.

Possibilita uma gestão segura e eficaz 

A automação traz maior transparência e racionalização aos processos. Com as informações organizadas e centralizadas, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla do funcionamento da organização e isso justifica porque automatizar processos é tão importante.

A partir dessa ótica fica mais fácil compreender os processos e elaborar planos alinhados a realidade e aos objetivos do negócio em longo prazo.

Com decisões mais embasadas, o negócio ganha uma gestão mais segura e eficaz, o que impacta em aspectos como:

• Custos
• Mercado
• Concorrência
• Experiência do cliente

Otimiza o tempo

Este é um dos benefícios de automatizar processos mais claros. Com a implantação de softwares de automação o tempo para realização das tarefas é reduzido consideravelmente e algumas atividades, que antes eram realizadas por profissionais, podem ser facilmente substituídas pelo sistema.

Um exemplo claro é a geração de relatórios. Sem automação é necessário solicitar a um colaborador que monte o relatório. Este funcionário deverá coletar informações de diferentes lugares e elaborar o documento. Isso demanda tempo e está atrelado a possíveis erros, já que as informações não são totalmente seguras.

Permite a padronização de processos 

Outro fator altamente relevante identificado na automação de processos, é que ela permite a padronização das tarefas com muito mais clareza.

Empresas que adotam processos manuais também têm condições de padronizar suas tarefas, e aí você pode se perguntar: por que automatizar processos então e gastar com isso? 

A questão é que elas estão vinculadas a pessoas e podem acontecer discrepâncias na execução, falhas e incoerências, prejudicando assim o conceito de manter um padrão formal e exclusivo.

Por outro lado, em processos automatizados a padronização funciona muito bem, elidindo o risco de ocorrência de erros. O fator de erro humano é reduzido significativamente e os resultados são vistos com mais clareza.

Quando é o melhor momento para investir na automatização?

Agora que você sabe o que é automação de processos e quais todas as suas vantagens, é possível que tenha ficado bem interessado em hoje mesmo iniciar novos métodos em sua empresa. Não é mesmo?

No entanto, em um primeiro momento, essa automatização exige um investimento, que pode ser mais ou menos alto, tudo vai depender do que se deseja automatizar. Novas máquinas que fazem todo o processo podem contar com preços altos.

Mas também é possível automatizar toda sua rotina, com software de gestão empresarial online que contribuem com a automação do seu negócio com preços acessíveis. A questão, portanto, é que você deve avaliar a necessidade de investir.

Caso esteja sem dinheiro em caixa, pode ser necessário melhorar o planejamento financeiro, reduzindo custos, para prospectar a aquisição de uma ferramenta de automatização para os próximos meses.

Já se você tem capital, é preciso analisar quais setores merecem prioridade para se tornarem automatizados

Como iniciar a automatização em sua rede?

Para começar a automatizar processos na sua empresa você deve fazer um levantamento de todas as tarefas que são desempenhadas pela sua equipe. Também precisa identificar quais delas já estão automatizadas, se for o caso.

Depois, pense em quais procedimentos que são feitos manualmente e que se fossem automáticos mais diretamente refletiram na qualidade do que é entregue ao cliente. Afinal, se você fizer um investimento, deseja que o retorno apareça o quanto antes, certo?

E uma maneira disso acontecer é focando no cliente, assim, a sua conversão de vendas está garantida e o retorno vem em menor tempo. Um software como o da Central do Franqueado, por exemplo, consegue automatizar processos  digitalizando os procedimentos e todos os dados do seu negócio.

Ele também conecta os setores, permitindo assim que as novas informações sejam armazenadas no sistema de modo que todos os profissionais possam acessá-las. Com isso, não é preciso ficar digitando dados toda a hora.

Gostou do conteúdo? Continue navegando em nosso blog e descobrindo diversos assuntos do mundo do franchising!