Entenda como organizar a logística da sua rede através de checklists

Existem métodos simples e infalíveis para que a gestão de unidades de franquia seja prática e organizada. O uso de checklists, por exemplo, já é um clássico da logística no franchising justamente por causa disso. Com as listas, é muito mais fácil efetuar o controle de qualidade da franquia. Como otimizar o uso dessa ferramenta em todo tipo de rede?

Uma das principais tarefas da equipe da franqueadora, na gestão de uma rede de franquias, é encontrar formas para manter, de fato, os padrões da marca em todas as unidades da empresa. O controle de qualidade das lojas é o que permite que o franchising seja feito com sucesso, afinal. Sem esse cuidado, seria impossível replicar produtos e serviços aos consumidores. A franquia que peca em oferecer a mesma qualidade em todas as suas unidades terá problemas em lidar com a insatisfação de seus consumidores e estará condicionada ao fracasso caso não tome as devidas providências.

O que fazer para ter um contínuo controle de qualidade nas unidades de uma rede de franquias? O x da questão está no início da formatação da rede. Para começar, é fundamental que a empresa, em seu plano de franquia, defina meios para padronizar a instalação e o funcionamento de todas as unidades. Ter uma logística bem definida para ser utilizada na gestão das lojas é o que permite que cada franqueado segure as pontas da sua unidade, representando a marca com a melhor qualidade possível.

Pode parecer assustador pensar na logística de toda uma rede de franquias. Porém, o uso de checklists é uma forma fácil, simplificada, de padronização de processos no franchising. Ao criar e disponibilizar checklists, a equipe da franqueadora não apenas prima pelo controle de qualidade da rede, como auxilia franqueados a exercerem seu trabalho como gestores da unidade. Preparamos esse post para que você entenda como essa ferramenta tão simples pode ser tão útil – evitando que aconteçam erros a partir da organização das demandas das lojas.

Checklists: como funcionam e por que auxiliam na logística de uma rede de franquias

A tradução para o termo ‘checklist’ é literal. Checklists são listas de itens, os quais são organizados para serem observados e, posteriormente, marcados ou não, caso estejam de acordo. É mais confuso tentar explicar em palavras do que ver uma checklist propriamente dita. Você provavelmente já fez uma para conferir alguma tarefa do seu dia-a-dia.

Em empresas, checklists são utilizadas para confirmar a realização de processos, bem como para conferir a situação organizacional do negócio. A sistemática é simples, mas eficaz – as listas de checagem são uma maneira prática para a visualização das demandas pendentes da empresa. Em uma rede de franquias, as demandas são muitas e provenientes de vários locais. Não é estranho que o uso de checklists tenha se popularizado no franchising.
Como franquias dependem da padronização de políticas e processos para serem estruturadas, a elaboração de checklists em meio à formatação da rede serve como estrutura para que o negócio seja replicado através da gestão de um franqueado. Isso porque o know-how recebido no treinamento, por mais que seja o maior aprendizado, não garante que o franqueado tome conta de 100% das demandas de sua unidade sem qualquer tipo de auxílio. O operador de uma loja muitas vezes precisa de um guia para lidar com situações diversas de fornecedores, funcionários e até de clientes. Sendo assim, o papel das checklists na logística de redes é de suporte – são manuais que prezam pela padronização da marca e pelo controle de qualidade da mesma. Sua consulta é o que garante que tudo está nos conformes.

 

 

Onde checklists podem ser utilizadas na gestão de uma unidade de franquia?

As listas de checagem são utilizadas na logística de uma rede de franquias para que, no fim das contas, o consumidor final receba a mesma qualidade do produto e serviço em qualquer unidade que for visitar. Entretanto, o processo de produção e venda de um negócio é um processo que passa por várias etapas. As checklists podem ser utilizadas em todas elas. Separamos, resumidamente, os três principais momentos nos quais o uso de checklists pode fazer a diferença no trabalho do franqueado como gestor da loja.

1. Conferir estoque e checar atividade dos fornecedores

Talvez essa seja a utilidade mais concreta das checklists: verificar a disponibilidade ou falta de matéria-prima no estoque das unidades e, a partir disso, contatar os fornecedores da rede. Esse cuidado deve ser feito repetidas vezes pelo franqueado, que após entrar em contato com o fornecimento, também pode utilizar as checklists para avaliar a entrega dos produtos em relação a como foram recebidos (se vieram no tempo certo, na quantidade certa e na qualidade certa). A coleta desses dados é útil para o franqueador, pois a partir deles pode conferir se os fornecedores contratados estão cobrindo as demandas da empresa.

2. Auxiliar e avaliar o desempenho dos funcionários

Aqui, as listas têm função na otimização do rendimento dos funcionários. Podem ser usadas para conferir a praticidade e segurança das máquinas e a eficiência de quem está produzindo ou atendendo clientes. Vale lembrar que essa análise não é feita apenas pelo franqueado – consultores de campo, em auditorias realizadas periodicamente, visitam as unidades de franquia para passar a análise das lojas diretamente ao franqueador.

3. Organizar aspectos administrativos – como custos de funcionamento e manutenção

O trabalho administrativo do franqueado também pode ser beneficiado pelas checklists. A rede pode proporcionar a cada franqueado listas com itens específicos sobre custos de funcionamento e manutenção a serem checados mensalmente – para que o próprio operador tenha noção a respeito do lucro de sua loja e do retorno que está recebendo a partir do seu investimento. Além disso, checklists de documentos obrigatórios a respeito da instalação e funcionamento da loja também são úteis, para que o franqueado tenha certeza de que está legalmente em vigor com sua unidade.

Seguindo essa lógica, franqueadores de quaisquer redes de franquias podem fazer uso da ferramenta para que aprimorem a logística da sua rede em todos os âmbitos. Se necessário, podem contar com a ajuda de consultorias em formatação de franquias, especializadas na estruturação em franchising. Saiba como escolher uma consultoria de formatação aqui.
Não podemos esquecer de mencionar que a plataforma da Central do Franqueado, no módulo ‘Qualidade’, possui um espaço para a elaboração e marcação de checklists. Saiba mais sobre o sistema e análise qualquer processo das unidades de uma rede pela Central. Entre em contato conosco!